Formularz rachunku musi zawierać określone przez prawo elementy. Wymogi te zmieniają się wraz z wprowadzanymi w życie nowelizacjami. Przedsiębiorca ma obowiązek dostosować posiadany formularz rachunku do wprowadzanych zmian.

Obowiązki przedsiębiorcy

Oczywiście, aby przedsiębiorca był pewnym, czy jego formularz rachunku jest nadal zgodny z wymogami prawa – powinien śledzić wprowadzane przez ustawodawcę nowelizacje. Kara za nieprawidłowe dokumentowanie sprzedaży jest dość dotkliwa i powinna ona skłonić przedsiębiorcę do regularnego sprawdzania zmian w prawie. Praktyka jednak wskazuje na to, że nie wszyscy przedsiębiorcy mają czas, aby takich zmian pilnować. Nie wszyscy też potrafią poprawnie zinterpretować, co zmiana przepisów oznacza dla nich i jak powinni dostosować posiadane przez siebie formularze np. rachunków. Są w końcu specjalistami z innej dziedziny i niekoniecznie muszą chcieć poszerzać swoją wiedzę o zagadnienia księgowe.

Pomoc w księgowości

Może on oczywiście skorzystać z pomocy biura rachunkowego. Jednak pamiętać trzeba, że przedsiębiorcami zwolnionymi z podatku VAT są przeważnie nowe firmy, które nie prowadzą działalności na szeroką skalę. Takie firmy zwykle nie potrzebują pomocy biura księgowego, gdyż nie generują wielu dokumentów. Nie jest to dla nich także tania usługa, na którą bez problemu mogliby sobie pozwolić.

A nawet jeśli przedsiębiorca zdecydowałby się zatrudnić biuro rachunkowe – biuro nie wystawi za przedsiębiorcę dokumentów sprzedażowych, a więc konieczność samodzielnego wystawiania rachunków nadal będzie po stronie przedsiębiorcy.

Pomocne nie okażą się także programy księgowe, gdyż przeważnie nie zawierają one dostatecznej pomocy księgowej. Producenci takiego oprogramowania nie oferują swoim klientom merytorycznej pomocy wykwalifikowanych księgowych, wszelka pomoc serwisowa ogranicza się tylko do informatycznych aspektów działania takiego oprogramowania.

Zupełnie inaczej sprawa wygląda w przypadku księgowości internetowej. Tutaj użytkownicy mają zagwarantowane dobre rozwiązania zarówno pod względem informatycznym, jak i merytorycznym. Zapewniona jest pomoc serwisowa, ale (co najważniejsze) stała pomoc ekspertów od księgowości, którzy pomagają użytkownikom takiej aplikacji w prawidłowym wypełnianiu obowiązków księgowych.

Oczywiście księgowość internetowa przeważnie też jest podzielona na taką, której rozwiązania są skierowane dla podatników VAT oraz dla tych przedsiębiorców, którzy z podatku VAT są zwolnieni. W tej drugiej grupie wiodącą aplikacją jest ta proponowana przez poRachunek. Wielu przedsiębiorców zdecydowało się już na proste rozwiązania i fachową pomoc oferowaną przez poRachunek.

Aktualny rachunek

W poRachunek przedsiębiorca zawsze możne znaleźć aktualny formularz rachunku, który zmienia się wraz ze zmianami wprowadzanymi w prawie. Wszystko dzieje się to w sposób automatyczny i przedsiębiorca nie musi sam pilnować już tych zmian.

W marcu 2011 roku wprowadzono zmiany w liście obowiązkowych elementów, jakie muszą znaleźć się na rachunku. Zmiany te miały dostosować polskie prawo do wymogów unijnych. Z pewnością ułatwiły one też w pewnym stopniu pracę przedsiębiorcom.

Obowiązkowe elementy rachunku:

• kolejny numer rachunku;
• data wystawienia oraz data sprzedaży, jeżeli jest różna od daty wystawienia;
• oznaczenie sprzedawcy i kupującego poprzez podanie nazwisk (lub nazw firm) i adresów obu stron transakcji;
• opis sprzedanego towaru lub wykonanej usługi;
• określenie ilości sprzedanego towaru czy też wykonanej usługi;
• cena jednostkowa towaru lub usługi;
• wskazanie sumy należności za sprzedane towary lub wykonane usługi; kwota ta musi być określona liczbowo i słownie.

Zwróćmy uwagę, że nie ma już obowiązku podpisywania rachunku przez wystawcę. Na rachunku nie musi już także widnieć odcisk pieczęci sprzedawcy. Ustawodawca usunął także z listy obowiązkowych elementów konieczność zaznaczenia na druku czy jest to oryginał czy kopia.

Automatyczny rachunek online

Formularz rachunku, który jest zawarty na poRachunek jest zaprogramowany w taki sposób, aby wartości w niego wpisane automatycznie przeliczały się same. Wystarczy, że przedsiębiorca wpisze cenę jednostkową produktu lub usługi (o ile nie ma jej zapisanej w bazie) i ilość sprzedanych sztuk, a formularz dokona automatycznego przeliczenia pozostałych wartości oraz sumy końcowej. Automatycznie też zapisze końcową sumę należności. Przedsiębiorca nie musi już tracić czasu na samodzielne liczenie i wpisywanie tych danych.

Zapisany rachunek jest już w wersji elektronicznej. PoRachunek umożliwia, aby zaraz po jego zapisaniu była możliwa jego wysyłka na skrzynkę e-mail klienta. Funkcja ta przyspiesza moment dostarczenia rachunku do odbiorcy, pozwala zaoszczędzić czas przedsiębiorcy oraz pieniądze (nie trzeba drukować go i wysyłać pocztą polską).

Bazy w poRachunek

Porachunek to nie tylko aplikacja, która ułatwia i przyspiesza wystawianie rachunków. Pozwala on także na kontrolę płatności przychodzących od kupujących. Można zawsze skontrolować ile i na jaką kwotę mamy rachunków z opóźnionym terminem płatności, albo ilu kontrahentów jeszcze nam wpłaci pieniądze w np. w tym tygodniu.

PoRachunek ułatwia także uzupełnianie rachunków poprzez tworzenie bazy kontrahentów oraz bazy produktów i usług. Raz wpisane dane do bazy pozostają w niej już na stałe i w momencie, gdy są potrzebne do obecnie wystawianego rachunku – wystarczy wskazać odpowiednia pozycję w bazie, aby zawarte tam dane automatycznie wczytały się na rachunek.

Przedsiębiorca ma także możliwość zdefiniowania rachunku. Jest to bardzo korzystna opcja dla tych, którzy często wystawiają podobne rachunki, np. dla tych samych klientów lub na te same usługi lub towary. Zdefiniowany rachunek w poRachunek to możliwość wystawiania wielu podobnych rachunków (różniących się jednak datą i kolejnym numerem) poprzez kilka kliknięć.

Darmowy rachunek w poRachunek

PoRachunek udostępniony jest za darmo dla wszystkich tych, którzy nie muszą wystawiać wielu dokumentów. Rejestracja jest bezpłatna dla każdego, a więc można samemu sprawdzić, jak łatwe jest wystawianie rachunków.