Pobieranie darmowych rachunków z Internetu może być ryzykowne. Jeżeli dokument nie zawiera wszystkich elementów obowiązkowych, nie ma możliwości ujęcia go w ewidencjach podatkowych.

Co to jest darmowy rachunek

Rachunek jest dokumentem, wystawianym w związku z obrotem gospodarczym,. Potwierdza on dokonanie czynności i uzyskiwanie przychodu u sprzedającego towar lub wykonującego usługę. Stanowi również dowód poniesienia kosztu u nabywcy i jest dla niego dokumentem księgowym, na podstawie którego rozlicza ponoszone wydatki.

Kto wystawia darmowe rachunki

Jeżeli podatnik nie wystawia faktury VAT, to jest zobowiązany na żądanie kupującego wystawić rachunek. Rachunkami posługują się więc przede wszystkim podatnicy, którzy ze względu na niską wartość sprzedaży opodatkowanej korzystają ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT.

Rachunek wystawiają również podatnicy, którzy dokonują sprzedaży towaru prywatnie, poza działalnością gospodarczą. W takim przypadku rachunek stanowi potwierdzenie dokonania transakcji prywatnej, np. u sprzedającego własny samochód czy meble.

Rachunkiem posłużą się zatem handlujący na tzw. pchlich targach lub dokonujący wyprzedaży garażowych. Kupujący w takich miejscach, którzy prowadzą działalność gospodarczą, chcąc udokumentować ponoszony koszt zakupu, wymagają potwierdzenia transakcji rachunkiem. Na żądanie nabywcy, zgłoszone w terminie 3 miesięcy od daty sprzedaży, handlujący powinien wystawić rachunek.

Rachunek wystawiają nie tylko sprzedający towary, ale także wykonujący usługi, pod warunkiem jednak, że nie są podatnikami VAT czynnymi (nie mają obowiązku wystawić faktury VAT). Typowym przykładem takich usługodawców są drobni przedsiębiorcy, wykonujący proste prace gospodarcze, np. hydraulicy, tapicerze, naprawiający piece, lodówki, sprzęt AGD, RTV.

Rachunku nie musi natomiast wystawiać rolnik sprzedający owoce i rośliny pochodzące z własnego gospodarstwa, chyba że sprzedaży dokonuje poza gospodarstwem w odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli.

Jakie elementy musi zawierać darmowy rachunek

Rachunek potwierdzający sprzedaż lub wykonanie usługi powinien posiadać w treści co najmniej: 

• imiona i nazwiska (w tym nazwę albo firmę) oraz adresy siedziby lub zamieszkania sprzedawcy i kupującego, a w przypadku usług - wykonawcy i odbiorcy usługi; 
• datę wystawienia rachunku i jego kolejny numer; 
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny; 
• ogólną sumę należności za towary lub usługi wyrażoną liczbowo oraz słownie.
 

Co ciekawe, obecnie rachunek nie musi już zawierać oznaczenia „oryginał/kopia”. Nie ma również obowiązku, by był on podpisany przez wystawcę rachunku. Zmiana w tym zakresie powoduje z jednej strony, że rachunki mogą potwierdzać koszty u nabywcy nawet jeśli nie zawierają one podpisu sprzedającego. Z drugiej strony oznacza to, że można je przesyłać w formie elektronicznej.

Najczęściej rachunki to druki akcydensowe, zawierające powyższe dane. Darmowe rachunki dostępne w Internecie należy sprawdzić pod względem kompletności. Dokument, który nie zawiera powyższych danych, nie może być uznawany za rachunek. Pojawić się mogą wówczas problemy z księgowaniem takiego druku.

Darmowy rachunek w formacie excel

Rachunki wystawiane w formacie excel mają kilka podstawowych wad. Są nimi przede wszystkim:

• konieczność wypełniania wszystkich pól dokumentu za każdym razem, bez możliwości utworzenia bazy danych, z których korzystało się już wcześniej,
• brak automatycznej numeracji dokumentów,
• brak powiązania kwot z rachunków z ewidencją przychodów dla celów podatku dochodowego i VAT,
• brak pewności, czy zmieniające się przepisy prawa nie zmodyfikowały wzoru rachunku, a w konsekwencji – czy stosowany wzór nie jest nieprawidłowy.

Stąd też korzystanie z darmowych wzorów rachunków niesie za sobą niedogodności, a przede wszystkim niepewność o to, czy stosowany wzór jest prawidłowy i kompletny.

Rachunek wystawiony w PoRachunek

W programie PoRachunek, wystawić druk rachunku można naprawdę w prosty sposób. W zakładce „Rachunki” należy wybrać opcję „nowy rachunek”, znajdującą się po prawej stronie ekranu.

PoRachunek zawiera bazę zdefiniowanych klientów, na których rzecz wcześniej wystawiano już dokumenty, stąd nie trzeba za każdym razem ponownie wprowadzać tych samych danych. W ten sam sposób w aplikacji wygląda korzystanie z bazy zdefiniowanych produktów, dzięki której nie trzeba wprowadzać danych sprzedawanych towarów lub wykonywanych usług, a korzysta się z informacji już wcześniej wprowadzonych.

PoRachunek umożliwia także definiowanie dokumentów. Opcja taka przyspiesza wystawienie rachunku w przypadku, gdy na rzecz jednego klienta wykonuje się kilka razy takie same czynności. Wówczas na rachunku należy jedynie zmienić datę jego wystawienia.

Program PoRachunek dba o prawidłową numerację wystawianych dokumentów tak, by kolejny dokument był oznaczony odpowiednim, następnym w kolejności numerem.