W przypadku dokumentowania sprzedaży za pomocą rachunku mogą zdarzyć się sytuacje, które spowodują, że dokument ten będzie nieprawidłowy. W jaki sposób można to skorygować?

Przedsiębiorcy nie posiadający statusu podatnika VAT czynnego na żądanie nabywcy dokumentują czynności sprzedaży przy pomocy rachunku. W przypadku, gdy dowód ten zawiera pomyłki, w praktyce jego korekty dokonuje się w różny sposób, gdyż żadne przepisy nie zawierają wyraźnej podstawy prawnej korekty rachunku.

Korygowanie rachunku za pomocą noty korygującej

W związku z tym, iż rachunek jest również uważany za pewien rodzaj faktury, niektóre błędy na tym dokumencie można poprawić wystawiając notę korygującą.

Stanowisko Ministra Finansów w rozporządzeniu regulującym zasady związane z fakturami wskazuje, że kupujący, który otrzymał rachunek posiadający pomyłki związane z dowolną informacją dotyczącą m.in. sprzedawcy, kupującego, określenia produktu (za wyjątkiem: jednostki miary, ilości produktu, jednostkowej ceny, łącznej należności) może sporządzić notę korygującą. Nota ta jest wystawiana przez kupującego, który stwierdzi, że w otrzymanym rachunku wystąpiły błędy o wcześniej wymienionym charakterze. Prawidłowa nota korygująca powinna zawierać następujące elementy:

• określenie „NOTA KORYGUJĄCA”,
• kolejny numer noty wraz z datą jej wystawienia,
• dane wystawcy noty korygującej i wystawcy błędnego rachunku (imiona i nazwiska wraz z adresami i numerami NIP),
• dane identyfikujące rachunek, którego dotyczy dana nota, tj.: standardowe informacje o sprzedawcy i nabywcy (imię i nazwisko lub nazwa, dane adresowe i nadane numery NIP), numer tego rachunku, datę jego wystawienia i sprzedaży,
• treść informacji zawartej na rachunku, która podlega skorygowaniu a także treść prawidłowa.

Notą korygującą dopuszcza się skorygowanie jednej lub jednocześnie kilku pomyłek zawartych na rachunku. Sporządza się ją w 2 egzemplarzach, które dostarczane są najpierw wystawcy pierwotnego rachunku. Jeśli zgadza się on z treścią otrzymanej noty, to potwierdza ją własnoręcznym podpisem i jeden egzemplarz zwraca wystawcy noty.

Zrównanie statusu noty korygującej z fakturą sprawia, że noty te powinny być przechowywane na zasadach, jakie obowiązują faktury. Ponadto, do not korygujących stosuję się także reguły dotyczące faktur w zakresie wystawiania duplikatów.

Inne metody korygowania rachunków

Stwierdzenie błędów dotyczących treści rachunki można jeszcze skorygować w inny sposób. Można tego dokonać skreślając pomyłkowy tekst w sposób, który pozwoli odczytać początkową wersję, po czym należy podać treść prawidłową. Ponadto taka poprawka powinna być opatrzona w datę i podpis tego, kto jej dokonał.

W sytuacji, gdy wystawiony rachunek dokumentuje sprzedaż, która w rzeczywistości nie została zrealizowana, należy go anulować. Odbywa się to przez zwrócenie dokumentu przez nabywcę jego wystawcy, który następnie wpisuje na rachunku wyjaśnienie przyczyn anulowania. Jeśli jednak kupujący nie zgodzi się na zwrot dokumentu, to sprzedawca ma obowiązek skierować do niego pismo unieważniające pierwotny rachunek, najlepiej za potwierdzeniem odbioru.

Dowód ten wymaga korekty również w sytuacjach, kiedy zmieniono cenę produktu, którego dotyczy pierwotny rachunek. W tym celu sporządza się odpowiednią notę księgową, za pomocą której jej wystawca dokona obciążenia lub uznania nabywcy kwotą korekty.

Prawidłowe wystawianie rachunków dzięki programowi poRachunek

Wystawianie rachunków wymaga od przedsiębiorców znajomości co najmniej podstawowej wiedzy podatkowej. Polskie prawo jest bardzo niestabilne w tym względzie i w związku z tym wymaga częstego zapoznawania się z jego zmianami. Łatwo przy tym o pomyłki przy wystawianiu rachunków sprzedaży. Aby całkowicie zminimalizować to ryzyko, należy skorzystać z możliwości jakie daje internetowy serwis PoRachunek. Wystawienie rachunku za jego pomocą nie stwarza żadnych problemów i przebiega w następujący sposób:

• po zalogowaniu się do aplikacji należy kliknąć na funkcję „Wystaw rachunek”, która znajduje się na prawym menu, po czym pojawi się okno szablonu dokumentu do wypełnienia,
• każdy rachunek musi mieć nadany indywidualny numer, system sam automatycznie nadaje kolejny numer wystawianemu dokumentowi,
• następnie podajemy dane odbiorcy, do czego jest przeznaczone pole „Klienci i terminy”; tutaj wpisujemy również datę wystawienia i sprzedaży a także termin, w jakim oczekujemy na wpłatę należności od kontrahenta,
• w kolejnym kroku należy podać informacje o sprzedawanych produktach, czyli ich nazwę,
• jednostkę miary, ilość z ceną jednostkową; opcja „Dodaj nowe pole” pozwoli uzupełnić dane dla kolejnych produktów,
• część dotycząca płatności wymaga uzupełnienia zapłaconej już kwoty oraz wyboru waluty danej transakcji, formy zapłaty jak i numeru konta bankowego dla przelewu,
• wybierając polecenie „Zapisz” uzyska się podgląd wypełnionego rachunku,
• w tym momencie istnieje także opcja przekazania rachunku do klienta w formie elektronicznej,
• w celu dokonania wydruku dokumentu należy skorzystać z polecenia „Drukuj”.

Jak widać, wystawienie rachunku nie musi kojarzyć się z kłopotliwym wypełnianiem danych na druku. Aplikacja ta skutecznie upraszcza formalności związane z dokumentowaniem sprzedaży. By mieć możliwość współpracy z programem PoRachunek, wystarczy jedynie przejść przez krótką procedurę założenia bezpłatnego konta w tym serwisie.