Rachunek jest formą udokumentowania sprzedaży, którą wykazuje się w KPiR. Tą formą ewidencjonowania sprzedaży posługują się przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT.

Pierwsze decyzje przy zakładaniu firmy

Bardzo często osoby, które dopiero rozpoczynają prowadzenie własnej działalności gospodarczej, nie są do końca świadome, jaki wpływ na funkcjonowanie ich przedsiębiorstw mają decyzję podejmowane podczas rejestrowania firmy. Wybiera się wtedy formę opodatkowania oraz zobowiązuje do prowadzenia odpowiedniej do tej formy księgi podatkowej. Przed rozpoczęciem działalności (nie później niż z datą uzyskania pierwszego przychodu) przedsiębiorca może także zrezygnować z przysługującego mu zwolnienia z obowiązku płacenia podatku od towarów i usług (VAT).

Przeważnie przedsiębiorcy decydują się na opodatkowanie wg skali (na zasadach ogólnych), a więc są oni zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Nieco bardziej kłopotliwa jest kwestia podjęcia decyzji, czy warto być podatnikiem podatku VAT, czy też nie. Na pewno – przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na skorzystanie ze zwolnienia, będą mieli mniej obowiązków księgowych, a prowadzenie księgowości na własną rękę będzie dla nich o wiele łatwiejsze.

Dokumenty księgowe

Trzeba już na samym początku odróżnić dokumenty, które może wystawiać podatnik rozliczający się z VAT od tych dokumentów, które wystawia przedsiębiorca zwolniony z podatku VAT. Podatnik VAT wystawia:

• faktury VAT;
• fakturę korygującą (jeśli był wystawcą pierwotnej faktury);
• paragon fiskalny (kiedy ewidencjonuje sprzedaż poprzez kasę fiskalną).

Przedsiębiorca zwolniony z VAT wystawia:

• rachunek zwykły;
• rachunek korygujący;
• paragon (o ile prowadzi ewidencję sprzedaży za przy pomocy kasy fiskalnej).

Wygląd i zawartość tych dokumentów różni się od siebie w stopniu wysokim, dlatego ważne jest aby je umieć prawidłowo zaklasyfikować i nazwać.

Inną ważną różnicą w obowiązkach podatnika VAT i podmiotu zwolnionego z VAT jest obowiązek prowadzenia rejestru na potrzeby podatku VAT (rejestr jest prowadzony przez podatnika tego podatku). Nievatowiec prowadzi rejestr sprzedaży uproszczony.

Obowiązki przedsiębiorcy zwolnionego z VAT

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek rzetelnego prowadzenia ewidencji sprzedanych towarów i usług. Ponosi także karną odpowiedzialność za nieprawidlowo wystawione dowody sprzedaży (czyli w tym przypadku – rachunki). Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach ogólnych (wg skali) lub podatek liniowy mają także obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (w skrócie: KPiR).

Dla jasności trzeba także zaznaczyć (o ile nie jest to dla czytelnika oczywiste), że przedsiębiorca zwolniony podatku od towarów i usług (VAT) nie stosuje cen brutto i netto. Ceny te są oznaczeniem ceny przed (netto) i po (brutto) opodatkowaniu podatkiem VAT. W przypadku, gdy przedsiębiorca nie jest podatnikiem VAT – nie opodatkowuje on swoich towarów (bądź usług) podatkiem VAT, a więc nie ma tu możliwości zaistnienia cen brutto i netto.

Wystawianie rachunku

Poprawne wystawienie rachunku jest podstawą, aby prawidłowo móc prowadzić ewidencję sprzedanych towarów i usług, a także KPiR. Kwestia ta jest o tyle istotna, że przedsiębiorcę, który wystawia rachunki w sposób wadliwy (czyli niezgodny z wymogami prawa) można ukarać dotkliwą grzywną. Przepisy prawa jasno określają elementy, które muszą się znaleźć na wystawianym przez przedsiębiorcę rachunku. Warto zatem zadbać, aby taki rachunek był zgodny z tymi przepisami.

Obowiązkowe elementy na rachunku wyznacza Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 :

• kolejny numer rachunku;
• data wystawienia rachunku;
• data sprzedaży (o ile jest inna niż data wystawienia);
• imię i nazwisko bądź nazwę / oznaczenie: sprzedawcy oraz nabywcy wraz z ich adresami;
• Odpowiednio wyraz „Oryginał” lub „Kopia”
• opis sprzedanego towaru lub usługi;
• określenie w sposób dokładny ilości sprzedanego towaru lub wykonanej usługi;
• cena jednostkowa sprzedanego towaru bądź wykonanej usługi;
• suma kolejna należności (przedstawiona w sposób liczbowy oraz słowny);
• Czytelny podpis oraz pieczęć (jeśli się nią posługuje) wystawcy rachunku

Ważną informacją jest to, że od 9 lutego 2011 roku nie ma już obowiązku podpisywania rachunku przez wystawcę dokumentu, nie musi też na nim widnieć odcisk pieczęci sprzedawcy. Rachunek nie musi też od tego czasu zawierać rozróżniającej kopie od oryginału. Możliwe jest także wysyłanie rachunku do odbiorcy drogą elektroniczną.

Zmienne prawo

Przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT i prowadzą książkę przychodów i rozchodów bardzo często rezygnują z usług biura rachunkowego do prowadzenia ich dokumentów księgowych. Mają oni świadomość, że dokumentów tych nie ma dużo, a usługi biur rachunkowych są nieproporcjonalnie do tego wysokie.

Jedynym problemem, z jakim musi się zmierzyć przedsiębiorca decydujący się na samodzielne prowadzenie księgowości firmy jest dynamicznie zmieniające się prawo. Przepisów ustalających obowiązki przedsiębiorców jest bardzo dużo i zmieniają się one w miarę często. Przedsiębiorca, aby być zawsze na bieżąco z tymi zmianami, musi poświecić część czasu na szukanie nowelizacji i sprawdzanie, jaki wpływ mają one na jego firmę. Właśnie wtedy odczuwa on dotkliwie brak fachowej pomocy księgowej.

Druk z internetu

Oczywiście można sobie poradzić także korzystając z bezpłatnych druków zamieszczonych w internecie oraz licząc, że informacje o ważnych dla przedsiębiorcy zmianach będą szeroko opisywane na wielu różnych portalach. Nie zmienia to jednak faktu, że przedsiębiorca nadal musi samodzielnie śledzić te serwisy i sprawdzać, czy druk (np. rachunku), który posiada jest nadal aktualny. Zyskuje on tylko tyle, że informacja o nowelizacji na popularnym serwisie dla firm może być przedstawiona w o wiele łatwiejszym w odbiorze języku.

Dla bardziej wymagających

Jednak nie wszyscy uważają, że trzeba wybierać między drogim biurem rachunkowym a ślęczeniem nad przepisami. Ci, którzy tak uważają – mają rację.

Istnieje jeszcze inny sposób prowadzenia księgowości – tym sposobem jest księgowość online. Łączy on najlepsze cechy biura księgowego i prowadzenia księgowości na własną rękę. Do przedsiębiorców, którzy nie są podatnikami podatku VAT jest skierowany odrębny portal: jest nim poRachunek.

PoRachunek to fachowa pomoc, zawsze aktualne rozwiązania księgowe i duża elastyczność w używaniu (wszędzie tam, gdzie jest internet). Można zatem za darmo korzystać z fachowej aplikacji dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Sprawdź, jak to działa.