Korygowanie rachunku odbywa się na zupełnie innych zasadach, niż ma to miejsce w przypadku błędów na fakturze. Nie ma bowiem podstaw prawnych ku temu, by do błędnego rachunku można było wystawić rachunek korygujący, eliminujący wcześniej popełnione błędy. Stąd też właściwym jest wystawianie innych dokumentów księgowych, wyjaśniających zaistniałe nieprawidłowości.

Co to jest korekta rachunku

Korekta rachunku polega na usunięciu z obrotu błędów lub wprowadzeniu poprawek w treści dotychczas wystawionego dokumentu. Prawo nie reguluje jednak procedury, zgodnie z którą można wystawiać rachunki korygujące, stąd przyjmuje się, że takich dokumentów wystawiać się nie da.

Czym korygować wystawiony rachunek

Sytuacja korygowania rachunku jest bardziej skomplikowana niż przy zmianach w treści faktury. Rachunek, który nie został wprowadzony do obrotu można po prostu anulować. Od chwili jednak, gdy zostanie od wydany nabywcy towaru lub usługi jego anulowanie nie jest możliwe.

Podwyższenie, zmniejszenie ceny lub pomyłka w kwocie wykazanej na rachunku nie jest równoważna z możliwością dokonania modyfikacji w treści rachunku. Co więcej, nie można również wystawić drugiego rachunku do tej samej transakcji z racji na zmianę ceny towaru. Obowiązuje bowiem zasada, że transakcję rozlicza się na podstawie jednego rachunku wystawionego po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi.

W przypadku zmiany ceny należy wystawić notę uznaniową lub obciążeniową, wskazującą na roszczenie zapłaty lub zobowiązanie się do uznania rachunku nabywcy towaru lub usługi korygowaną kwotą wskazaną pierwotnie na druku rachunku w zawyżonej wartości. Zasada sporządzania not odnosi się bezwzględnie do dowodów obcych, otrzymanych od kontrahenta. W przypadku dowodów własnych dopuszczalna jest dodatkowo skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

W przypadku korekty dotyczącej innych pozycji rachunku niż pozycje liczbowe, nota obciążeniowa lub uznaniowa nie jest konieczna. Należy wówczas sporządzić oświadczenie (notę księgową), ze wskazaniem korygowanych pozycji rachunku.

Korekta rachunku w programach typu excel

Korekty do rachunku sporządzonego w excelu dokonuje się na tej samej zasadzie, jak korekty każdego innego rachunku, wystawionego w innych dostępnych na rynku programach księgowych. Istotne jest jednak, by stosowany przez przedsiębiorcę program księgowy posiadał możliwość korygowania poszczególnych pozycji rachunku oraz uwzględniał sporządzone zmiany w obliczeniach wynikających z dokumentu. Takiej możliwości z reguły nie daje prosty druk excel, pobrany darmowo ze stron internetowych. Excel nie jest bowiem z reguły przystosowany do korygowania rachunków, a sporządzane w nim druki nie są sporządzone w ten sposób, by poza wystawianiem rachunków pozwalały wystawiać także dokumenty korygujące.