Rachunek do wystawienia jest dla przedsiębiorcy zwolnionego z podatku od towarów i usług stałym elementem związanym z prowadzoną sprzedażą. Warto zadbać, aby wystawianie rachunków zajmowało jak najmniej czasu przedsiębiorcy.

Do wystawiania rachunków zobowiązani są Ci przedsiębiorcy, który są zwolnieni z podatku VAT. Dokumentują oni swoją sprzedaż poprzez wystawianie rachunków zwykłych. Są jednocześnie zobowiązani prawnie do przechowywania tychże aż do momentu, gdy minie okres przedawnienia podatkowego.

Dobrym programem do wystawiania rachunków są zainteresowani w szczególności:

1. Przedsiębiorcy tuż po zarejestrowaniu działalności gospodarczej, którzy zdecydowali się nie rezygnować z przysługującego im zwolnienia od podatku VAT.

2. Przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni przedmiotowo z podatku VAT. A w szczególności:

• a. Lekarze, którzy prowadzą prywatną praktykę,
• b. fundacje,
• c. stowarzyszenia,
• d. szkoły językowe,
• e. oraz inni przedsiębiorcy, którzy świadczą czynności zwolnione z VAT.

Wzór rachunku wystawionego w poRachunek.pl

Ci przedsiębiorcy najczęściej stają przed koniecznością wystawienia rachunku. Oczywiście pamiętać trzeba, że rachunek mogą wystawić także osoby, które nie mają zarejestrowanej działalności gospodarczej.

Zasady wystawiania rachunku

Przedsiębiorca, który nie posiada statusu podatnika VAT czynnego jest zobowiązany do dokumentowania swojej sprzedaży min. poprzez wystawianie rachunków. Taki przedsiębiorca musi znać regulacje prawne, aby prawidłowo móc wywiązać się z tego obowiązku. Przedsiębiorca wystawia rachunek na żądanie kupującego w terminie:

• 7 dni od daty wydania towaru, czy też wykonania usługi, jeśli żądanie pojawiło się przed tym terminem;
• 7 dni od daty pojawienia się żądania, jeśli nastąpiło to już po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi;

Jednocześnie – przedsiębiorca nie musi wystawić kupującemu rachunku, jeśli prośba o ten rachunek napłynęła później niż 3 miesiące od daty wydania towaru, czy też wykonania usługi.

Obowiązkowe elementy na rachunku

Sam wygląd rachunku (jego forma) nie jest regulowana prawnie. Inaczej rzecz się ma z elementami, które rachunek musi zawierać. Regulacje są konkretne, a wystawianie rachunku, który nie jest zgodny z tymi regulacjami grozi karą grzywny.

Rachunek musi zawierać:

• 1. kolejny numer;
• 2. datę wystawienia i datę sprzedaży, jeśli ta jest inna niż data wystawienia;
• 3. dokładne oznaczenie sprzedającego i kupującego poprzez podanie ich nazwisk (lub nazw firm) i adresów;
• 4. określenie ilości sprzedanego towaru (lub wykonanej usługi);
• 5. podanie ceny jednostkowej sprzedanego towaru (wykonanej usługi);
• 6. określenie w sposób liczbowi, jak i słowny ogólnej sumy należności.

Szybkie wystawienie rachunku

Wcześniej rachunki wystawiano na specjalnych papierowych blankietach. Jednak większość przedsiębiorstw jest już skomputeryzowana i stosuje elektroniczne formularze rachunku. Jest to o wiele szybszy sposób wystawiania rachunków. Wyglądają one tez o wiele bardziej profesjonalnie, ale przede wszystkim są bardziej przejrzyste i czytelne. A w dokumencie, który jest dowodem księgowym – jest to bardzo ważne.

Równie ważna (o ile nie najważniejsza) jest poprawne przeliczenie należności. Wypełniając druk odręcznie i samodzielnie go wypełniając, można popełnić błąd w przeliczeniach. Dlatego warto korzystać z automatycznie przeliczających się formularzy rachunku. Wtedy przedsiębiorca jest pewien, że kwota należności została obliczona poprawnie, a rachunek nie zawiera błędów.

Prostota

Należy zwrócić uwagę, czy rachunek można wystawić szybko i sprawnie. Liczy się bardzo przyjemny interfejs oraz intuicyjność obsługi panelu klienta. Panel ten musi być tak skonstruowany, aby nawet nowy użytkownik był w stanie od razu wystawić rachunek. Niestety często bywa tak, że przedsiębiorca zamiast od razu rozpocząć pracę z nowym programem, musi najpierw szukać potrzebnych mu funkcji i nauczyć się obsługi skomplikowanego programu. Na pewno taka sytuacja nie spotka użytkowników aplikacji poRachunek.

Rachunek w kilku krokach

Rachunek w poRachunek można wystawić w zaledwie kilku krokach. Można także skorzystać z opcji stworzenia bazy kontrahentów oraz bazy towarów i usług. Dzięki tym bazom nie trzeba po raz kolejny wpisywać kontrahenta, który ponownie dokonał u nas zakupów, nie trzeba tez tracić czasu na wpisywanie dostępnych u nas towarów i usług – wszystko można wprowadzić do nowego rachunku poprzez wybranie odpowiedniej pozycji z bazy.

Natomiast, jeśli mamy stałych klientów, którzy nabywają u nas te same produkty w podobnej ilości – można w poRachunek zdefiniować taki powtarzający się rachunek (nazwać np. nazwą kontrahenta) i przy kolejnej okazji – wystawić rachunek w kilku kliknięciach myszki. Rachunek z poRachunek:

• zaloguj się do poRachunek (lub zarejestruj za darmo);
• wejdź w zakładkę „RACHUNKI”;
• naciśnij przycisk „Wystaw rachunek”;
• uzupełnij wymagane pola formularza (jeśli klient znajduje się w bazie kontrahentów – wybierz go z rozwijanej listy; nazwa produktu pojawi się do wyboru, gdy tylko zaczniesz ją wpisywać)
• naciśnij przycisk „Zapisz”.

Teraz możesz wystawiony rachunek wydrukować, albo wysłać go bezpośrednio z poRachunek na skrzynkę e-mail klienta.

Pamiętaj, że nie ma już obowiązku podpisywania wystawionego rachunku, nie trzeba też na nim umieszczać swojej pieczęci. Możesz natomiast dostarczać rachunki do swoich klientów drogą elektroniczną. Jako wystawca rachunku masz też prawo przechowywać go w formie elektronicznej.

Już wiele firm doceniło poRachunek za prostotę użytkowania połączony z profesjonalnym wykonaniem. Sprawdź, jak poRachunek może pomóc w Twojej pracy.