Rachunek końcowy. Jak rozwiązywana jest kwestia zaliczek i dokumentów końcowych w przypadku przedsiębiorców wystawiających rachunki.

Rachunek końcowy

Bardzo wiele osób, które nie są związane z księgowością nie potrafi rozróżnić rachunków od faktur VAT traktując je na równi. W rzeczywistości jest tak, że są to dwa zupełnie odmienne dokumenty rodzące inne zobowiązania podatkowe. W przypadku rachunków jest to tylko podatek dochodowy, natomiast w przypadku faktur VAT oprócz podatku dochodowego, podatnik VAT rozliczyć musi również podatek VAT.

Rachunek końcowy?

Faktura końcowa wystawiana jest po wykonaniu usługi lub sprzedaży towaru w przypadku wystawienia wcześniej faktury zaliczkowej. Zaliczka jest zabezpieczeniem dla wykonawcy usługi, które nabywca wpłaca przed zrealizowaniem usługi. Zaliczka przed rozpoczęciem wykonywania usługi jest gwarantem dla wykonawcy, że w przypadku wycofania się ze zlecenia usługobiorcy, wykonawca otrzyma zwrot poniesionych kosztów. Z drugiej strony, kupujący nie musi wpłacać całej ustalonej kwoty przed otrzymaniem świadczenia.

Faktury zaliczkowe i końcowe

Wpłacona zaliczka rodzi obowiązek podatkowy w podatku VAT. Dlatego też wystawiona po otrzymaniu zaliczki faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym. Faktura końcowa natomiast wystawiona jest po wydaniu towaru lub zakończeniu śwwiadczenia usługi. W przypadku jednak wystawienia wcześniej faktury zaliczkowej, sumę wartości towarów lub usług, przedsiębiorca powinien zmniejszyć o wartość otrzymanych wcześniej zaliczek, zadatków lub rat. Pomniejsza się wtedy również wartość podatku o kwotę podatku wskazanego na fakturze (lub fakturach zaliczkowych).

Istotne jest w tym przypadku, aby na fakturze końcowej podane były numery faktur zaliczkowych, wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W przypadku, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto zamówienia, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury końcowej. Ponieważ otrzymana zaliczka nie generuje przychodu a otrzymana faktura zaliczkowa nie jest kosztem nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Dlatego też przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia VAT i wystawiający rachunki, nie wystawia ani rachunków zaliczkowych ani końcowych. Przedsiębiorcy wystawiają jedynie rachunki na żądanie kupującego (usługobiorcy) po wykonaniu usługi.

Wystawianie rachunków

Istnieje wiele sposobów na wystawianie rachunków za wykonane usługi. Przedsiębiorcy najczęściej wypełniają gotowe druki akcydensowe lub formularze pobrane z sieci. Takie rozwiązanie niestety nie jest najlepsze, gdyż wymaga ręcznego wypełniania każdego pola. Przy małej ilości dokumentów może jeszcze to zdaje egzamin, jednak przy większej ilości już nie.

Dla osób, które chcą usprawnić wystawianie rachunków dostępny jest poRachunek. Jest to aplikacja, która nie tylko umożliwia wystawianie rachunków, ale również pozwala nimi zarządzać. Zalety aplikacji poRachunek:

• nieograniczony dostęp do danych zapisanych w aplikacji – dzięki temu, że poRachunek jest aplikacją online, użytkownicy mogą z niego korzystać zawsze wtedy, gdy maja dostęp do internetu. Rachunek można więc wystawić w każdym miejscu i o każdej porze. Nie trzeba mieć przy sobie danych klienta ani pamiętać ostatniego numeru wystawianego rachunku. Wszystkie te informacje zapisane są w panelu użytkownika i można mieć do nich dostęp zaraz po zalogowaniu.
• Sprawne wystawianie rachunku – dzięki aktywnemu szablonowi, wystawienie rachunku zajmuje kilka minut. Aplikacja automatycznie wypełnia dane wystawiającego rachunek (jeśli dane firmowe zostały uzupełnione wcześniej w ustawieniach), klientów (jeśli są zapisani w bazie klientów) oraz produktów. Wystarczy jedynie określić ilość i sprawdzić cenę.
• Automatyczna numeracja – poRachunek nadaje automatycznie kolejny numer wystawianemu rachunkowi. Przedsiębiorca nie musi pamiętać, jaki numer był ostatni. Jest to niezwykle istotne zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że każdy rachunek musi mieć indywidualny kolejny numer nadany według ustalonego wcześniej sposobu.

Jeśli przedsiębiorca wystawia do trzech rachunków miesięcznie dla trzech kontrahentów, może korzystać z aplikacji za darmo. Jeśli jednak zdecyduje się na zakup abonamentu oprócz nieograniczonej ilości rachunków miesięcznie, będzie mógł edytować błędnie wystawione dokumenty. Zapraszamy do skorzystania za aplikacji poRachunek. To oszczędność czasu i pieniędzy!