Dobry program do rachunków może stanowić duże ułatwienie w pracy przedsiębiorcy. Z tego właśnie względu coraz większa ilość przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z tego typu pomocy.

Każdy, kto dopiero planuje wprowadzić tą funkcjonalność do firmy zastanawia się pewnie, jak wybrać najlepszy program do rachunków.

Niestety wybór programu do rachunków jest o wiele mniejszy niż tych, które służą do wystawiania faktur VAT. Trudno jednoznacznie określić, dlaczego się tak dzieje. Wielu przedsiębiorców korzysta ze zwolnienia od podatku VAT, a przecież także osoby, które nie prowadzą własnej działalności są w niektórych przypadkach zobowiązane do wystawienia rachunku. Dobry program do rachunków jest zatem potrzebny.

Pewnie część przedsiębiorców, którzy dotychczas wystawiali rachunki w sposób tradycyjny (na zakupionych blankietach) zastanawia się po co nabywać program do wystawiania rachunków. Jest kilka powodów, które świadczą na korzyść oprogramowania i warto je poznać. Estetyka

Pierwszym (choć pewnie nie najważniejszym) powodem jest estetyka tak wygenerowanych rachunków. Przedsiębiorca wręcza je swoim kontrahentom jako dowód sprzedaży. Rachunek jest więc także elementem wizerunku firmy. Dlatego niektóre przedsiębiorstwa płacą bardzo dużo za to, aby ich rachunki (lub faktury) były dopracowanie graficzne, miały odpowiednia kolorystykę i wygląd. Inwestują także pieniądze w specjalnie zamawiany papier firmowy. Właśnie w taki sposób kształtuje się swoją markę oraz utrwala wizerunek firmy w oczach kontrahenta.

Zrozumiałym jest, że przedsiębiorca zwolniony z podatku VAT prowadzi raczej działalność na małą skalę i nie może pozwolić sobie na wydatki związane z kreowaniem wizerunku firmy. Jednak elektronicznie wygenerowany formularz rachunku nie jest dużym kosztem dla przedsiębiorcy (może być nawet tańszy od kupnych druków), a na pewno robi wrażenie bardziej profesjonalnego.

Przy wyborze oprogramowania warto zatem zwrócić uwagę, czy proponuje ona różne szaty graficzne rachunków oraz czy jest możliwe wgranie logotypu swojej firmy (oczywiście, jeśli firma nie ma swojego znaku graficznego – nie jest to istotne). Np. poRachunek umożliwia wybranie jednego z wielu szablonów kolorystycznych rachunku. Oszczędność pieniędzy Rachunek wygenerowany w programie do rachunków może okazać się tańszy w użyciu niż rachunek tradycyjny. Blankiety druków trzeba kupować w odpowiednim sklepie, a jeśli kontrahent życzy sobie – wypełniony blankiet trzeba wysłać pocztą polską (koszt znaczka i koperty). W momencie, kiedy wystawia się rachunek przy użyciu odpowiedniego programu (np. poRachunek to umożliwia) – można skorzystać z (dozwolonej prawem) możliwości wysyłania rachunków drogą elektroniczną. Nie trzeba ich nawet drukować! Wystawca rachunku może przechowywać je w formie elektronicznej (natomiast odbiorca ma obowiązek je wydrukować).

Oszczędność czasu

Możliwość elektronicznego przesłania wystawionego rachunku (czyli brak konieczności chodzenia na pocztę i stania w tamtejszych kolejkach) nie jest jedyną funkcją programu do rachunków, jaka pozwala zaoszczędzić czas przedsiębiorcy. Nie trzeba także tracić czasu na samodzielne przeliczanie na kalkulatorze poszczególnych wartości i ceny końcowej sprzedaży. Wystarczy uzupełnić podstawowe dane, a formularz przeliczy się automatycznie generując kwotę końcową oraz automatycznie zapisując jej (jak nakazuje prawo) w formie liczbowej i słownej.

Wystawienie elektronicznego rachunku jest też samo w sobie szybsze niż wypisywanie go odręczne. Ważne jest, aby program, z którego korzysta przedsiębiorca umożliwiał tworzenie bazy kontrahentów oraz bazy towarów i usług. Jeśli dodatkowo pozwala zdefiniować najczęściej wystawiane rachunku (jak np. poRachunek) – wystawienie nowego dokumentu będzie kwestią kilku kliknięć.

Uważaj na marną jakość programu!

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że tych funkcji nie posiadają wszystkie programy do rachunków. Także ściągnięty z internetu automatyczny formularz nie zagwarantuje przedsiębiorcy takich udogodnień. Owszem: będzie on automatycznie przeliczał kwoty i pozwalał na wysłanie pocztą elektroniczną, ale nie stworzy już bazy kontrahentów czy też towarów i usług. Taki druk wymaga sprawdzenia przez przedsiębiorcę, czy jest on nadal zgodny z obowiązującymi przepisami.

Rachunek zgodny z prawem

Przedsiębiorca ma obowiązek rzetelnego i prawidłowego wystawiania rachunków. Jest on dowodem sprzedaży i musi spełniać ustawowe wymogi. Te wymogi zmieniają się co jakiś czas, a przedsiębiorca ma obowiązek dostosowywać wykorzystywane przez siebie drugi do zmieniającego się prawa. Wygodnym dla przedsiębiorcy jest sytuacja, kiedy program do rachunków jest aktualizowany bez jego ingerencji (oraz bez dodatkowych opłat). Takie aktualizacje (bezpłatne) gwarantują aplikacje oferujące wystawianie rachunków online (min. poRachunek).

Więcej niż program do rachunków

Przedsiębiorca, który decyduje się na zakup tradycyjnego programu do rachunków musi liczyć się z tym, że od tego czasu będzie zobowiązany do wystawiania rachunków tylko i wyłącznie na jednym komputerze. Jest to często sytuacja niekorzystna dla przedsiębiorcy, który jest przyzwyczajony np. do tego, że wykonuje usługi u klienta i wystawia mu na miejscu rachunek. Także dla firm, w których więcej niż jedna osoba może wystawiać rachunek jest to niekorzystne rozwiązanie.

Księgowość internetowa wychodzi naprzeciw tym potrzebom i oferuje aplikacje, które pozwalają wystawić rachunek na każdym komputerze połączonym z internetem. Nie jest ważna także pora dnia – wszystko działa 24h/7 dni.

Bezpieczeństwo

Pamiętać także trzeba, że dane przechowywane w sposób elektroniczny muszą być bezpiecznie. Dysk twardy komputera nie jest bezpiecznym miejscem i z tego powodu nie jest on odpowiednim miejscem na przechowywanie wystawionych rachunków, baz kontrahentów, a już na pewno nie elektronicznie wygenerowanej książki przychodów i rozchodów. Takie dane wymagają osobnego nośnika, na którym będą przechowywane.

Należy także sporządzać kopie bezpieczeństwa. Z obowiązku samodzielnego zabezpieczania tych danych zwolnieni są przedsiębiorcy korzystający z księgowości internetowej. Przykładowo poRachunek spełnia wszystkie wymagane ustawowo kryteria. Dba o bezpieczeństwo zapisanych tam danych poprzez szyfrowanie. Sporządzane regularnie kopie, które można zawsze odzyskać w razie potrzeby. Zatem korzystanie z poRachunek jest dla przedsiębiorcy korzystne także z uwagi na oszczędność czasu i pieniędzy, które musiałby stracić przy samodzielnym zabezpieczaniu danych elektronicznych.

Potrzebna pomoc?

PoRachunek nie zostawi przedsiębiorcy samego z jego pytaniami natury księgowej. Udostępnia on dobrą pomoc i wsparcie dla swoich użytkowników. Materiały zamieszczone na poRachunek są poprawne merytorycznie i przygotowane w taki sposób, aby każdy mógł zrozumieć zawartą w nich wiedzę. Natomiast dla osób, które nie znalazły w tych materiałach odpowiedzi na swoje pytania – dostępna jest pomoc doświadczonych księgowych. Wystarczy napisać maila, by uzyskać od nich odpowiedź. Sprawdź sam, jakie to proste w poRachunek.