Każdy podmiot gospodarczy, bez względu na wielkość czy też rodzaj prowadzonej działalności, jest zobowiązany do dokumentowania i ewidencjonowania swojej sprzedaży. Rodzaj dokumentu sprzedaży, jaki powinien wystawiać sprzedawca jest ściśle określony przepisami prawa. Dwoma podstawowymi rodzajami tychże dokumentów są rachunek oraz faktura VAT.

Kiedy faktura a kiedy rachunek? Faktura VAT, jest dokumentem, który wystawiają podmioty będące podatnikami VAT czynnymi. Podmiot gospodarczy zobowiązany jest do rejestracji jako podatnik VAT w sytuacji, gdy roczny dochód podatnika przekroczy 150.000. Wszelkie obowiązki, które musi spełnić podatnik dokumentujący swoją sprzedaż przy pomocy faktury VAT reguluje ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz.535). Natomiast wszelkie szczegółowe zasady wystawiania faktur zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. 1997 Nr 137 poz.926) do wystawienia rachunków zobowiązani są podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, nie będący podatnikami VAT czynnymi. Rachunek – wcześniej stosowane nazwa, to „rachunek uproszczony” – powinien posiadać zawierać elementy ściśle określone przepisami prawa. Rachunek powinien zawierać następujące informacje:

• Imiona i nazwiska, bądź nazwę lub firmę, wraz z adresem sprzedawcy lub wykonawcy usługi (osoby wystawiającej rachunek) oraz kupującego lub odbiorcy usługi (osoby odbierającej rachunek),
• Datę wystawienia dokumentu, wraz z kolejnym numerem identyfikacyjnym rachunek,
• Na dokumencie powinien być precyzyjnie określony rodzaj i ilość towarów, lub opis wykonanej usługi, oraz ich ceny jednostkowe,
• Każdy towar lub wykonana usługa, które obejmuje rachunek, powinny być wyszczególnione pod względem ilości, ceny jednostkowej i wartości całkowitej. Rachunek powinien zawierać również ogólną sumę należności od odbiorcy rachunku, wyrażoną w postaci liczbowej oraz słownie.

Należy zwrócić uwagę, że ustawodawca zrezygnował z obowiązku opisywania rachunku jako „ORYGINAŁ” lub „KOPIA”, a także ze stosowania odcisku pieczęci na dokumencie i podpisu. Zmiana ta została zapisana w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 9 lutego 2011 r.

Prawidłowe wystawienie rachunku jest niezwykle ważne. Na podmiot gospodarczy, który nie wystawi rachunku lub faktury za wykonanie świadczenie lub nie przechowuje on wystawionego dokumentu, może zostać nałożona kara do 180 stawek dziennych. Ustawodawca jest więc niezwykle surowy w tym względzie. Aby uniknąć przykrych konsekwencji wynikających z błędów przy wystawianiu rachunków, należy posługiwać się pewnym i profesjonalnym narzędziem, które zredukuje ryzyko wystąpienia takich błędów do zera.

Nie taki rachunek straszny… Z „poRachunkiem” Program „poRachunek” jest profesjonalnym narzędziem do wystawiania rachunków. Przy tym jest niezwykle prosty w użytkowaniu i posiada wiele funkcji ułatwiających prowadzenie działalności małym i średnim podmiotom gospodarczym. Aplikacja „poRachunek” przygotowana przez firmę inFakt to narzędzie, które pozwoli użytkownikowi na:

Wzór rachunku wystawionego w poRachunek.pl

• Bezbłędne wystawianie rachunków,
• Tworzenie bazy odbiorców,
• Monitorowanie stanu należności,
• Proste drukowanie dokumentów, eksport rachunków do formatu PDF i łatwe przesyłanie rachunków drogą mailową do odbiorcy,
• Dostęp do aplikacji dwadzieścia cztery godziny na dobę, poprzez przyjazny interfejs strony internetowej www.porachunek.pl,
• Aktualizacje formularzy rachunku na bieżąco, wraz ze zmieniającymi się przepisami prawa,
• Dostęp do pomocy technicznej.

Korzystanie z aplikacji „poRachunek” jest bardzo proste a we współczesnym prowadzenie biznesu optymalne rozwiązania, to rozwiązania nieskomplikowane ale skuteczne. Aplikacja firmy inFakt jest właśnie takim narzędziem. Dzięki niemu przedsiębiorca oszczędza swój czas, pieniądze i ma zagwarantowany spokojny sen, bez koszmarnych wizji niewłaściwie wystawionych rachunków.