Usługi budowlane świadczone są zarówno przez duże podmioty, obsługujące duże inwestycje, zatrudniające całe ekipy fachowców z branży budowlanej, jak też i drobnych przedsiębiorców świadczących usługi budowlane samodzielnie, specjalizujących się tylko w wybranym zakresie tych usług, np. malowaniu pomieszczeń.

Usługobiorcami tych ostatnich są zarówno duże firmy budowlane, które pozyskują w ten sposób podwykonawców, jak też prywatne osoby. Zarówno jedni, jak i drudzy mogą być zainteresowani otrzymaniem dokumentu potwierdzającego wykonanie usługi, np. malowania. Jaki dokument powinien wystawić więc malarz?

Jaki dokument od malarza – faktura VAT czy rachunek?

W zależności od tego czy malarz jest podatnikiem VAT czynnym czy też korzysta ze zwolnienia z tego podatku, nabywca usługi otrzyma fakturę VAT lub rachunek uproszczony. Każdy przedsiębiorca, który zarejestrował się w urzędzie skarbowym jako czynny podatnik VAT, ma obowiązek potwierdzać wykonaną przez siebie usługę wystawiając fakturę VAT. Jedynym wyjątkiem są usługi wykonywane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

W tym wypadku fakturę VAT wystawia się tylko na żądanie tych osób. Brak obowiązku wystawienia faktury VAT nie oznacza jednak, że nie należy doliczyć do ceny usługi podatku VAT. Jeśli malarz współpracuje głównie z innymi firmami z branży budowlanej bądź obsługuje rynek przedsiębiorstw, wówczas doliczenie podatku VAT zwykle nie wpływa na konkurencyjność cen za jego usługi, ponieważ wiele firm – o ile są podatnikami VAT czynnymi – ma możliwość odliczenia tego podatku. Jednak dla malarza świadczącego swoje usługi głównie dla osób prywatnych, opodatkowanie sprzedaży podatkiem VAT oznacza zwykle podwyższenie ceny końcowej dla nabywcy lub obniżenie przychodu netto. Z tego powodu wielu przedsiębiorców obsługujących klientów prywatnych decyduje się na korzystanie ze zwolnienia z podatku VAT. Jeśli zajdzie potrzeba udokumentowania takiej usługi, przedsiębiorca taki może wystawić dokument, który określany jest przez przepisy podatkowe jako RACHUNEK.

Kiedy malarz powinien wystawić rachunek?

Rachunek, inaczej niż faktura VAT, nie jest dokumentem wystawianym obowiązkowo do każdej sprzedaży. Przedsiębiorca jest zobligowany do jego wystawienia jedynie na prośbę nabywcy usługi i to tylko wtedy, gdy nabywca zwróci się z taką prośba w odpowiednim terminie. Generalnie ustawodawca przewidział 7-dniowy termin na wystawienie rachunku liczony od dnia:

• wykonania usługi, jeśli nabywca poprosił o niego przed wykonaniem usługi,
• zgłoszenia prośby o wystawienie rachunku, jeśli miało to miejsce już po wykonaniu usługi.

Natomiast wystawienie rachunku na prośbę nabywcy zgłoszoną po upływie trzech miesięcy od dnia wykonania usługi, nie jest już obowiązkowe, a zależy tylko od dobrej woli przedsiębiorcy.

Bez względu jednak na termin zgłoszenia żądania, rachunek – podobnie jak faktura VAT – powinien potwierdzać usługę wykonaną, a nie mająca nastąpić dopiero w przyszłości.

Jakie informacje należy ująć na rachunku?

Przepisy podatkowe dokładnie określają zakres informacji, jaki powinien znaleźć się na rachunku. Tak więc malarz wystawiający rachunek za swoją usługę powinien zamieścić na nim co najmniej:

• numer kolejny rachunku i datę jego wystawienia,
• imiona i nazwiska lub nazwy usługodawcy i usługobiorcy oraz ich adresy,
• nazwę usługi, np. „usługi malarskie w budynku przy ul. …”
• zakres usług,
• cenę jednostkową oraz wartość sprzedaży podaną słownie oraz w formie liczbowej.

Powyższe elementy stanowią pewne minimum, które musi znaleźć się na każdym rachunku. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wystawca rachunku zamieścił też inne informacje, jak np. warunki płatności i numer rachunku bankowego. Od 11.03.2011 r. nie ma już obowiązku zamieszczania na rachunku podpisu wystawcy ani odcisku pieczęci, a także oznaczania rachunku słowami „oryginał” i „kopia”.

Porachunek.pl, czyli proste wystawianie rachunków.

Rachunki można wystawiać ręcznie wykorzystując do tego gotowe formularze dostępne w sklepach papierniczych lub Internecie. Można też sięgnąć po bardziej przydatne narzędzie, jakim jest program do wystawiania rachunków. Co daje taki program:

• gotowe formularze rachunków,
• automatyczne wyliczanie wartości sprzedaży,
• możliwość korzystania z baz danych kontrahentów oraz towarów i usług.

Serwis porachunek.pl daje Ci jednak dużo więcej:

• łatwy sposób przeglądania i wyszukiwania wystawionych rachunków,
• dostęp do aplikacji on-line 24 godziny na dobę,
• możliwość monitorowania płatności za rachunki,
• wydruk lub zapis rachunku w formacie PDF i jego przesłanie do kontrahenta drogą elektroniczną.

Jeśli więc chcesz uprościć sobie proces wystawiania rachunków i lubisz mieć porządek w dokumentach firmowych, poRachunek.pl jest narzędziem idealnym dla Ciebie. Sprawdź nasza ofertę i wybierz pakiet najlepiej dostosowany do Twoich potrzeb.