Pobieranie rachunków z Internetu to sposób na uzyskanie darmowego wzoru dokumentu, który osoba prowadząca działalność gospodarczą może następnie wykorzystać do dokumentowania sprzedawanych przez siebie towarów lub wykonywanych usług. Ten sposób rozliczania wybierany jest często przez początkujących przedsiębiorców, którzy pragną do minimum obniżyć koszty prowadzonej przez siebie firmy. Dodatkowo obowiązki księgowe ograniczone są do minimum, więc nie trzeba korzystać z pomocy zawodowych księgowych. Można sądzić, że Internet, który obfituje w różnego rodzaju formularze, druki, szablony, gotowe wzory, przychodzi młodym przedsiębiorcom z pomocą. Jednak przy korzystaniu z tego rodzaju dokumentów zalecana jest ostrożność. Jest wiele powodów, dla których młody przedsiębiorca powinien uważnie zastanowić się zanim zdecyduje się na korzystanie z pobranych formularzy. Oto niektóre z nich:

• Formularze nieznanego pochodzenia

Często serwis lub strona, z których możemy pobrać gotowy formularz rachunku jest nam nieznany. A anonimowość nie jest najlepszą rekomendacją dla wiarygodności dokumentu, którym będziemy się posługiwać,

• Formularze z nieaktualnymi danymi

W Internecie można znaleźć witryny lub pojedyncze strony www, na których nie zamieszczono informacji o ostatniej aktualizacji zawartości. Może więc zdarzyć się, że natrafimy na formularze sprzed kilku, a nawet kilkunastu lat.

• Nierzetelnie przygotowane dokumenty

Czyli formularze nie zawierające wymaganych informacji, które mogą zostać uznane za wadliwie wystawione przez co mogą narazić wystawcę na opóźnienia w płatnościach a nawet na konsekwencje prawno-podatkowe wynikające z nieprawidłowego dokumentowania sprzedaży czy wykonanej usługi. Jakie zatem elementy powinien zawierać prawidłowo wystawiony rachunek?

Prawidłowy formularz rachunku

Informacje, które wystawca rachunku powinien podać w swoim dokumencie określono w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373W prawidłowo wystawionym dokumencie należy zawrzeć co najmniej imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego lub wykonawcy i odbiorcy usługi, datę wystawienia i kolejny numer rachunku, odpowiednio, określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług wraz z ich cenami jednostkowymi, ogólną sumę należności (liczbowo i słownie).

Określenie „Oryginał” i „Kopia” a także czytelny podpis wystawcy rachunku, ewentualnie odcisk pieczęci wystawcy nie są już obowiązkowymi elementami. Należy też wspomnieć o karach, jakie polskie przepisy nakładają na podatników wystawiających faktury lub rachunki niezgodne z wytycznymi– tu trzeba liczyć się nawet z koniecznością zapłaty grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych. Natomiast nierzetelne wystawienie rachunku zagrożone jest grzywną w wysokości nawet do 240 stawek dziennych.

Zalety korzystania z gotowych rozwiązań przy wystawianiu rachunków

Nie trzeba posiadać wiedzy księgowej, by móc poprowadzić księgowość uproszczoną w swojej firmie. W tym aspekcie można zdać się na profesjonalne narzędzie służące do wspierania i usprawniania pracy związanej z wystawianiem rachunków. I warto wybierać sprawdzone rozwiązania. Tym bardziej, że wcale nie musi to oznaczać wysokich kosztów. Przykładem tego rodzaju aplikacji jest program poRachunek opracowany przez firmę inFakt, dostawcę solidnych rozwiązań księgowych online dla klientów biznesowych.

Porachunek to:

• Wiarygodne formularze - Przedsiębiorca ma pewność, że wystawiane przez niego rachunki przygotowane są w sposób rzetelny. Firma inFakt jest sprawdzonym dostawcą aplikacji wspierających księgowość firm, któremu zaufało już 120 tys. przedsiębiorstw.

• Zawsze aktualne wzory rachunku - Formularze, które znajdują się do dyspozycji przedsiębiorców są na bieżąco aktualizowane – w chwili zmiany przepisów odnośnie wystawiania rachunków, przedsiębiorca ma pewność, że wszelkie nowe elementy zostaną uwzględnione w aplikacji.

• Rzetelność rachunków - Czyli 100% zgodność z obowiązującymi w Polsce przepisami w zakresie wystawiania rachunków.

• Drukowanie dowodów księgowych w dowolnym miejscu i o każdej porze - Wystarczy dowolny komputer posiadająca połączenie z Internetem. Program można obsługiwać korzystając z najpopularniejszych na rynku przeglądarek internetowych.

• Automatyzacja wprowadzania danych - Program zapamiętuje wprowadzane przez użytkowników dane klientów, towarów i usług przyspieszając w ten sposób proces wystawiania rachunków a także ograniczając do minimum ryzyko wystąpienia typowych błędów.

• Możliwość korzystania z programu za darmo - Teraz przedsiębiorcy mają możliwość darmowego wypróbowania aplikacji poRachunek. Dodatkowo, jeśli będziemy wystawiać do 3 rachunków miesięcznie aplikacja będzie udostępniona bezpłatnie.