Czasem istnieje potrzeba dokonania korekty rachunku. Warto zatem zawsze mieć dostęp do prawidłowego wzoru korekty rachunku. Jak powinno się prawidłowo korygować niepoprawnie wystawiony rachunek?

Polskie prawo nie określa w sposób konkretny i jednoznaczny, jak przedsiębiorca może korygować błędnie wystawiony rachunek. Jednak przedsiębiorca musi pamiętać, że od 17 grudnia 2005r. wystawienie rachunku niezgodnie z przepisami (a więc wadliwe) karane jest grzywną. Karane jest także wystawienie dowodu sprzedaży (którym jest także rachunek) niezgodnego ze stanem faktycznym (czyli z błędami). Fakt, że polskie prawo nie dostarcza jednoznacznych przepisów odnośnie korygowania rachunków nie zwalnia w żaden sposób płatnika z odpowiedzialności karnej skarbowej. Brak konkretnej podstawy prawnej nie może być uważany za brak możliwości skorygowania błędnie wystawionego rachunku. W związku z tym błędnie wystawiony rachunek musi być skorygowany przez jego wystawcę.

Korekta rachunku wg Naczelnika Urzędu Skarbowego

Aby prawidłowo korygować rachunki wielu przedsiębiorców postępuje zgodnie z wytycznymi zamieszczonymi w Postanowieniu w sprawie interpretacji prawa podatkowego (sygnatura: PP II 443/1/362/55002/06), w którym Naczelnik Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu opisuje, jak powinna wyglądać korekta rachunku. Warto zatem znać tą interpretację prawa i stosować ją w księgowości swojej firmy.

Zgodnie z w/w postanowieniem korekta rachunku musi uwzględniać:

• dane, które były zawarte na rachunku korygowanym (czyli: określenie sprzedającego i kupującego poprzez wskazanie nazwiska / nazwy i adres; oznaczenie daty wystawienia, kolejnego numeru, a także określenie przedmiotu bądź usługi);
• wskazanie, jakie dane podlegają korekcie i zaznaczenie dokonanych zmian (najczęściej przedsiębiorcy dokonują tego przy pomocy oddzielnych rubryk „jest” oraz „powinno być”).

Dopuszczalne pozostałe sposoby

Postanowienie Naczelnika Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu odnośnie sposobu korygowania rachunku wyjaśnia, w jaki sposób korygować błędnie wpisane na rachunku pierwotnym wartości. W postanowieniu tym nie nawiązuje się do sytuacji, kiedy błąd powstał np. w nazwie jednej ze stron lub adresie.

Popularnym sposobem korygowania (choć nie opisanym w oddzielnych przepisach) jest anulowanie błędnie wystawionego rachunku i wystawienie nowego, który zawiera poprawne dane. Specjaliści wskazują na dwa możliwe sposoby anulowania rachunku.

Sposoby anulowania rachunku:

1. poprzez fizyczne odebranie od nabywcy jego kopii rachunku i odpowiednie opisanie tego dokumentu (np. poprzez zamieszczenie adnotacji „anulowano z powodu…”). Tak anulowany rachunek należy pozostawić w aktach wystawcy (w aktach musi być egzemplarz rachunku odebrany od nabywcy oraz kopie, którą posiadał wystawca);
2. poprzez wystosowanie do nabywcy odpowiednie pisma; sposób jest ten pomocny szczególnie wtedy, gdy nabywca odmawia oddania swojej kopii rachunku. W tym przypadku (jeżeli korekcie ulegają wartości zawarte na korygowanym rachunku) do odbiorcy rachunku należy wysłać także notę uznaniową lub obciążeniową (zależy od wprowadzonej zmiany). Wystawiona nota musi zawierać dane, które pozwolą na prawidłowe zidentyfikowanie rachunku, którego dotyczą.

Korekta rachunku jest o wiele łatwiejsza w wykonaniu niż korekta np. faktury VAT. Dopuszcza się przy korekcie rachunku odręczne korygowanie błędnych danych oraz ich przekreślanie. Decydując się na taką formę należy pamiętać, że wszelkie przekreślenia i odręczne korekty muszą być dokonane w taki sposób, by możliwym było odczytanie pierwotnych wartości (lub tekstu). Jeżeli korekta została dokonana odręcznie – osoba, która dokonywała tej korekty jest zobowiązana do zamieszczenia na rachunku swojego podpisu wraz z datą wykonania korekty.

„Strażnik” poprawności rachunku

Może się wydawać, że niejednoznaczność przepisów odnośnie wystawiania korekty rachunków może nastawić niektórych przedsiębiorców niechętnie do kwestii skorzystania ze zwolnienia od płacenia podatku od towarów i usług (VAT). Przepisy dotyczące postępowania z dokumentami wystawianymi przez podatników VAT są bardziej konkretne i jednoznaczne. O wiele łatwiej jest także uzyskać poradę / pomoc odnośnie kwestii dotyczących podatników VAT. Takie porady są zamieszczone nieodpłatnie np. w internecie. Porad dla przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT jest o wiele mniej.

Warto zatem znać serwis, który jest skierowany właśnie konkretnie do tej grupy – przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Takim serwisem jest poRachunek. W tym miejscu można znaleźć wiele użytecznych porad skierowanych do tej grupy przedsiębiorców. Można także skorzystać z darmowej rejestracji i wystawiania rachunków online.

Rachunki elektroniczne zyskały sporą grupę zwolenników od czasu, gdy nowe przepisy (Rozporządzenie Ministra Finansów z 9 lutego 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach - Dz.U. nr 40, poz. 204 ) zwolniły podatnika z obowiązku podpisywania rachunku (a także zamieszczania na nim napisów: „ORYGINAŁ” oraz „KOPIA”). Taki rachunek można wystawić w aplikacji poRachunek i zaraz po jego zapisaniu można wysłać go wprost na skrzynkę e-mail odbiorcy rachunku. Wiadomość e-mail można wysłać wprost z poRachunek – nie trzeba logować się na swoją skrzynkę nadawczą.

Korzystając z aplikacji poRachunek przedsiębiorca ma do dyspozycji samo przeliczający się (w pełni zautomatyzowany) formularz rachunku. Automatycznie wpisywana jest także suma należności (zarówno w formie słownej). PoRachunek sprawdza także, czy wpisany na rachunku numer NIP jest poprawny. Dzięki takim udogodnieniom można uniknąć błędów, które ewentualnie mogłyby się pojawić w przypadku, gdy wystawca rachunku nie korzysta z takiej pomocy. Tym samym – zmniejsza się liczba rachunków, które trzeba będzie korygować. Biorąc pod uwagę zawiłość przepisów – jest to spora oszczędność czasu dla przedsiębiorcy.

Aby móc korzystać z bezpłatnej aplikacji poRachunek – wystarczy zarejestrować się poprzez podanie swojego adresu e-mail i hasła. Zaraz po założeniu darmowego konta przedsiębiorca może wystawiać już rachunki. Warto zatem sprawdzić, jak szybkie i łatwe jest wystawianie rachunków w poRachunek.