Rachunek stworzony w programie excel może być bardzo wygodny w użyciu i ma wiele zalet. Komu i do jakich celów przyda się wystawianie rachunków w programie Excel z pakietu MS Office?

Aby korzystać z przygotowanego przez MS Office szablonu rachunku zwykłego trzeba mieć legalną nową wersję tego oprogramowania. Szablon można ściągnąć ze strony producenta. Druk taki jest prosty w użyciu i ceniony przez przedsiębiorców za automatycznie przeliczające się wartości. Jednak istnieją aplikacje do wystawiania rachunków, które oferują dużo więcej udogodnień niż jedynie przeliczanie danych.

Tani druk rachunku

Wiele firm korzysta dzisiaj z darmowej aplikacji biurowej Open Office, a nie można szablonów przygotowanych przez firmę MS Office używać bez posiadania licencji na użytek firmowy. Taka licencja musi być także dostosowana do ilości komputerów, na jakich oprogramowanie ma być zainstalowane.

Obecnie przedsiębiorca ma do dyspozycji o wiele lepsze rozwiązania oferujące automatycznie przeliczający się rachunek. Zakup drogiego pakietu firmowego, który można z powodzeniem zastąpić jego bezpłatną (i coraz lepszą) wersją, jest dla wielu firm zupełnie niepotrzebnym wydatkiem.

Trzeba jeszcze wspomnieć o jednym – wystawione w Excel (lub mu podobnych programach) rachunki są przeważnie mało ciekawe graficznie. Owszem – mogą one spełniać najważniejszą funkcję, jaką jest dokumentowanie sprzedaży. Jednak dla przedsiębiorcy równie ważne jest kreowanie wizerunku swojej firmy i sprawienie, aby klienci potrafili odróżnić jego przedsiębiorstwo od innych o podobnym charakterze. Nijaki rachunek na pewno nie ułatwi tego zadania.

Co na to prawo?

Można oczywiście korzystać z rachunków, które są dostosowane do darmowych aplikacji biurowych, jednak ich użytkownik musi sam dopilnować, czy taki ściągnięty z internetu druk jest zgodny z wymaganiami prawa.

Szablon dołączony do pakietu MS Office ma pomóc użytkownikowi prowadzącemu firmę. Jednak należy pamiętać, że jest to przede wszystkim aplikacja biurowa, a nie program księgowy. Zmiany w prawie (w tym wymogi odnośnie dokumentowania sprzedaży) zmieniają się szybciej niż przeciętny użytkownik zmienia oprogramowanie wykorzystywane w biurze (szczególnie te podstawowe).

Korzystając z takiego szablonu przedsiębiorca musi pamiętać o tym, by stale sprawdzać zmiany w obowiązującym prawie i ewentualnie dostosowywać posiadany szablon excel do wchodzących w życie zmian.

To samo dotyczy każdego innego druku, który przedsiębiorca ściągnie z internetu. Obowiązek aktualizowania go i kontrolowania, czy jest prawnie poprawny ciąży na przedsiębiorcy i to on musi szukać informacji odnośnie aktualnych wymogów wobec rachunku. Automatyczny rachunek w sieci

Przedsiębiorca nie będzie musiał pilnować zgodności rachunku z obecnym stanem prawnym, kiedy będzie korzystał z aplikacji, która zobowiązuje się do automatycznego dostosowywania go do obowiązujących przepisów prawnych.

Takie formularze dostępne są w aplikacjach oferujących księgowanie online. Dla przedsiębiorców wystawiających rachunki taką aplikacją jest poRachunek. Można z niego korzystać bezpłatnie, jeśli przedsiębiorca nie wystawia wielu dokumentów w ciągu miesiąca. Rachunek w poRachunek jest zawsze zgodny z wymogami prawa. Czuwają nad tym eksperci oferujący księgowość online. Użytkownik poRachunek może także w każdej chwili zadać pytanie związane z księgowością i ma pewność, że na jego e-maila odpowie wykwalifikowana księgowa, która podzieli się z nim swoją wiedzą.

Pomocna baza

Rachunek w poRachunek to nie tylko automatycznie przeliczający się formularz i pomoc księgowych, ale także spore przyspieszenie pracy dla przedsiębiorcy. Wystarczy, że choć raz wystawi rachunek konkretnemu klientowi, aby następny dla tego samego odbiorcy móc wystawić już bez konieczności wpisywania danych tego kontrahenta. Zostaną one zapamiętane w bazie kontrahentów, więc gdy po raz kolejny wystawia się rachunek – wystarczy wybrać klienta z rozwijanej listy.

Tak samo (poprzez stworzenie odpowiedniej bazy) można zautomatyzować dodawanie towaru lub usługi do rachunku wraz z ich ceną jednostkową. Jeśli natomiast podobny rachunek (dla tego samego odbiorcy, na ten sam towar lub usługę) wystawia się częściej – można zdefiniować taki rachunek i przy następnej okazji będzie trzeba tylko sprawdzić, czy jest na rachunku zaznaczona dobra data wystawienia i sprzedaży.

Wizerunek firmy

PoRachunek dba także o to, aby oferowane przez nie szablony oferowały możliwość nadania im indywidualnego charakteru. W tym celu poRachunek udostępnia użytkownikom możliwość wystawiania rachunku na jednym z dziewięciu szablonach kolorystycznych. Można także dodać do rachunku logotyp swojej firmy, a na pewno będzie on wyróżniał się spośród innych rachunków, które otrzymuje nasz klient od innych przedsiębiorców.

Kontrola płatności

Jest jeszcze coś innego, czego nie zaoferuje rachunek w programie Excel. Wystawiane rachunki trzeba kontrolować i sprawdzać, czy wszyscy kontrahenci wywiązują się terminowo z płatności. Jest dość uciążliwe. PoRachunek grupuje wystawione rachunki w grupy, których termin płatności jeszcze nie minął, które już zostały opłacone, a także takie, których termin płatności już minął. Dzięki temu przedsiębiorca ma stały wgląd i kontrolę nad płatnościami bez wkładania w to dodatkowego wysiłku, czy też czasu.

Właśnie z tego powodu tak wielu przedsiębiorców zdecydowało się na ułatwienie sobie pracy i skorzystanie z aplikacji poRachunek. Sprawdź ile czasu, Ty jesteś w stanie zaoszczędzić dzięki poRachunek.