Formularz rachunku uproszczonego nie jest już obowiązującym dokumentem sprzedażowym. Zniesiono go na podstawie nowelizacji ustawy, która obowiązuje od 1.01.2000 r. (Dz. U. z 1999 r. Nr 95, poz. 1100).

Dotychczas rachunek uproszczony był stosowany jako dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub usług dokonaną przez podmiot gospodarczy będący podatnikiem podatku VAT na rzecz osób fizycznych nie będących podatnikami VAT.

Rachunek uproszczony a rachunek zwykły

Mimo tego, że rachunek uproszczony został zniesiony dość dawno temu – wielu przedsiębiorców nadal poszukuje informacji na jego temat myląc go z obecnie obowiązującym rachunkiem zwykłym. Są to jednak dwa zupełnie inne dokumenty. Z tego właśnie względu warto zrozumieć, czym różni się rachunek zwykły od wycofanego z obiegu rachunku uproszczonego. Szczególnie, że zupełnie inne podmioty gospodarcze mogą obecnie wystawiać rachunek zwykły niż te, które kiedyś były uprawnione do wystawiania rachunku uproszczonego.

Dokumenty z VAT

Wystawcą rachunku uproszczonego był podatnik podatku od towaru i usług (VAT). Jak już wcześniej było wspomniane – dokument ten potwierdzał sprzedaż, w której kupcem była osoba fizyczna, która nie była podatnikiem podatku VAT. Jeżeli klientem był podatnik VAT – sprzedawca dokumentował sprzedaż poprzez wystawienie faktury VAT. Rachunek uproszczony był podobny do faktury VAT. Jeden i drugi dokument odróżniała jedynie nazwa widniejąca u góry dokumentu.

Wystawca rachunku

Wraz ze zniesieniem formularza rachunku uproszczonego – rachunek stał się dokumentem, który wystawić może tylko i wyłącznie podatnik zwolniony z podatku VAT. Rachunek wystawiany jako dowód sprzedaży towaru lub usługi przez podatnika zwolnionego z podatku od towarów i usług, jest tzw. rachunkiem zwykłym, a nie jak niektórzy mylnie go określają: rachunkiem uproszczonym.

Rachunek zwykły wystawia osoba prowadząca działalność gospodarczą, która nie jest podatnikiem VAT. Jednak nie tylko te podmioty prowadzą sprzedaż za pomocą rachunku. Obowiązek wystawienia rachunku mają także te osoby, które nie mają zarejestrowanej działalności gospodarczej, ale prowadzą działalność zarobkową. Do takich osób zaliczają się osoby uzyskujące przychód na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenie, czy tez umowy najmu. Wystawcą rachunku będzie także twórca, który nie jest podatnikiem VAT.

Inaczej sprawa wygląda jeśli chodzi o dokumentowanie sprzedaży dokonywanej przez rolników. Ta grupa jest zwolniona z obowiązku wystawiania rachunków, o ile sprzedają oni produkty zwierzęce oraz roślinne, które pochodzą z własnej uprawy / hodowli.

Formularz rachunku

Formularz rachunku musi spełniać ustawowe wymogi. Wymogi te dotyczą elementów, jakie muszą znaleźć się na prawidłowo wystawionym rachunku. Nie ma natomiast wytycznych, które określałyby, w jakiej formie ma być wystawiony rachunek. Pamiętać trzeba, że każdy wystawiony rachunek musi być przechowywany w kolejności zgodnej z kolejnością wystawiania. Rachunki przechowuje się do chwili, kiedy upłynie okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Formularz rachunek musi zawierać:

• jego kolejny numer;
• datę wystawienia oraz datę sprzedaży (jeśli jest inna niż data wystawienia);
• nazwisko (albo nazwę firmy) sprzedawcy i kupującego (lub: wykonawcy usługi i odbiorcy usługi);
• adresy: sprzedawcy i kupującego (lub: jw.);
• dokładne określenie rodzaju i ilości towaru (bądź: wykonanej usługi) wraz z ich cenami jednostkowymi;
• ogólną sumę należności, która musi być wyrażona zarówno w formie liczbowej, jak i słownej;

Zwrócić należy uwagę także na zmianę przepisów wprowadzoną w życie z dniem 11 marca 2011 na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 lutego 2011 roku (Dz.U. nr 40, poz. 204). Zgodnie z tym dokumentem - z wydruku rachunku została usunięta adnotacja rozróżniająca (poprzez stosowny napis) oryginał i kopię rachunku. Także tym rozporządzeniem zniesiono obowiązek podpisywania rachunku przez wystawcę. Od tego dnia rachunek nie musi także zawierać pieczątki wystawcy.

Elektroniczny formularz rachunku

Opisane powyżej zmiany sprawiły, że przedsiębiorcy jeszcze chętniej korzystają z elektronicznych formularzy rachunku. Tak wystawiony rachunek jest czytelny i przejrzysty. Umożliwia także szybką wysyłkę wystawionego rachunku drogą elektroniczną. Aby było to jeszcze szybsze i łatwiejsze - powstały formularze rachunku online. Jednak aby wystawianie rachunków online było bezpieczne – należy sprawdzić, czy aplikacja, z której korzystamy jest w pełni zabezpieczona.

Profesjonalne zabezpieczenia zawiera aplikacja zamieszczona na poRachunek. Do poRachunek można zarejestrować się bezpłatnie. Przedsiębiorca, który nie wystawia wielu dokumentów w ciągu miesiąca – będzie mógł korzystać z aplikacji poRachunek całkowicie za darmo. Prosty formularz rachunku

Wystawca rachunku musi zadbać o to, by był on zgodny z obowiązującymi przepisami. PoRachunek daje gwarancję zarejestrowanym w nim użytkownikom, że zastosowane w nim rozwiązania są zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi już kontrolować zmian w prawie.

Kolejną zaletą rachunku na poRachunek jest jego automatyczny formularz. Oznacza to, że wartości wpisane w formularzu przeliczają się same w sposób automatyczny. Możliwość zapisania bazy kontrahentów oraz bazy produktów dodatkowo ułatwi i przyspieszy wystawianie rachunków. Wystarczy za darmo zarejestrować się, by móc wystawić swój pierwszy rachunek.