Księgowanie rachunków jest rejestrowaniem rachunków w prowadzonej księdze podatkowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Przepisów dotyczących obowiązków przedsiębiorcy jest jednak sporo i często się one zmieniają, warto zatem dowiedzieć się, jak prawidłowo przebiega księgowanie rachunków dla przedsiębiorców nie będących podatnikami VAT.

Zasady, wg których dokonuje się zapisów w księdze przychodów i rozchodów reguluje rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Zasady, wg których dokonuje się zapisów w księdze przychodów i rozchodów reguluje rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Księgowanie rachunków dotyczy głównie przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów.

Oczywiście księgowaniem rachunków zwykłych będą także przedsiębiorstwa będące podatnikami VAT, ale tylko wtedy, kiedy taki rachunek otrzymają jako rachunek kosztowy. Z tego właśnie względu w tym artykule zajmiemy się tymi firmami, które najczęściej mają do czynienia z rachunkami – podatnicy zwolnieni z VAT. Należy odróżnić rachunki, które przedsiębiorca sam wystawia i które są dla niego potwierdzeniem dokonanej sprzedaży towaru lub usługi, od rachunków które otrzymuje jako dowód zakupu. Pierwsze to będą rachunki potwierdzające przychód, drugi typ rachunków to rachunki kosztowe księgowane w innej rubryce KPiR.

Oprócz rachunków przedsiębiorca zwolniony z VAT księguje także swoje przychody na podstawie prowadzonej przez niego ewidencji sprzedaży. Takie przychody można księgować zbiorczo.

Na czym polega księgowanie?

Księgowanie to wpisanie w odpowiedniej rubryce KPiR poniesionych przez przedsiębiorstwo kosztów oraz jego dochodów (na podstawie dowodów księgowych). Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów musi być rzetelne (czyli zgodne ze stanem rzeczywistym) oraz prawidłowe (czyli zgodne z obowiązującymi przepisami).

Treść dowodu księgowego musi być pełna i zrozumiała. Nie można na dowodzie księgowym nanosić żadnych poprawek. Jeżeli otrzymany lub sporządzony dowód księgowy zawiera błąd – należy go skorygować poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu korygującego (lub wystąpić o taką korektę). Jeżeli natomiast zaistniały jakieś błędy księgowe – należy je przekreślić w taki sposób, aby możliwym było odczytanie pierwotnego zapisu i obok wpisać poprawną treść, czy też liczbę.

Księgowanie rachunków w KPiR można prowadzić wykorzystując trzy metody:

• tradycyjne prowadzenie księgi w wersji papierowej;
• przekazanie obowiązku prowadzenia księgi na biuro rachunkowe (na podstawie umowy z tym biurem);
• elektroniczne prowadzenie KPiR.

W przypadku, kiedy KPiR powierza się biurowi rachunkowemu – przedsiębiorca przynajmniej raz w miesiącu dostarcza do tego biura wszelkie dokumenty, które potwierdzają uzyskany przez niego przychód oraz dokumenty kosztowe. Przedsiębiorca musi także dostarczyć prowadzoną ewidencję sprzedaży. Na tej podstawie biuro rachunkowe uzupełnia KPiR oraz wylicza zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Księgowanie rachunków

Każdy wpis w KPiR powinien być oznaczony odpowiednim numerem (numerowanie narastające dokumentów od początku roku) i tym samym numerem musi być oznaczony dowód, który jest podstawą wpisu. Należy zaznaczyć, że jest dopuszczalne aby wystawca rachunku przechowywał go w wersji elektronicznej, ale kiedy jest jego odbiorcą – rachunek ten musi być wydrukowany, nawet jeśli otrzymał do drogą elektroniczną. Zaznacza się to w kolumnie nr 1. Przy każdym wpisie musi być także umieszczony dzień miesiąca, który wynika z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu. Jest na to miejsce w kolumnie nr 2.

Następnie w kolumnie nr 3 wpisuje się numer faktury / rachunku lub innego dowodu. Kolejne kolumny są przeznaczone na wpisania imienia i nazwiska (albo: nazwy / oznaczenia firmy) oraz adresu nabywcy towaru lub usługi. Kolumny te zostają nieuzupełnione w momencie, kiedy wpis w KPiR jest dokonany na podstawie ewidencji sprzedaży.

Następnie należy oznaczyć, czego dotyczy przychód lub koszt i wpisać jego kwotę w odpowiedniej kolumnie. Jeśli księguje się koszty na podstawie faktury VAT (przedsiębiorca nie będący podatnikiem VAT nie dokumentuje przychodów fakturami) – do książki przychodów i rozchodów wpisuje się kwotę brutto wydatku.

Księgowanie rachunków a zmiana miesiąca

Po każdym zakończonym miesiącu przedsiębiorca ma obowiązek podkreślić wpisy dokonane w tym miesiącu i zsumować kwoty zawarte w każdej kolumnie: zarówno kosztów, jak i przychodów. Warto także dokonać podsumowania wszystkich kosztów i przychodów od początku roku. Jeżeli nie robi się tego każdorazowo przy zakończeniu miesiąca – należy zrobić takie podsumowanie na koniec roku podatkowego (dokonuje się tego na osobnej strony księgi).

Elektroniczna KPiR

Oczywiście prowadzenie KPiR w wersji elektronicznej jest o wiele łatwiejsze, szczególnie jeżeli księga ta jest połączona z aplikacją do wystawiania rachunków i wpisywania kosztów. Na tej podstawie KPiR jest automatycznie generowana. Tak przygotowaną książkę przychodów i rozchodów należy wydrukować przed 20tym dniem kolejnego miesiąca.