Rachunek jest uproszczonym dokumentem księgowym, zawierającym mniejszą ilość informacji niż standardowo wystawiana faktura. Nie wszyscy podatnicy mają jednak prawo korzystać z uproszczeń i wystawiać rachunek. Taki przywilej dotyczy wyłącznie podatników, korzystających ze zwolnienia podmiotowego. Czynny podatnik VAT z chwilą rejestracji traci uprawnienie do wystawiania rachunków, rozpoczynając potwierdzanie czynności opodatkowanych fakturami.

Jakie podmioty wystawią rachunek

Rachunki wystawiają głównie drobni przedsiębiorcy, czyli tacy których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekracza rocznie 150 tys. zł. Są to przede wszystkim jednoosobowe działalności gospodarcze, rzadziej w formie spółki, najczęściej przez pierwsze kilka lat działalności. Utrzymywanie sprzedaży opodatkowanej na stałym poziomie poniżej 150 tys. zł powoduje, że przedsiębiorcy tacy posługiwać się mogą wyłącznie rachunkami, nie korzystając w ogóle z faktur.

Wystawić je powinni również wszyscy ci, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, a dokonują sprzedaży prywatnie posiadanego majątku. Na żądanie kupującego, w terminie 7 dni od sprzedaż, są oni zobowiązani wystawić rachunek.

Dokument taki wystawiają również zatrudnieni na podstawie umowy zlecenie lub dzieło. Zawierane umowy często wskazują, że wynagrodzenie wypłacane jest na podstawie danych zawartych w rachunku przedstawianym zleceniodawcy. W praktyce najczęściej rachunek sporządzają zleceniodawcy, którzy przekazują zleceniobiorcom druk do podpisu wyręczając ich jednocześnie w zakresie prac księgowych.

Rachunek wystawiać mogą również pośrednicy, w tym agenci ubezpieczeniowi, którzy w imieniu i na rachunek ubezpieczyciela zawierają umowy z podmiotami trzecimi. Rachunek wystawiają oni na rzecz zatrudniającego ich podmiotu, od którego uzyskują prowizję ze sprzedaży. Do klienta trafić może natomiast faktura, wystawiona bezpośrednio przez reprezentowany przez agenta podmiot, w imieniu którego działa.

Uproszczone dokumenty sporządzają również rolnik dokonujący sprzedaży towarów pochodzących spoza własnego gospodarstwa czy też handlujący własnymi produktami poza tym gospodarstwem, np., na targu. Rolnik, podobnie jak i inne podmioty, wystawia rachunek jedynie na żądanie klienta. Nie ma zatem obowiązku wystawiać go każdorazowo, do każdej dokonanej transakcji.

Rachunek sporządza się także przy sprzedaży składników majątku, nie będących towarami firmy, np. wyposażenia, środków trwałych. Rachunek wystawią jednak jedynie podmioty zwolnione podmiotowo, podatnicy VAT czynni udokumentują sprzedaż fakturą.

Rachunek wystawić należy również przy zbyciu towarów i innych składników majątku po likwidacji działalności gospodarczej, chyba że podatnik posiada status podatnika VAT czynnego.

Kto korzysta z aplikacji poRachunek

Program poRachunek przeznaczony jest zarówno dla przedsiębiorców, rozliczających umowy zlecenie jak i dla sprzedających prywatny majątek. Program zawiera wzór rachunku, który można dostosować do każdego z tych podmiotów.

Dodatkowo, jeżeli charakter czynności nie jest sporadyczny, aplikacja dostarcza możliwość nie tylko korzystania ze wzoru rachunku, ale również prowadzenia podstawowej ewidencji takich dokumentów, a także ich automatycznej numeracji.