Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy stosują prawidłowy druk rachunku. Z reguły rozpoczynając działalność decydują się bowiem na jeden z dostępnych druków, stosując go później konsekwentnie przez dłuższy czas i nie zamieniając na inny. Po pewnym czasie okazuje się, że druk nie zawierał wszystkich danych lub mimo zmiany przepisów stosowany wzór nie został zmieniony i stał się nieprawidłowy.

Co to jest druk rachunku?

Drukiem rachunku nazwać można dokument stosowany na żądanie kupującego przy dokumentacji sprzedaży towarów lub wykonywaniu usług przez przedsiębiorców nie będących „vatowcami”. Druki takie zawierają mniejszą ilość danych niż faktury. Stosują je podatnicy,którzy nie są czynnymi podatnikami VAT.

Jakie elementy powinien zawierać druk rachunku?

Przed nabyciem wzoru rachunku w sklepie lub też przed zastosowaniem druku elektronicznego warto upewnić się, że taki druk zawiera wszystkie niezbędne elementy. Ich brak spowoduje, że wystawiony dokument nie będzie rachunkiem, a tym samym nie będzie powodował takich konsekwencji, jak prawidłowo wystawiony dowód księgowy.

Każdy rachunek powinien zawierać:

• nazwę oraz dane adresowe stron transakcji,
• kolejny numer,
• datę wystawienia,
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie

Jakich rachunków nie można wystawiać

Prawo nie pozwala wystawiać rachunków korygujących. Nie można również sporządzać rachunków zaliczkowych, wystawianych z tytułu przyjętych zaliczek na rzecz czynności, która ma być wykonana w przyszłości. Dopiero po sprzedaży towaru lub po wykonaniu usługi na żądanie kupującego należy wystawić dokument – w terminie 7 dni od wykonania usługi lub – jeżeli żądanie zgłoszone jest już po wykonaniu świadczenia – w terminie 7 dni od takiego żądania. Zaliczka może natomiast być dokumentowana oświadczeniem lub dokumentem KP.

Można natomiast wystawiać duplikaty rachunków. Jeżeli rachunek zaginął lub został zniszczony, sprzedawca towaru lub usługi ma prawo wystawić duplikat dotychczas wystawionego rachunku, wskazując na takim druku rachunku, że jest to duplikat.

Druk rachunku w programie excel

W obrocie spotkać można wiele druków rachunków. Oprócz druków akcydensowych, pojawia się wiele wzorów przygotowywanych w arkuszu kalkulacyjnym excel. Druki takie uzupełniane są poprzez wypełnianie poszczególnych pól arkusza z wzorem rachunku. Taka metoda posiada jednak wiele niedogodności, wśród których wskazać można m.in.:

• konieczność każdorazowego wypełniania druku, nawet jeśli dane dotychczasowe pokrywają się,
• obowiązek kontrolowania kolejności numerów na rachunkach,
• obowiązek sprawdzania dostępnych uaktualnień pobranej dotychczas wersji rachunku,
• długi czas wystawienia poszczególnych dokumentów,
• nieciekawa szata graficzna wystawionych dokumentów.

Druk rachunku stosowany w poRachunek

W aplikacji poRachunek przedsiębiorca nie musi pamiętać o pobieraniu aktualizacji rachunku, gdyż dostępny wzór jest zawsze zgodny z obowiązującymi przepisami i zawsze aktualny. Posiada on wszystkie pozycje niezbędne do prawidłowego ewidencjonowania czynności, a także pozycje dodatkowe, które warto na rachunku ująć (takie jak informacja o sposobie płatności, czy też miejsce na podpisy stron transakcji).

PoRachunek posiada również podgląd wystawionych dokumentów. Podglądu takiego nie udostępnia excel. Osoby wystawiające rachunki w excelu musiałyby same dodatkowo stworzyć ewidencję i nanosić dane z rachunków do takiej ewidencji. W aplikacji poRachunek dokonuje się to automatycznie. Po wystawieniu rachunki trafiają do podglądu i są grupowane na te opłacone, nieopłacone oraz z przedawnionym terminem płatności.

Korzystający z poRachunek.pl nie musi sprawdzać numeracji wystawianych dokumentów. Aplikacja sama nadaje kolejnemu dokumentowi następny, prawidłowy numer. Dzięki temu podatnik nie wystawi rachunków z dwoma identycznymi numerami czy też nie pominie żadnego numeru rachunku, pozostawiając lukę w numeracji.