Przedsiębiorcy, którzy nie są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z opodatkowania tym podatkiem lub będący podmiotowo zwolnieni z tego tytułu dokumentują swoją sprzedaż za pomocą rachunków.

Zwolnienie podmiotowe z VAT

Zwolnienie podmiotowe z podatku VAT związane jest z dokonywaniem sprzedaży w wartości do limitu 150.000 zł, którego przekroczenie powoduje konieczność dokonania rejestracji i rozliczeń z tytułu tego podatku. Przedsiębiorcy należący do tej grupy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży VAT, której celem jest ustalenie momentu przekroczenia omawianego limitu sprzedaży w wysokości 150.000 zł, co spowoduje powstanie obowiązku złożenia zgłoszenia rejestracyjnego dla celów podatku VAT.

Ponoszone koszty działalności gospodarczej są księgowane przez takich podatników w wartości brutto. Jednocześnie nie mają oni możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur od dokonywanych zakupów. Nie ma tu miejsca także czynność składania deklaracji podatkowych.

Zwolnienie przedmiotowe z VAT

Podatnicy, którzy nie zgłosili rejestracji dla celów VAT i dokonują wyłącznie czynności sprzedaży, która jest zwolniona z tytułu podatku VAT (tzw. zwolnienie przedmiotowe), należą do grupy podatników, którzy są również zobowiązani do wystawienia rachunku na życzenie strony kupującej.

Tacy przedsiębiorcy mają obowiązek prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży, jednak jej wartość ze względu na charakter czynności zwolnionych z podatku od towarów i usług, nie ma wpływu na moment przekroczenia limitu 150.000 zł dla obowiązkowej rejestracji dla celów podatku VAT, jak ma to miejsce przy zwolnieniu podmiotowym. W opisanym przypadku nie występuje też obowiązek składania deklaracji VAT. Nie ma tu również prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż ponoszone koszty, w zależności od wybranej formy opodatkowania dla celów podatku dochodowego, ujmuje się w kwotach brutto.

Terminy na wystawienie rachunku

Termin na wystawienie rachunku jest uzależniony od momentu wystąpienia kupującego z takim żądaniem. Jeżeli pojawiło się ono przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi, to rachunek powinien zostać wystawiony nie później niż w ciągu siedmiu dni od daty dokonania tych czynności.

Jeśli jednak żądanie to zostało zgłoszone po fakcie czynności wydania towaru / wykonania usługi, to w takiej sytuacji sporządzenie rachunku powinno nastąpić również w terminie siedmiu dni, ale tym razem licząc od dnia wystąpienia kupującego z takim żądaniem. Obowiązku wystawienia tego dokumentu nie ma już w przypadku, gdy upłynęły trzy miesiące od dnia, kiedy wykonano usługę / wydano towar. Wystawienie rachunku po upływie takiego terminu jest już uzależnione tylko od dobrej woli sprzedającego.

Wystawiający rachunki jest również zobowiązany do ich przechowywania w odpowiedniej kolejności nadanych numerów na dowodach, przez okres pięciu lat obliczając od końca roku, w jakim minął termin zapłaty podatku od danego rachunku.

Techniki sporządzania rachunków

Rachunki mogą zostać sporządzone maszynowo, odręcznie lub też z wykorzystaniem technik informatycznych. W tym celu można również skorzystać z gotowych formularzy, które muszą zawierać wszystkie dane wymagane przepisami.

Coraz bardziej popularnym rozwiązaniem w tym zakresie jest jednak wykorzystanie internetowych programów wystawiających rachunki. Zostały one stworzone z myślą o potrzebach mniejszych podmiotów gospodarczych.

Umożliwiają przede wszystkim szybkie i nieskomplikowane sporządzenie tego typu dokumentów a także zawierają inne funkcje, które pozwalają m.in. na generację różnorodnych zestawień i raportów, na podstawie których przedsiębiorcy mogą dokonać analizy sprzedaży w zależności od wybranych założeń. Bardzo dobrą ofertę w tym zakresie posiada aplikacja poRachunek, która doskonale sprawdza się w profesjonalnej obsłudze sprzedaży.

Za jej pomocą użytkownik ma możliwość zdefiniowania odpowiedniego dokumentu, zgodnie z wybranymi wymaganiami, co znacznie usprawnia wystawianie większej ilości rachunków dla danego kontrahenta czy produktu. Wysoki stopień bezpieczeństwa serwisu daje pewność, że dane nie zostaną wykorzystane w niedozwolony sposób. PoRachunek nie wymaga skomplikowanej procedury rejestracji, a założenie darmowego konta trwa bardzo krótko. Decyzja o podjęciu współpracy z tą aplikacją na pewno okaże się trafnym wyborem, który przyniesie same korzyści.