O ile faktury VAT mogą być korygowane, to taka sama operacja w przypadku rachunków napotyka już na poważne ograniczenia.

Zgodnie z przepisami korekty rachunków nie są możliwe, stąd podatnik powinien być bardziej uważny przy ich wystawianiu. Mimo tak restrykcyjnych zasad, istnieją metody eliminowania pewnych błędów i nieprawidłowych dokumentów z obrotu.

Rachunek korygujący a anulowanie rachunku

Najprostszą możliwą metodą usunięcia błędnego rachunku jest jego anulowanie. Powinno ono nastąpić jednak wyłącznie w przypadku, gdy dokument nie został wprowadzony do obrotu, zatem nie był wydany kontrahentowi.

Za moment wydania rachunku uznać należy przekazanie rachunku bezpośrednio, odbioru dokumentu przesłanego za pośrednictwem poczty lub też wydanie go osobie działającej w imieniu nabywcy (np. jego pracownikowi). Po wydaniu dokumentu nie istnieje już możliwość jego anulowania, rachunek został bowiem wprowadzony do obrotu.

W praktyce anulowania dokonuje się poprzez przedarcie obu egzemplarzy rachunku i wystawienie w jego miejsce poprawnego dokumentu z tym samym numerem. Taka procedura jest jednak błędna. Anulowanie rachunku powinno nastąpić poprzez skreślenie treści dwóch kopii dokumentów, a następnie opisanie ich treści („anulowano, ponieważ...”) i dołączenie całości do dokumentów księgowych firmy.

Co istotne, nie można anulować rachunku po jego wydaniu nawet jeśli czynność, którą dokument potwierdza nie miała faktycznie miejsca lub zlecenie zostało anulowane. Takie sytuacje należy korygować wystawiając odpowiednie noty uznaniowe.

Rachunek korygujący a noty uznaniowe

W przypadku, gdy cena lub wartość świadczenia uległa zmianie po wystawieniu rachunku podatnik nie może sporządzić jego korekty. Zastosuje w takim przypadku noty uznaniowe lub obciążeniowe, którymi ustali prawidłową wartość końcową transakcji.

Istnieją jednak zdania przeciwne wskazujące na poprawność rachunków korygujących, np. w interpretacji o sygn. akt PP II 443/1/362/55002/06, Naczelnik Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego wskazał, że: „sposób korygowania rachunku nie został przez ustawodawcę doprecyzowany.

Mając jednak na uwadze odrębność faktury i rachunku, w ocenie Organu podatkowego, przy braku wyraźnego odesłania, brak jest podstaw do stosowania przepisów dotyczących korygowania faktur w odniesieniu do korekt rachunków.

Jako że rachunek jest dokumentem odzwierciedlającym zdarzenie gospodarcze w zakresie danych wskazanych w powyższych przepisach, zdaniem Naczelnika Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu, rachunek korygujący powinien zawierać dane analogiczne jak w przypadku rachunku pierwotnego, ze wskazaniem dokonywanych zmian, w sposób umożliwiający odtworzenie przebiegu transakcji i jej ostatecznego kształtu. Stanowisko Podatnika, iż korekta rachunku powinna odpowiadać treści korekty faktury, tj. zawierać m. in. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, uznać zatem należy za nieprawidłowe”.

Jeżeli rachunek wystawił kontrahent, a prośba o wystawienie takich not nie przynosi skutku, należy wystąpić do niego z notą, wskazującą popełnione błędy. Nie jest to jednak dokument równoważny nocie korygującej, wystawianej standardowo do faktury VAT. Nota taka powinna wskazywać zakres korygowanych elementów rachunku, precyzować dokument, którego dotyczy oraz podmioty, które zawarły transakcję dokumentowaną korygowanym drukiem.

Błędy w treści rachunku a rachunek korygujący

W przypadku błędów w treści rachunku, dotyczących w szczególności danych stron czy nazwy transakcji strony powinny dokonać korekty dokumentu odpowiednim oświadczeniem podpisanym przez nabywcę i sprzedawcę oraz podpiętym pod błędny rachunek. Tę samą moc prawną posiadać będzie fizyczna korekta samego dokumentu – możliwe do odczytania skreślenie niewłaściwych danych i wpisanie w ich miejsce danych prawidłowych z podaniem daty dokonania zmiany i podpisami obu stron transakcji.

Rachunek korygujący druk w poRachunek

PoRachunek jest aplikacją umożliwiającą szybko i prosto wystawianie rachnków. Twórcy aplikacji skoncentrowali działania na tym, by użytkownik wystawiając dokument wykonał to szybko i bezbłędnie. Program automatycznie numeruje dokumenty, a także posiada kalkulator sumujący wartości podawane na rachunku.

Program nie posiada opcji wystawiania rachunków korygujących czy not korygujących rachunki. Jego zadaniem jest przeprowadzenie użytkownika przez proces sporządzenia dokumentu podstawowego tak, by jego korekta konieczna była w możliwie niewielkiej liczbie przypadków.