Rachunek korygujący (jego druk) jest często poszukiwanym wzorem przez przedsiębiorców. Chciałoby się powiedzieć – mylić się jest rzeczą ludzką. I faktycznie coś w tym jest. Jednak rachunkowość to jest ta dziedzina, w której błędy nie są dopuszczalne.

Każdorazowo są one surowo karane (chyba, że odpowiednio szybko zostaną one naprawione).

Jak skorygować rachunek?

Niestety polskie ustawodawstwo nie doprecyzowało w sposób jasny i jednoznaczny, w jaki sposób można skorygować błędnie wystawiony rachunek. Pomocne w tym momencie jest zatem Postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego (sygnatura: PP II 443/1/362/55002/06), w którym to Naczelnik Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu wyjaśnia, jak powinien wyglądać rachunek korygujący. Najmądrzejszym zatem postępowaniem będzie trzymanie się wytycznych w/w postanowienia i zwracanie uwagi, czy wprowadzane zmiany w ustawodawstwie będą także dotyczyły sposobu korygowania rachunku. Rachunek korygujący powinien uwzględnić:

Wzór rachunku wystawionego w poRachunek.pl

• analogiczne dane, jak w przypadku rachunku pierwotnego (czyli: określenie sprzedającego i kupującego poprzez nazwisko / nazwę oraz adres; datę wystawienia, kolejny numer, określenie przedmiotu bądź usługi);
• wskazanie dokonanych zmian (przeważnie poprzez oddzielne rubryki „jest” i „powinno być”)

Inne sposoby

Należy zwrócić uwagę, że w proponowanym przez Naczelnika Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu rachunku korygującym koryguje się błędnie wpisane wartości (ilość bądź cena). Czasem jednak zdarza się tak, że błąd jest popełniony np. w nazwie którejś ze stron.

W takim przypadku dozwala się (choć żadne oddzielne przepisy tego nie definiują), aby anulować błędnie wystawiony rachunek. Można to zrobić na dwa sposoby. W celu anulowania rachunku należy:

• fizycznie odebrać od nabywcy kopii i odpowiednio go opisać (np. poprzez adnotację „anulowano z powodu…”) i pozostawić w aktach wystawcy oryginału rachunku oraz jego kopii;
• wystosować do nabywcy odpowiednie pismo / notę, w sytuacji kiedy odmawia on oddania kopii rachunku.

Kiedy przedsiębiorca korzysta z tej drogi skorygowania rachunku, a zmianie ulegają także wartości (np. zmniejszono lub zwiększono cenę) musi on wystawić (w zależności od zmiany): notę uznaniową albo obciążeniową. Nota ta jest pismem, w którym wystawca rachunku uznaje albo obciąża nabywcę odpowiednią kwotą w związku ze sprzedażą towaru czy też wykonaniem usługi udokumentowanej rachunkiem.

W przypadku stwierdzenia pomyłek w treści można skorygować rachunek poprzez wystawienie (i przesłanie) do nabywcy odpowiedniej noty. Powinna ona zawierać dane pozwalające na poprawne zidentyfikowanie rachunku, a także treść korygowaną i treść prawidłową Pamiętać trzeba, że od 17 grudnia 2005r. wystawienie rachunku niezgodnie z przepisami (czyli wadliwe) karane jest grzywną. Brak jednoznacznych przepisów odnośnie korygowania rachunków nie zwalnia jego wystawcy z odpowiedzialności karnej skarbowej. Dzieje się tak dlatego, że brak wyraźnej podstawy prawnej nie może być uważany za brak możliwości skorygowania błędnie wystawionego rachunku ordynacyjnego. Błędnie wystawiony rachunek nie tylko powinien, ale i musi być skorygowany.

Ważne: czytelność oryginalnej wersji i jasność zmian Zupełnie inaczej niż w przypadku faktury: dopuszcza się nawet ręczne przekreślenia zaistniałych błędów na rachunku. Przekreślenia te muszą być dokonane w taki sposób, aby pozwalały na odczytanie pierwotnego tekstu (lub liczby). Tak odręcznie zrobiona korekta musi zostać potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

A co ze wpisem do KPiR?

Samo anulowanie rachunku i wystawienie nowego nie rozwiązuje do końca sprawy. Po tak dokonanej korekcie przedsiębiorca jest w posiadaniu dwóch różnych rachunków na ten sam towar (usługę). Rozwiązaniem jest wprowadzenie noty uznaniowej bądź obciążeniowej. Taki dokument wpisuje się także do Księgi Przychodów i Rozchodów.

Przyjęło się też, by rachunek (po odebraniu kopii, która była w posiadaniu nabywcy) anulować poprzez drugi rachunek, który zawiera analogiczne dane, co ten pierwotny z adnotacją „anulowano” lub „zwrot” i kwotą minusową. Po tej operacji należy wystawić kolejny rachunek – tym razem z prawidłowymi danymi.

Niepewne prawo

Jak długo będziemy mieli do czynienia z tak niepewnymi i niejasnymi prawnymi ustaleniami odnośnie korekty rachunków? Trudno na to pytanie odpowiedzieć. Trzeba zatem na bieżąco sprawdzać aktualizacje i kontrolować, czy wystawianie rachunku korygującego jest nadal zgodne z prawem, a jeśli tak to czy nie powstała nowa interpretacja obowiązujących przepisów (lub czy nie wprowadzono nowych przepisów).

Dla przedsiębiorcy oznacza to żmudne siedzenie i pilnowanie zmian w ustawach. Jest to uciążliwa sytuacja, gdyż z jednej strony przedsiębiorca nie będący podatnikiem VAT (a więc dokumentujący sprzedaż towarów i usług za pomocą rachunków) nie ma przeważnie potrzeby korzystania z biura rachunkowego – jest to druga usługa, bez której nowopowstała firma może się obejść.

Z drugiej strony: niepewne i skomplikowane przepisy sprawiają, że przedsiębiorcy boją się prowadzić samodzielnie księgowości swojej firmy. Darmowe programy nie zawsze są aktualizowane, a te odpłatne są po prostu drogie i wymagają dodatkowej opłaty przy każdej aktualizacji oprogramowania. Taki przedsiębiorca nie może też liczyć na wzory druków udostępnianych w internecie – są one bardzo często nieaktualne i nie zawierają informacji, w którym roku zostały stworzone.

Czy rachunek może być przyjazny?

Wydawać by się mogło, że brak jednoznacznych przepisów w sprawie wystawiania rachunków (tu: korygujących) może zniechęcić część przedsiębiorców do skorzystania ze zwolnienia z podatku VAT. Przepisów określających procedury wystawiania faktury VAT, jej korekty oraz wszystkiego tego, co obowiązuje płatnika VAT jest bardzo dużo (niektórzy twierdzą, że aż za dużo). Jednak nawet skomplikowane prawo jest dla przedsiębiorcy pewniejsze niż mgliste przesłanki ustawy, która w niektórych miejscach milczy. Dużo łatwiej jest też znaleźć pomoc skierowaną do płatników VAT.

Księgowość online także była przez długi okres czasu adresowana głównie do płatników VAT. Na szczęście nie wszyscy skupili się tylko i wyłącznie na podatnikach VAT. Powstały także serwisy poświęcone tylko i wyłącznie przedsiębiorstwom zwolnionym od obowiązku VAT. Jednym z takich serwisów jest porachunek.pl.

Nowe przepisy (Rozporządzenie Ministra Finansów z 9 lutego 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach - Dz.U. nr 40, poz. 204 ) zwalniające podatnika z konieczności podpisywania rachunku (oraz zamieszczania na nim napisów: „ORYGINAŁ” oraz „KOPIA”) w większym stopniu ułatwiły korzystanie z serwisów typu porachunek.pl.

Wystarczy zatem zarejestrować się w systemie (za darmo) i w przeciągu kilku minut stworzyć poprawny rachunek. Program ten pilnuje, czy wszystkie wymagane pola zostały poprawnie wypełnione - nie pozwoli zatem na błędne wpisanie numeru NIP czy też kodu pocztowego. Taki „strażnik” z pewnością uchroni przedsiębiorcę przez niektórymi pomyłkami przy wystawianiu rachunku. Tym samym – nie będzie on tak często potrzebował korzystać z rachunku korygującego.

Rejestracja w porachunek.pl jest całkowicie bezpłatna. Można też za darmo wystawić do trzech rachunków w miesiącu. Sprawdź zatem jak łatwo i szybko można wystawić rachunek w porachunek.pl