Programy księgowe to spore ułatwienie dla przedsiębiorcy, który postanowił prowadzić księgowość swojej firmy na własną rękę. Jak wybrać najlepszy program księgowy, gdy nie jest się podatnikiem VAT?

Firmy korzystające ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT potrzebują aby ich program księgowy posiadał dodatkowe funkcje. Ważne jest także, aby taki program był łatwy i szybki w obsłudze, przecież żaden przedsiębiorca nie może sobie pozwolić na wielogodzinne poznawanie skomplikowanego interfejsu oprogramowania. Program ma ułatwiać pracę, a nie utrudniać ją.

Dobry program księgowy dostosowany dla przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT musi przede wszystkim umożliwiać to, aby przedsiębiorca mógł szybko i łatwo wystawić rachunek. Prawo zobowiązuje przedsiębiorcę do rzetelnego prowadzenia ewidencji sprzedanych towarów i usług,, a dokumentem który taką sprzedaż potwierdza jest rachunek. Zatem program księgowy musi zawierać formularz rachunku, który jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Biorąc pod uwagę, że te przepisy w sposób dynamiczny zmieniają się – tak samo musi reagować program: aktualizacje muszą być częste i jak najmniej uciążliwe dla użytkownika.

Darmowe programy

Wiele (szczególnie tych najmniejszych) firm decyduje się na korzystanie z programów udostępnianych w internecie za darmo. Wyznacznikiem jest tutaj przede wszystkim brak opłat za użytkowanie tego oprogramowania, co dla niektórych przedsiębiorców wiąże się z automatycznym usprawiedliwianiem każdej wady takiego oprogramowania. Biorąc jednak pod uwagę, że odpowiada on karnie za źle prowadzoną księgowość swojej firmy – warto bacznie przyjrzeć się, jakie niebezpieczeństwa wiążą się z użytkowaniem bezpłatnego oprogramowania. Przy darmowych programach warto:

• sprawdzić, jak często jest on aktualizowany (o ile w ogóle), czy aktualizacje są również bezpłatne;
• zorientować się, czy wychodzą nowe wersje tego oprogramowania;
• poznać opinie przedsiębiorców, którzy już korzystają z tego programu (np. poprzez fora internetowe);
• jak wyglądają warunki serwisowe (o ile są jakieś);
• jak wygląda pomoc: techniczna i merytoryczna (o ile jest jakaś).

Bardzo często okazuje się, że przedsiębiorca korzystający z darmowego oprogramowania jest zdany na własna intuicję i domyślanie się poszczególnych funkcji programu. Dobrze, o ile ten program działa, ale czasem pojawiają się błędy, które uniemożliwiają prawidłową pracę z takim oprogramowaniem lub (co gorsze) kasują zapisane w nim bazy danych. Jeśli program nie gwarantuje pomocy technicznej / serwisowej – błąd takiego oprogramowania będzie kosztował przedsiębiorcę wiele nerwów, a nierzadko i pieniędzy.

Dodatkowo przedsiębiorca sam musi sprawdzać, czy dostępne są aktualizacje tego programu i czy rozwiązania programu, z którego korzysta nadal są zgodne z wymogami prawa. Darmowa aplikacja przeradza się zatem w konieczność ciągłego śledzenia zmian w prawie. Tak czynność pochłania bardzo dużo czasu.

Komercyjne oprogramowanie

Biorąc powyższe zastrzeżenia względem programów bezpłatnych: część przedsiębiorców woli zapłacić za oprogramowanie na użytek firmy niż narazić się na tego typu nieprzyjemności. Pewnie zaliczają się do nich także Ci, którzy zawiedli się na darmowym oprogramowaniu. Dostawcy komercyjnego oprogramowania mają obowiązek dostarczania aktualizacji tak, by program był zgodny z obowiązującymi przepisami. Nie mają jednak obowiązku, by robić to nieodpłatnie. Dodatkowo - licencja, którą sprzedają jest przeważnie licencją udzieloną na jakiś z góry określony czas. Po upływie tego terminu przedsiębiorca, który chce nadal korzystać z danego programu księgowego jest zobowiązany przez producenta do przedłużenia licencji lub zakupu nowszej wersji (po niewiele obniżonej cenie). Przedsiębiorcy, którzy nie chcą tracić czasu na żmudne przenoszenie baz danych z jednego programu do innego z rezygnacją godzą się na taki stan rzeczy.

Zapłacisz jeszcze więcej

Serwis jest kolejnym atutem komercyjnego oprogramowania. Wsparcie techniczne jest dużą pomocą i bardzo ważną sprawą. Przekonał się o tym każdy, któremu program nie funkcjonował w sposób prawidłowy. Jednak producenci oprogramowania bardzo często oferują wsparcie techniczne tylko w początkowym okresie użytkowania danego programu. Później taka pomoc jest odpłatna.

Kolejną sprawą, na której producenci programów księgowych zarabiają to wsparcie merytoryczne. Czasem można odnieść wrażenie, że celowo komplikują oni panel użytkownika, aby Ci byli bardziej skłonni na skorzystanie w późniejszym czasie ze szkoleń dotyczących obsługi tego oprogramowania. Można także czasem spotkać się z możliwością merytorycznych (księgowych) porad dostępnych np. poprzez maila lub telefon. Jednak i ta opcja jest przeważnie dodatkowo płatna lub udostępniona za darmo jedynie na samym początku użytkowania danego programu. Później: użytkowniku radź sobie sam, ale płać nam jeszcze więcej.

Ograniczenia

Komercyjne oprogramowanie można zainstalować tylko i wyłącznie na określonej przez producenta liczbie komputerów. Tym samym ogranicza się także ilość jego użytkowników. Nawet jeśli jedna osoba korzysta z kilku komputerów (np. stacjonarny i przenośny) to i tak może mieć program tylko na jednym z tych komputerów.

Takie ograniczenie jest uciążliwe dla tych przedsiębiorców, którzy cenią sobie wygodę i elastyczność. Tradycyjne programy księgowe jeszcze nie potrafią spełnić tych oczekiwań. Biuro księgowe

To wszystko brzmi zniechęcająco i pewnie niejednemu przedsiębiorcy przeszło przez myśl, że może lepiej już zapłacić za usługi biura rachunkowe i mieć to wszystko z głowy. Ale nawet wtedy przedsiębiorca sam musi wystawiać rachunki i prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Biuro rachunkowe nie jest zatem rozwiązaniem zwalniającym z samodzielnego wywiązywania się z niektórych obowiązków księgowych.

Mając własne biuro księgowe trzeba i tak mieć aktualny program do wystawiania rachunków (odpłatny bądź nie), a później te rachunki zanosić / zawozić do swojego biura księgowego. Rozwiązanie dość uciążliwe i pochłaniające sporo czasu i pieniędzy. Szczególnie dlatego, że na przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT nie ciąży aż tyle obowiązków księgowych: musi wystawiać dowody sprzedaży, prowadzić ewidencję sprzedaży oraz KPiR. Po zatrudnieniu biura księgowego jedynie tego ostatniego nie będzie już musiał wykonywać osobiście. Niewielki jest to zysk za taką cenę.

Księgowość internetowa

Pojawiła się za to w Polsce księgowość internetowa. Są to aplikacje jak poRachunek, które zawierają zawsze aktualne rozwiązania z zakresu księgowości.

Serwisem skierowanym dla firm korzystających ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT jest poRachunek. Jest to aplikacja, z której można korzystać z każdego komputera podłączonego do sieci o każdej porze dnia i nocy. Dodatkowo poRachunek udostępnia profesjonalną pomoc, którą można uzyskać poprzez wysłanie zapytania droga e-mail.

poRachunek to baza kontrahentów oraz towarów i usług w jednym miejscu. Dzięki łatwemu i przyjemnemu w obsłudze panelowi użytkownika – sprawia on, że wystawianie rachunków możliwe jest dzięki kilku kliknięciom. Polubi to każdy przedsiębiorca, który ceni sobie swój czas. Za co docenisz poRachunek Ty?