To pytanie zadał sobie każdy przedsiębiorca stając przed koniecznością wystawienia swojego pierwszego rachunku.

Ale nawet doświadczeni uczestnicy rynku wiedzą, że w zależności od sytuacji, pewne elementy dokumentu, którym potwierdzamy dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi, mogą ulec zmianie. Pytanie jak wystawić rachunek powinno być zatem pytaniem o znalezienie skutecznego rozwiązania, przy pomocy którego wystawianie tych dokumentów okaże się dla nas jak najmniej pracochłonne i kłopotliwe.

Co należy wiedzieć, aby prawidłowo wystawić rachunek

W kwestii wystawiania rachunków przedsiębiorca powinien zachować należytą ostrożność. Dokumenty te podlegają bowiem uregulowaniom formalno-prawnym. Informacje, które podatnik, osoba prowadząca działalność gospodarczą, obowiązany jest podawać w rachunkach określono w Rozporządzeniu ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373).

Wystawienie faktury lub rachunku niezgodnie z prawem jest karane a czyn ten podlega zapłacie grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych. Obostrzeń w tym zakresie jest znacznie więcej: nieprzechowywanie faktur lub rachunków zagrożone jest karą grzywny również do 180 stawek dziennych. Ta sama stawka obowiązuje w przypadku niewystawienia dokumentu za wykonane świadczenia.

Natomiast grzywna w wysokości nawet do 240 stawek dziennych grozi za wystawienie faktury lub rachunku w sposób nierzetelny. Przedsiębiorca powinien też wiedzieć jakie informacje należy zawrzeć w poprawnie wystawionym dokumencie: imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego lub wykonawcy i odbiorcy usługi, datę wystawienia i kolejny numer rachunku, określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług wraz z ich cenami jednostkowymi, ogólną sumę należności (liczbowo i słownie) a także.

Nie jest już konieczne oznaczenie „Oryginał” lub „Kopia", umieszczanie czytelnego podpisu wystawcy rachunku ani odcisku pieczęci.

Uwzględniając powyższe, w celu przyspieszenia i ułatwienia sobie pracy, przedsiębiorca może zdecydować np. o użytkowaniu bezpłatnego programu do wystawiania rachunków. Tutaj mogą pojawić się wątpliwości, bowiem bogata oferta rynkowa oznacza wiele możliwych rozwiązań – z Internetu można pobrać gotowy, bezpłatny program do fakturowania i zainstalować go na lokalnym dysku komputera, istnieje też możliwość skorzystania z rozwiązań online. W przypadku wyboru narzędzia online, praca w aplikacji odbywa się za pośrednictwem Internetu, nie ma więc potrzeby instalowania oprogramowania.

Pamiętajmy też, że do pomyłek najłatwiej dochodzi tam, gdzie przedsiębiorca ma do czynienia z częstym wypełnianiem treści dokumentów np. w sytuacji, gdy każdorazowo własnoręcznie wprowadza dane odbiorcy lub inne elementy rachunku. W takim przypadku rozwiązaniem może być aplikacja zarządzająca wystawianiem rachunków i obsługą płatności. Tego rodzaju programem jest aplikacja poRachunek.

Rachunek w poRachunku

Stosowanie programu rozwiązuje problem zapoznawania się z przepisami prawno-podatkowymi mającymi zastosowanie do wystawiania rachunków – wszelkie informacje, które należy umieścić na druku zawarte są w szablonie dostępnym w programie.

Aplikacja oferuje też możliwość personalizowania posiadanych rachunków oraz wyboru jednej z wersji kolorystycznych. Korzystanie z poRachunku ogranicza też do minimum ryzyko wadliwego wystawienia dokumentu – wystarczy bowiem upewnić się, czy wprowadzone do dokumentu dane są poprawne a następnie zapisać je, by już za każdym razem pojawiały się w poprawnej formie na przygotowywanych przez nas dokumentach.

Porachunek oznacza też usprawnienie pracy w firmie a także znaczną oszczędność czasu – rachunek można bowiem wystawić już w ciągu 30 sekund. Jedynym warunkiem jest posiadanie komputera z dostępem do Internetu. Program współpracuje z najpopularniejszymi na rynku przeglądarkami internetowymi: Internet Explorer 6.0, 7.0, 8.0, Firefox, Safari, Chrome, Opera. Są też korzyści wizerunkowe – użytkując program kreujemy wizerunek profesjonalnej firmy, wykorzystującej możliwości nowoczesnych narzędzi informatycznych.

Aplikacja firmy inFakt to skuteczna alternatywa dla tradycyjnego wystawiania rachunków. Nowi klienci mogą się o tym przekonać osobiście, testując teraz program zupełnie za darmo. W tym celu należy się zarejestrować - zakładanie konta w poRachunku trwa tylko kilka sekund.

Program poRrachunek opracowała firma inFakt, dostawca specjalistycznych narzędzi online ułatwiających zarządzanie płatnościami w firmie. Firma inFakt jest też twórcą dostępnego online rozwiązania do wystawiania i zarządzania fakturami VAT. Firmie zaufało już 120 tys. klientów biznesowych.