Rachunek jest dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży towaru lub usługi. Aby prawidłowo go wystawić, należy wiedzieć, kiedy wystawić rachunek. Pytanie dotyczy zarówno tego, w jakiej sytuacji należy wystawić rachunek, jak i terminu jego wystawienia.

Kto wystawia rachunek?

Każdy kto prowadzi działalność gospodarczą ma prawny obowiązek dokumentowania swojej sprzedaży. Inaczej z tego obowiązku wywiązują się podatnicy podatku VAT, a inaczej przedsiębiorcy, którzy z tego podatku są zwolnieni. To właśnie Ci przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT - są uprawnieni do wystawiania rachunków. Podatnik VAT nie może takiego dokumentu wystawić.

Rachunek wystawiają także osoby, które nie mają zarejestrowanej działalności, lecz uzyskują przychód z tytułu umowy zlecenie, umowy o dzieło oraz umowy najmu, a także twórcy, którzy nie są podatnikami VAT. Z obowiązku dokumentowania sprzedaży poprzez wystawianie rachunków zwolnieni są rolnicy, którzy sprzedają produkty zwierzęce i roślinne pochodzące z własnej uprawy lub hodowli. Produkty takie muszą być nieprzerobione sposobem przemysłowym, (wyjątek stanowi sprzedaż dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli).

Termin wystawienia rachunku

Rachunek wystawia się na żądanie nabywcy towaru lub usługi. Jeśli takie żądanie pojawiło się jeszcze przed wydaniem towaru, czy też wykonaniem usługi – rachunek należy wystawić w ciągu siedmiu dni od wydania towaru / wykonania usługi. Jeżeli prośba o rachunek pojawiła się już po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi – przedsiębiorca musi wystawić rachunek w ciągu siedmiu dni od daty pojawienia się tej prośby. Nie ma obowiązku wystawiania rachunku wtedy, gdy prośba o wystawienie rachunku pojawiła się później niż trzy miesiące po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi.

Wygodne wystawianie rachunku

W niektórych sytuacjach przedsiębiorca potrzebuje wystawić rachunek u klienta np. zaraz po wykonaniu usługi. Warto mieć zatem oprogramowanie, które umożliwia wystawienie rachunku w każdym miejscu oraz z każdego komputera. Takie udogodnienie oferuje przedsiębiorcy rachunek online np. wystawiany przez aplikację poRachunek. PoRachunek dostępny jest 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu. Aby z niego skorzystać, wystarczy komputer podłączony do internetu.

W taki sam sposób przedsiębiorca może mieć stały wgląd w dotychczas wystawione rachunki. PoRachunek w przejrzysty sposób pokazuje także, które z wystawionych rachunków mają przekroczony termin płatności, a tym samym pozwala szybko reagować na takie opóźnienia np. poprzez wysłanie przypomnienia o płatności.

Przypomnienie o płatności można wysłać wprost z aplikacji poRachunek na skrzynkę e-mail kontrahenta. Dzieje się to dlatego, że poRachunek w pełni jest dostosowany do wysyłania elektronicznych rachunków. Rachunek nie musi być już opatrzony podpisem wystawcy, nie trzeba także zamieszczać na nim pieczątki firmowej. Nie ma również obowiązku też oznaczania oryginału i kopii rachunku. Z tego właśnie względu tak wielu przedsiębiorców zdecydowało się już na elektroniczne wysyłanie wystawionych przez siebie rachunków.

Szybkie wystawianie rachunku

Bardzo często dla przedsiębiorcy liczy się każda minuta pracy. Nie może on sobie pozwolić na utratę czasu, więc wybiera rozwiązania, które pozwalają mu oszczędzić czas. PoRachunek sprawdzi się także u tych przedsiębiorców, którzy cenią sobie szybkie i proste w obsłudze rozwiązania.

W poRachunek szybko i łatwo można zapisać bazę kontrahentów oraz bazę towarów i usług. Wystawiając rachunek dla zapisanego w bazie kontrahenta – nie trzeba wpisywać po raz kolejny jego danych, wystarczy wybrać jego oznaczenie z rozwijanej listy, a wszystkie dane dotyczące tego klienta zostaną automatycznie wczytane na wystawiany rachunek.

Analogicznie sprawa wygląda w przypadku korzystania z bazy towarów i usług – raz wpisuje się nazwę produktu, jego cenę jednostkową i miarę, a później wystarczy wybrać towar lub usługę z wyświetlającej się listy (wyświetla się ona po wpisaniu pierwszej litery nazwy produktu).

Warto korzystać także ze zdefiniowanych rachunków – kiedy trzeba wystawić rachunek z podobnymi danymi (np. dla tego samego kontrahenta, na ten sam towar lub usługę) – wtedy wystawienie rachunku ograniczy się do kilku kliknięć. Definiować rachunki mogą także ci użytkownicy porachunku, którzy korzystają z jego darmowej wersji – sprawdź zatem sam, jak wiele korzyści może przynieść rejestracja w poRachunek.