Dokumentowanie sprzedaży towarów lub świadczenia usług jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Czynni podatnicy VAT wystawiają faktury VAT – dokumenty uwzględniające wartość podatku VAT należnego. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku przedsiębiorców nieposiadających tego statusu – zobowiązani są oni do wystawiania rachunków, a więc dokumentów nie zawierających podatku VAT.

Dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą, które nigdy nie miały do czynienia z księgowością, wystawianie faktur czy też rachunków, może być kłopotliwe. Najprostszym rozwiązaniem jest zatrudnienie księgowej. Jednakże wiele firm, a w szczególności te zaliczane do mikro i małych przedsiębiorstw, ze względów finansowych nie mogą pozwolić sobie na ponoszenie wysokich kosztów związanych z zatrudnieniem dodatkowego pracownika. Jedynym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest samodzielne wystawianie dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży bądź też świadczenie usług. Przedsiębiorca może skorzystać ze specjalnych programów. Na rynku istnieje cały szereg aplikacji umożliwiających wystawianie faktur VAT. Znacznie mniej jest aplikacji przeznaczonych dla przedsiębiorców nieposiadających statusu podatnika VAT.

Przedsiębiorca zobowiązany do wystawiania rachunków ma do wyboru kilka możliwości:

• może wypełniać druki ręcznie,
• może wypełniać druki komputerowo, np. w Excelu,
• może skorzystać ze specjalnych aplikacji.

Wypełnianie ręczne rachunków powoli odchodzi do przeszłości. Dlaczego? Powodów jest wiele. Najbardziej istotne z nich to:

• Podczas ręcznego wystawiania rachunku łatwiej jest popełnić błędy. Jeśli korzystamy z elektronicznej formy wprowadzania danych do rachunku, to w przypadku pomyłki wystarczy poprawić błąd. Natomiast w przypadku pomyłki w ręcznie wystawianym rachunku, jesteśmy zmuszeni do ponownego wypełniania dokumentu od nowa. Jest to bardzo czasochłonne zajęcie.
• W przypadku ręcznie wystawianych dokumentów, o czytelności rachunku decyduje głównie charakter pisma osoby wystawiającej. Bardzo często zdarza się niepoprawne odczytanie danych lub wartości. Natomiast drukowany dokument jest czytelny i nie budzi żadnych wątpliwości u odbiorcy.
• Często pomijane są niezbędne elementy, które rachunek powinien zawierać. W przypadku komputerowego wprowadzania – program sygnalizuje, że dane nie zostały wypełnione.
• Czas ręcznego wypisywania rachunku jest zdecydowanie dłuższy, aniżeli generowanie dokumentu w programie.

Wszystko przemawia na korzyść elektronicznego wystawiania dokumentów. Szczególnie interesującą propozycją na rynku są specjalne aplikacje przeznaczone do wystawiania rachunków, a więc dokumentów bez podatku VAT.

Ciekawym rozwiązaniem dla osób prowadzących działalność gospodarczą nie posiadających statusu podatnika VAT jest poRachunek.pl. Jest to innowacyjna aplikacja online, co szczególnie powinno zainteresować przedsiębiorców, ponieważ pozwala to na korzystanie ze wszystkich możliwości i funkcji programu wszędzie gdzie aktualnie przebywamy. Wymagany jest jedynie dostęp do Internetu. To doskonałe rozwiązanie szczególnie dla aktywnych przedsiębiorców, których praca nie ogranicza się do jednego biura. Zwykłe programy do wystawiania rachunków ograniczają przedsiębiorców, ponieważ dostęp do programu możliwy jest jedynie po zainstalowaniu programu na konkretnym komputerze. Nie ulega więc wątpliwości, iż rozwiązanie zastosowane w przypadku poRachunek.pl jest nowoczesne, oszczędzające czas i zdecydowanie bardziej wygodne dla przedsiębiorców.

Wystawianie rachunku w aplikacji poRachunek.pl jest niezwykle łatwe i szybkie. Aby się o tym przekonać, wystarczy jedynie bezpłatnie zarejestrować się na stronie www.porachunek.pl i zupełnie za darmo przetestować funkcje i możliwości aplikacji pod kątem swoich wymagań i oczekiwań. Aby wygenerować czytelny rachunek wystarczy zgodnie ze wskazówkami aplikacji, która prowadzi krok po kroku, uzupełnić wszystkie konieczne dane w poszczególnych blokach:

• DANE FIRMY. Ta część nie pojawi się, jeśli wcześniej uzupełniliśmy dane w ustawieniach. Jeśli dane uzupełniamy dopiero w trakcie wystawiania rachunku, zostaną one automatycznie zapisane i nie będzie konieczności ponownego ich wprowadzania.
• NUMER RACHUNKU. Kolejny numer nadawany jest automatycznie. Mamy jednakże możliwość zmiany formatu numeracji. Jest to bardzo istotne szczególnie w przypadku zmiany w trakcie roku. Mamy wtedy możliwość kontynuowania obecnie używanego formatu.
• KLIENCI I TERMINY. W bloku tym wypełniamy datę wystawienia, datę sprzedaży oraz termin płatności. Następny krok to uzupełnienie danych nabywcy. Dane nowych klientów zostają zapisane, z racji czego nie trzeba wprowadzać ponownie danych w przypadku wystawiania kolejnego rachunku – wystarczy wybrać klienta z listy. Program kontroluje wprowadzane przez nas dane.
• PRODUKTY. Wprowadzamy nazwę sprzedanego towaru bądź usługi oraz jego ilość i cenę jednostkową. Aplikacja sama wylicza wartość.
• PŁATNOŚCI. W tym miejscu, wybieramy jedynie walutę, jeśli jest inna aniżeli domyślna PLN. Ponadto określamy sposób płatności.
• PODPISY I UWAGI. Do wypełnienia pola: Sprzedawca, Odbiorca oraz Uwagi.
• Po wypełnieniu wszystkich danych, klikamy na ZAPISZ i pojawia się gotowy czytelny rachunek.
• Wystawiony rachunek możemy wydrukować, wysłać elektronicznie bezpośrednio do klienta, a jeśli preferujemy papierową formę rachunków – program daje możliwość wydruku koperty określonego formatu, uwzględniającą dane zawarte na rachunku.

Na podkreślenie zasługuje również rozwiązanie zastosowane w kwestii aktualizacji. Porachunek.pl uaktualnia dane bezpłatnie i zawsze na czas. Przedsiębiorca nie musi więc śledzić ciągle zmieniających się przepisów. Aplikacja zostanie automatycznie zaktualizowana w momencie zmiany przepisów, dzięki czemu mamy pewność, że wystawiane przez nas dokumenty są zgodne z obowiązującymi aktami prawnymi.

Zachęcam do bezpłatnej rejestracji i przetestowania aplikacji. To nic nie kosztuje, a być może okaże się to rozwiązaniem zgodnym z naszymi oczekiwaniami i wymaganiami. Aplikacja pozwala na zaoszczędzenie czasu, a ponadto ułatwia przedsiębiorcy wystawiania