Do niedawna w naszej rzeczywistości funkcjonowały rachunki uproszczone jako dokumenty sprzedaży, które wystawiali podatnicy VAT-u dla osób fizycznych nie będących VAT-owcami. Dla podmiotów będących podatnikami VAT wystawiano faktury VAT.

Nazwa rachunek uproszczony jest silnie zakorzeniona w świadomości podatników, jednak już jako dokument nie istnieje. Obecnie obok faktur funkcjonują rachunki zwykłe, które mają nieco inny charakter niż rachunki uproszczone. Niektóre firmy, instytucje korzystają ze zwolnienia z VAT i wtedy nie dokumentują sprzedaży fakturami a jedynie rachunkami.

Zwolnienie z VAT może mieć charakter przedmiotowy, np. dostawa towarów używanych, dostawa produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej, świadczenie usług przez techników dentystycznych i inne wymienione w ustawie o VAT. Zwolnienie o charakterze podmiotowym oznacza ,że podmioty, których obrót w roku poprzednim nie przekroczył ustalonego limitu( w 2011 r. limit wynosi 150 tys zł za rok 2010) nie są obowiązane do prowadzenia ewidencji VAT i rozliczania podatku z urzędem skarbowym. Powinny jednak ewidencjonować przychody by móc określić moment przekroczenia limitu.

Co to jest rachunek zwykły?

Firmy zwolnione z VAT-u zamiast faktur wystawiają wszystkim podmiotom rachunki. Są one uproszczoną formą dokumentu sprzedaży. Tak więc dla szerokiego grona podmiotów prowadzenie księgowości nie wiąże się z wystawianiem faktur VAT, a jedynie z wystawianiem rachunków.

Jakie wymogi musi spełnić rachunek?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, któe muszą być zawarte w rachunkach dokument ten musi zawierać następujące dane :

• nazwę sprzedawcy, czyli wystawcy rachunku
• nazwę nabywcy,
• adresy obu stron transakcji,
• datę wystawienia,
• numer kolejny rachunku,
• przedmiot sprzedaży,
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie

Zawierający powyższe dane rachunek jest dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży czy wykonanie usługi, dlatego służy do określenia zobowiązania kontrahenta. Czy każda sprzedaż musi być potwierdzona rachunkiem?

W przypadku podmiotów wystawiających fakturę VAT, każda sprzedaż musi być udokumentowana fakturą albo paragonem jeśli na rzecz osób fizycznych. Natomiast firmy zobowiązane do wystawiania rachunków, wystawiają je na żądanie kupującego lub usługobiorcy. Zatem nie w każdym przypadku sprzedaży wystawiamy rachunek.

Na wystawienie rachunku podatnicy mają 7 dni od daty wykonania usługi lub wydania towaru. W przypadku kiedy kontrahent upomni się o rachunek po upływie 3 miesięcy od wykonania sprzedaży (usługi) nie mamy już obowiązku wystawienia rachunku. Natomiast w sytuacji, kiedy kupujący zagubi rachunek można wystawić duplikat, zawierający nazwę „ duplikat” oraz datę jego wystawienia.

Jak wystawić rachunek?

Każdy wystawiony rachunek musi mieć nadany kolejny numer. Kopie rachunków wystawca ( i odbiorca ) przechowuje przez następnych pięć lat. Rachunki to dokumenty nie mniej ważne od faktur VAT, ponieważ dokumentują zawarte transakcje, są podstawą roszczeń reklamacyjnych, zobowiązują do zapłaty wykazanej kwoty.

Podatnik, który wystawia rachunki, może bez trudu wykonać to samodzielnie, ponieważ nie jest to zadanie skomplikowane. Wystarczy klika kroków w programie Porachunek.pl, by rachunek był wystawiony. Po zalogowaniu się w Porachunek.pl wybieramy zakładkę RACHUNKI i następnie opcję WYSTAW RACHUNEK i określamy podstawowe dane dla danego rachunku, a mianowicie:

• nazwę klienta,
• datę sprzedaży, wystawienia rachunku, termin płatności,
• nazwę towaru lub usługi,
• cenę jednostkową

Po sprawdzeniu, czy wszystkie dane są poprawne i kwota do zapłaty właściwa, można zapisać i wydrukować dokument. Numeracja rachunków w zależności od potrzeb przedsiębiorcy może mieć różny format. Przedsiębiorca ma też możliwość wprowadzenia innego własnego układu numerowania wystawionych rachunków. W programie można dopisywać klientów do kartoteki klientów, by za każdym razem nie robić tego ręcznie. I

W Pakiecie Podstawowym za 0 zł / rok uzyskujemy możliwość:

• wystawiania 3 szt. dokumentów miesięcznie,
• dodania 3 klientów,

Dla mikroprzedsiębiorcy na początek działalności to wystarczy. Przedsiębiorcy, którzy wystawiają większą ilość dokumentów miesięcznie mogą skorzystać z Pakietu Premium za jedyne 47zł / rok netto, który umożliwia:

• wystawianie nieograniczonej ilości dokumentów miesięcznie,
• obsługiwanie nieograniczonej ilośc klientów,
• nieograniczoną ilość edycji oraz kasowań.

Wystarczy wejść na stronę Porachunek.pl, zalogować się do programu i sprawdzić jak sprawnie można wystawić rachunek.