Zawartość rachunków

Kwestię związaną z rachunkami regulują szczegółowo zapisy ordynacji podatkowej oraz stosowne rozporządzenie Ministra Finansów omawiające zakres informacji, jaki musi być zawarty w rachunkach.

Zamiast faktur przedsiębiorcy niezarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, tj. korzystający ze zwolnienia podmiotowego oraz wykonujący tylko czynności zwolnione przedmiotowo z podatku VAT, na żądanie nabywcy, sporządzają rachunki potwierdzające dokonanie sprzedaży towarów czy też wykonanie usługi.

Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem prawidłowy rachunek powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• • oznaczenie sprzedawcy i nabywcy wraz z ich danymi adresowymi,
• • datę wystawienia dokumentu,
• • kolejny numer porządkowy,
• • nazwę oraz ilość towaru/usługi wraz z jednostką miary i ceną jednostkową,
• • łączną wartość należności w formie liczbowej jak i słownej.

Od 11 marca 2011 r. Ministerstwo Finansów postanowiło ograniczyć zakres niezbędnych danych zamieszczanych na rachunkach i zniosło obowiązek nanoszenia dodatkowo własnoręcznego podpisu wystawcy i oznaczenia egzemplarzy jako „ORYGINAŁ” i „KOPIA”. Te zmiany przyczyniają się do znacznych uproszczeń związanych z wystawianiem tych dokumentów, jak również pozwalają na ich obsługę w formie elektronicznej.

Termin na wystawienie rachunku

Jeżeli nabywca wystąpił z żądaniem wystawienia rachunku jeszcze przed wykonaniem danej usługi / wydaniem towaru, to sprzedawca ma czas na sporządzenie dokumentu w terminie 7 dni od dnia wykonania tych czynności. W przypadku zgłoszenia żądania w przeciwnej sytuacji (po fakcie wykonania usługi / wydania towaru), wystawienie rachunku powinno nastąpić w ciągu 7 dni, ale od dnia zgłoszenia omawianego żądania przez nabywcę. Przedsiębiorca nie ma już obowiązku sporządzenia tego dokumentu, jeśli żądanie to pojawi się po upływie 3 miesięcy od dnia realizacji zamówionego towaru / usługi.

Formy wystawiania rachunków

Sporządzenie rachunku najczęściej wiąże się z mozolnym wypełnianiem wszystkich informacji na formularzu, w związku z czym powoli z użycia wychodzą papierowe druki tego dokumentu. W takiej sytuacji najlepiej skorzystać z odpowiedniego programu przystosowanego do obsługi dokumentacji sprzedażowej. Na rynku dostępnych jest sporo stacjonarnych aplikacji, umożliwiających pracę w tym zakresie, lecz ze względu na konieczność posiadania sprzętu komputerowego o wysokich  parametrach technicznych, konieczności przechodzenia przez  skomplikowaną konfigurację jak i instalowania kosztownych aktualizacji, programy tego typu stają się coraz mniej atrakcyjne. Wobec tego, warto wykorzystać internetowe programy do wystawiania rachunków, które dają pewność, że dokument ten za każdym razem będzie sporządzony prawidłowo i zgodnie z aktualnie obowiązującymi normami prawnymi. Doskonałym programem do wystawiania rachunków jest aplikacja poRachunek w formie online.

Sporządzanie jak i obsługa dowodów jest bardzo prosta, co pozwala zaoszczędzić mnóstwo cennego czasu. Wystawienie rachunku przebiega następująco:

• • po zalogowaniu się do aplikacji należy wybrać polecenie „Wystaw rachunek”,
• • następnie nadajemy dokumentowi odpowiedni numer, zgodnie z przyjętą w jednostce chronologią i formatem,
• • pole „Klienci i terminy” służy uzupełnieniu danych o odbiorcy, nadaniu daty wystawienia dokumentu, daty sprzedaży oraz terminu płatności należności wynikającej z danego rachunku,
• • kolejną czynnością jest uzupełnienie produktów będących przedmiotem sprzedaży, tj. podania nazwy, jednostki miary, ilości wraz z ceną jednostkową; wpisanie kolejnych produktów umożliwia polecenie „Dodaj nowe pole”,
• • część dotycząca płatności umożliwia uzupełnienia danych dotyczących zapłaconej dotąd kwoty przez klienta, wybrania waluty transakcji, sposobu płatności a także numeru konta dla zapłaty w formie przelewu,
• • część pod nazwą „Podpisy i uwagi” jest przeznaczona na podanie informacji o sprzedawcy i odbiorcy rachunku, jak również na naniesienie ewentualnych uwag,
• • funkcja „Zapisz” powoduje wyświetlenie podglądu gotowego rachunku wraz z uzupełnionymi wcześniej danymi,
• • na tym etapie użytkownik ma możliwość dostarczenia dokumentu odbiorcy drogą elektroniczną lub tradycyjną, dokonując uprzednio jego wydruku, czemu służy polecenie „Drukuj” zamieszczone w prawym menu.

Podgląd wydruku rachunku sporządzonego w aplikacji poRachunek

Dodatkowym atutem aplikacji poRachunek jest posiadanie systemu umożliwiającego przesyłanie kontrahentom przypomnień o  uregulowaniu należności, a kiedy ta zostanie zrealizowana, drogą zwrotną klient otrzymuje podziękowanie. Funkcja ta na pewno przyczynia się również do utrzymania i pogłębiania pozytywnych relacji między stronami transakcji. Jak widać, praca z programem poRachunek z pewnością usatysfakcjonuje każdego przedsiębiorcę, który dokumentuje swoją sprzedaż za pośrednictwem rachunków. Aby znacznie podnieść jakość obsługi sprzedażowej w swojej firmie, wystarczy tylko przejść przez bezpłatną rejestrację w serwisie i odtąd mieć nieograniczony dostęp
do informacji niezbędnych przy podejmowaniu ważnych decyzji.