Obowiązujące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przepisy prawa nie określają w jaki sposób wystawca rachunku powinien korygować treść dokumentu. Jeśli zaistniała sytuacja, w której wystawiono rachunek potwierdzający wydanie towaru/wykonanie usługi, podczas gdy do takiego zdarzenia gospodarczego faktycznie nie doszło, wystawiony rachunek podlega anulowaniu.

Odbywa się to poprzez fizyczne odebranie kopii od nabywcy, któremu dostarczyliśmy dokument i opatrzeniu rachunku stosownym dopiskiem (np. „rachunek anulowano z uwagi na...”), należy przy tym dodać, że oryginał oraz kopia rachunku pozostają w archiwum wystawcy. Natomiast druga możliwość polega na wystosowaniu do nabywcy odpowiedniego pisma (tzw. noty).

Tak należy postąpić w sytuacji, gdy odbiorca odmawia wydania kopii rachunku. Nota znajduje zastosowanie np. w przypadku gdy już po wystawieniu rachunku doszło do zmniejszenia albo podwyższenia ceny towaru/usługi. W takiej sytuacji wystawia się kolejno notę uznaniową albo obciążeniową. Jest to pismo, w którym wystawca rachunku uzna (nota uznaniowa) albo obciąży (nota obciążeniowa) nabywcę właściwą kwotą w związku ze sprzedażą towaru czy wykonaniem usługi, której dotyczy rachunek.

Korekty rachunku należy też dokonać w sytuacji, gdy wystawca stwierdził, że doszło do pomyłki w treści wystawionego przez siebie dokumentu. W celu prawidłowej korekty rachunku należy pamiętać o zawarciu w nim danych umożliwiających zidentyfikowanie korygowanego dokumentu. Można tego dokonać poprzez skreślenie tekstu lub liczby podlegającej korekcie, w taki sposób, by tekst lub liczba pierwotna pozostawały czytelne a następnie wpisanie tekstu lub liczby poprawnej; na rachunku powinny też figurować data i podpis osoby dokonującej poprawki w jego treści.

Skutki wadliwie skorygowanego dokumentu

W myśl obowiązujących w Polsce przepisów, wystawienie faktury lub rachunku niezgodnie z prawem podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. Nieprzechowywanie faktur lub rachunków oznacza karę grzywny również do 180 stawek dziennych. Ta sama stawka obowiązuje w przypadku niewystawienia dokumentu za wykonane świadczenia. Natomiast grzywna w wysokości nawet do 240 stawek dziennych grozi za wystawienie faktury lub rachunku w sposób nierzetelny.

Tego rodzaju sytuacji najlepiej uniknąć. Należy pamiętać, że do pomyłek najłatwiej dochodzi tam, gdzie mamy do czynienia z częstym wypełnianiem treści dokumentów np. w sytuacji gdy wystawca rachunku każdorazowo wprowadza dane odbiorcy do dokumentu lub własnoręcznie wprowadza pozostałe elementy rachunku. Idealnym rozwiązaniem może być aplikacja zarządzająca wystawianiem rachunków i obsługą płatności. Tego rodzaju programem jest aplikacja poRachunek dostarczana przez firmę inFakt.

Sposób na poprawne wystawianie rachunków – program poRachunek

Program nie tylko ułatwia i przyspiesza wystawianie rachunków – dzięki niemu podatnik prowadzący działalność gospodarczą nie musi zapoznawać się z przepisami prawno-podatkowymi mającymi zastosowanie przy wystawianiu tego rodzaju dokumentów – wszelkie informacje, które należy podawać (por. Rozporządzenie ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373) zawarte są w szablonie dostępnym w programie. W celu wystawienia rachunku, po zalogowaniu do aplikacji, należy wybrać klienta, terminy, dodać towar lub usługę a następnie wpisać jej wartość. Po kliknięciu „Ustawień”, istnieje też możliwość personalizowania posiadanych rachunków a także wyboru jednej z wersji kolorystycznych.

Porachunek gwarantuje bezpieczeństwo i prywatność danych klientów i użytkowników. Korzystają z niego przedsiębiorcy mający na względzie usprawnienie pracy w firmie, a także troskę o czas klienta – rachunek można bowiem wystawić już w ciągu 30 sekund w każdym miejscu i o każdej porze, jedynym warunkiem jest posiadanie komputera z dostępem do Internetu. Program współpracuje z najpopularniejszymi na rynku przeglądarkami internetowymi: Internet Explorer 6.0, 7.0, 8.0, Firefox, Safari, Chrome, Opera. Nie bez znaczenia są też korzyści wizerunkowe – korzystając z programu kreujemy wizerunek profesjonalnej firmy, wykorzystującej możliwości nowoczesnych narzędzi informatycznych. Aplikacja firmy inFakt jest skuteczną alternatywą dla tradycyjnego wystawiania rachunków, umożliwia też przyspieszenie otrzymywania płatności za wykonane usługi/sprzedane produkty. Teraz nowi klienci mogą osobiście przekonać się o wygodzie obsługi i przydatności programu testując go zupełnie za darmo. W tym celu należy się zarejestrować - zakładanie konta w poRachunku to tylko kilka sekund.

Z usług inFaktu, w tym z programu do wystawiania faktur VAT, skorzystało już ponad 100 tys. klientów biznesowych. Firma jest znanym twórcą i dostawcą profesjonalnych rozwiązań online.