Rachunek, podobnie jak faktura VAT, jest dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Posługują się nim m.in. osoby prowadzące własną działalność gospodarczą nie posiadające statusu podatnika VAT czynnego (w tym podatnicy VAT zwolnieni podmiotowo). Podmioty gospodarcze, w tym właściciele mikroprzedsiębiorstw, mogą wystawić rachunek na kilka sposobów: wypełniając własnoręcznie zakupione w sklepie formularze, pobierając stosowne druki z Internetu lub przygotowując i wypełniając je we własnym zakresie w dowolnym edytorze tekstu. Ale pracę mogą w znacznym stopniu ułatwić programy do wystawiania rachunków dostępne w sieci.

Rachunek w otoczeniu formalno-prawnym

Jak wszystkie dokumenty znajdujące się w legalnym obiegu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, rachunek podlega przepisom formalno-prawnym. Informacje, które przedsiębiorca obowiązany jest podawać w rachunkach określono w Rozporządzeniu ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373). Obowiązkiem podatników wystawiających rachunki jest kolejne numerowanie dokumentów oraz przechowywanie ich kopii w kolejności wystawienia, do chwili upłynięcia okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co zawiera rachunek

Podatnik, osoba prowadząca działalność gospodarczą i rozliczająca dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi za pomocą rachunku, powinna zawrzeć w dokumencie następujące informacje: imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego lub wykonawcy i odbiorcy usługi, datę wystawienia i kolejny numer rachunku, określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług wraz z ich cenami jednostkowymi, ogólną sumę należności (liczbowo i słownie). Nie jest już obowiązkiem umieszczania oznaczeń „Oryginał” lub „Kopia", podpisywanie rachunku ani umieszczanie odcisku pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.

Wystawianie rachunków online

Pamiętając o przepisach prawno-podatkowych, konsekwencjach skarbowych niewłaściwego, bądź nierzetelnego wystawiania dokumentów, lub mając po prostu na uwadze wygodę i oszczędność czasu, warto rozważyć wybór łatwego w obsłudze i nowoczesnego rozwiązania jakim jest skorzystanie z pomocy aplikacji do wystawiania rachunków w sieci. Jednym z programów oferujących profesjonalne zarządzania rachunkami jest program poRachunek firmy inFakt.

O programie poRachunek

Porachunek to znakomite rozwiązanie dla firm prowadzących działalność gospodarczą, które nie są czynnymi podatnikami VAT i które za sprzedane towary lub wykonane usługi rozliczają się za pomocą rachunku.

Narzędzie polecane jest w szczególności lekarzom, prowadzącym prywatną praktykę, fundacjom, stowarzyszeniom, firmom językowym, biurom tłumaczeń oraz przedsiębiorstwom usługowym Do korzystania z programu wystarczy komputer z dostępem do Internetu. Program współpracuje z najpopularniejszymi na rynku przeglądarkami internetowymi: Internet Explorer 6.0, 7.0, 8.0, Firefox, Safari, Chrome, Opera. Praca z aplikacją jest prosta i intuicyjna, a rachunek można wystawić już w ciągu 30 sekund.

Zalety programu

Zamiast własnoręcznie wypełniać zakupione w sklepie druki, czy po raz kolejny wpisywać dane tego samego odbiorcy, można skorzystać z programu poRachunek, który z powodzeniem zastąpi tradycyjne wystawianie rachunków i umożliwi nam sprawne zarządzanie płatnościami za wykonane usługi lub sprzedane produkty.

Wśród zalet aplikacji warto wymienić:

• Zapamiętywanie klientów - klient, któremu użytkownik wystawił rachunek zapamiętywany jest na jego koncie. Wystawiając rachunek wystarczy wybrać go z dostępnej listy.
• Automatyzacja procesu wystawiania rachunków. Program automatyzuje procesy wystawiania rachunków w kolejnych miesiącach. Wystarczy zdefiniować rachunek z danymi produktu/usługi, ceną oraz z/bez nazwy kontrahenta i w kolejnych okresach zatwierdzać wystawianie rachunku. Funkcja ta przekłada się na oszczędność czasu i w znacznym stopniu usprawnia pracę związaną z wystawianiem rachunków.
• Opcja „Produkty” służy zapisywaniu najczęściej sprzedawanych towarów/usług. Wystawiając rachunek, program podpowiada zapisane wcześniej produkty w momencie wpisania pierwszej litery nazwy towaru/usługi.

Porachunek to przyjazny i łatwy w użyciu program do wystawianie rachunków, gwarantujący bezpieczeństwo i prywatność danych klientów i użytkowników. Przeznaczony jest dla przedsiębiorców pragnących uprościć pracę w firmie i działających z myślą o oszczędności czasu i wizerunku profesjonalnej i nowoczesnej firmy, korzystającej z możliwości oferowanych przez narzędzia informatyczne.

Porachunek prowadzony jest przez firmę inFakt, przedsiębiorstwo specjalizujące się w dostarczaniu profesjonalnych rozwiązań online’owych dla klientów biznesowych. Firma jest też twórcą programu do wystawiania faktur online.