Osoby prowadzące działalność gospodarczą, nie będące podatnikami VAT czynnymi zobowiązani są do dokumentowania sprzedaży towarów czy też wykonania usługi rachunkami.

Czynni podatnicy VAT wystawiają faktury VAT. Jest to zupełnie odmienny dokument od rachunku.

Ale pamiętać należy, że i rachunek i faktura VAT służą przede wszystkim do dokumentowania sprzedaży, podlegającemu opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Obowiązek wystawiania dokumentu na potwierdzenie sprzedaży dotyczy jedynie podatników VAT, z wyjątkiem sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Natomiast przedsiębiorcy nie będący podatnikami VAT, zobowiązani są do wystawiania rachunków jedynie na żądanie kupującego.

Jakie są zasady wystawiania rachunków?

Pomimo, że rachunek wystawiany jest zwykle jedynie na wyraźne żądanie kupującego lub usługobiorcy, istnieją podstawowe zasady ich wystawiania. Ustawodawca określił terminy na wystawienia rachunku w następujący sposób:

• W przypadku gdy nabywca zażąda rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, sprzedawca powinien wystawić rachunek najpóźniej siódmego dnia od dnia wykonania usługi lub wydania towaru,
• W przypadku gdy nabywca zażąda rachunku po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, sprzedawca powinien wystawić rachunek w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia tego żądania,
• W przypadku gdy nabywca zażąda rachunku po upływie 3 miesięcy od dnia wykonania usługi lub wydania towaru, sprzedawca nie ma już obowiązku wystawiania tego dokumentu, jednak nadal może to zrobić.

Obowiązkowe elementy rachunku?

Rozporządzeniu Min.Fin. ws. naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które musza być zawarte w rachunkach określa, że do podstawowych elementów znajdujących się na rachunku należą:

• imiona i nazwiska lub nazwy firm sprzedawcy i kupującego oraz ich dane adresowe,
• data wystawienia rachunku oraz sprzedaży (jeśli jest inna niż wystawienia)
• kolejny numer rachunku,
• rodzaj oraz ilość towarów lub wykonanych usług
• ceny jednostkowe towarów/usług,
• suma należności wyrażona liczbowo i słownie.

Nieobowiązkowymi ale zwykle umieszczanymi elementami na rachunku są Informacje o terminie oraz sposobie oraz numer rachunku bankowego na który należy dokonać wpłaty należności. Do nieobowiązkowych elementów należy również podpis oraz pieczątka wystawcy rachunku jak również oznaczenia „oryginał” i „kopia”. Obowiązki te zniesiono wraz ze zmianami przepisów od dnia 11.03.2011 r.

Spełnienie wszystkich wymogów przy wystawianiu rachunków może być problematyczne, dlatego też przedsiębiorcy decydują się na skorzystanie z darmowych druków do wypełnienia bądź programów komputerowych.

Rachunek z aplikacją poRachunek

Programy do wystawiania faktur VAT są częściej spotykane. Mniejszy wybór mają przedsiębiorcy którzy wystawiają rachunki. Istnieje jednak na rynku program porachunek, który niezwykle usprawnia proces wystawiania rachunku. Aplikacja ta dba również o prawdiłowość i zgodność z przepisami wystawianego dokumentu.

Aby wystawić rachunek w porachunek wystarczy kilka kliknięć:

• Wybierz „Wystaw Rachunek” – opcja ta znajduje się po prawej stronie
• aplikacja automatycznie doda kolejny numer wystawianemu dokumentowi
• jeśli uzupełniłeś wcześniej dane firmy, aplikacja wykorzysta je i automatycznie umieści w odpowiednich polach na rachunku,
• uzupełnij datę sprzedaży oraz wystawiania rachunku oraz wpisz termin płatności za rachunek,
• Wybierz z listy rozwijanej odpowiedniego klienta, lub dodaj nowego kontrahenta. Po dodaniu danych nowego kontrahenta system je zapamięta, dzięki czemu przy kolejnym rachunku nie będzie trzeba tego robic ponownie. porachunek kontroluje dane, które wprowadzamy do systemu. Jeśli wprowadzane przez nas dane są nieprawidłowe system informuje nas o tym, podkreślając je na czerwono.
• wybierz z listy sprzedawane PRODUKTY, lub wpisz je jeśli nie były wcześniej zapisane.
Wprowadź cenę towaru bądź usługi oraz ilość.
• wybierz odpowiednią walutę (domyślna jest PLN).
• ZAPISZ rachunek

Gotowy rachunek można wydrukować, zapisać w formacie PDF lub wysłać bezpośrednio do klienta e-mailem.

Jeśli zdecydujemy się wysłać rachunek pocztą, program ułatwia nam proces adresowana koperty. Po wyborze odpowiedniego formatu koperty program wydrukuje wszystkie dane na kopercie.

Jeśli przedsiębiorca wystawia do 3 rachunków miesięcznie może korzystać z programu porachunek całkowicie za darmo.

Jakie jeszcze dodatkowe funkcje oferuje porachunek?

PoRachunek umożliwia zarządzenie wystawionymi rachunkami. W zakładce PRZEGLĄD przedsiębiorca ma wgląd w stan wystawionych rachunków. Wszystkie dokumenty podzielone są na te zapłacone, do zapłaty i z przekroczonym terminem płatności.

Jest to idealne ułatwienie w kontrolowaniu należności.

Aby bardziej spersonalizować rachunek, przedsiębiorca może dodać do niego logotyp firmy. Zapraszamy na porachunek.pl Zarejestruj się już teraz i wypróbuj aplikację za darmo.