Przedsiębiorca niebędący czynnym podatnikiem podatku VAT, aby móc ująć zakup produktów od rolnika w ewidencji podatkowej, potrzebuje odpowiedniego dokumentu potwierdzającego taką transakcję.

Rachunek jako dowód zakupu produktów rolnych

Jednym z prawidłowych sposobów udokumentowania dokonanych zakupów od rolnika jest wystawienie przez niego rachunku.

Treść ordynacji podatkowej nie nakłada obowiązku wystawiania rachunków rolników dokonujących sprzedaży swoich produktów, które pochodzą z ich własnej uprawy czy hodowli, nieprzetworzone w sposób przemysłowy i jeśli sprzedaż ta ma miejsce w obrębie tej uprawy lub hodowli.

Brak takiego obowiązku nawet w przypadku żądania nabywcy nie oznacza, że rolnicy takich rachunków wystawić nie mogą. Wyjątkiem są rolnicy sprzedający swoje wyroby w stałych punktach sprzedaży, znajdujących się poza obrębem produkcji rolnej, którzy muszą wystawiać rachunki na zgłoszone żądanie kupującego. Kiedy takie żądanie nie ma w ogóle miejsca lub zostało ono zgłoszone po 3 miesiącach od dnia wydania produktów rolnych, taki rolnik nie ma już konieczności wystawienia rachunku.

Obowiązkowe elementy rachunku za produkty rolne

Rolnik sporządzający ten dokument powinien zawrzeć następujące informacje:

• oznaczenie rachunku numerem i datą jego wystawienia,
• dane osobowe rolnika i nabywcy (imię i nazwisko bądź nazwa i adres),
• rodzaj i ilość sprzedawanych produktów rolnych a także cena jednostkowa,
• całkowitą kwotę należną za sprzedaż, określoną zarówno liczbowo jak i słownie.

Rachunek jest wystawiany w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden z nich zachowuje na potrzeby dokumentacji rolnik a drugi jest przekazywany kupującemu.

Zakup od rolnika udokumentowany dowodem wewnętrznym

Problem pojawia się w momencie, gdy rolnik niezobowiązany do wystawienia rachunku nie wystawi go lub nie chce podać swoich danych osobowych. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien sporządzić dowód wewnętrzny, na podstawie którego zaewidencjonuje taki zakup. Taki dowód może dotyczyć bezpośredniego zakupu od krajowego rolnika produktów rolnych nieprzerobionych w przemysłowy sposób (poza kiszeniem produktów roślinnych, przetwórstwem mleka, ubojem i obróbką poubojową zwierząt rzeźnych).

Zawartość prawidłowego dowodu wewnętrznego została określona w rozporządzeniu Ministra Finansów regulującego prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z jego zapisami powinien on posiadać co najmniej:

• datę dokonania wydatku,
• nazwę, ilość i cenę jednostkową zakupionych produktów rolnych,
• łączną wartość poniesionego wydatku,
• podpis osoby bezpośrednio dokonującej wydatku.

Dowód taki należy również oznaczyć odpowiednim numerem lub też inaczej umożliwić powiązanie tego dokumentu z zapisami dokonanymi w ewidencji na jego podstawie.

Jak widać, jedyne podpisy jakie są wymagane na dowodzie wewnętrznym to podpisy osób, które bezpośrednio poniosły wydatek na zakup produktów rolnych. Nie ma więc konieczności podawania na dokumencie danych rolnika, od którego nabyto te produkty.

Obecne przepisy nie zobowiązują również do uzyskania od rolnika pokwitowania wyprodukowanych przez siebie i sprzedanych wyrobów. Po prostu nabywca sporządza dowód wewnętrzny na podstawie tego, co faktycznie zakupił od rolnika.

poRachunek najprostszym narzędziem do wystawiania rachunków

W celu sporządzenia rachunku za sprzedaż swoich produktów rolnicy najczęściej poszukują narzędzi, które znacznie ułatwią im tą czynność jak i nie będą zbyt kosztowne. Przykładowym rozwiązaniem spełniającym te kryteria jest program poRachunek.

Ta intuicyjna aplikacja w prosty sposób umożliwia wypełnianie poszczególnych pozycji na dokumencie i na bieżąco sprawdza poprawność podawanych danych.

Ponadto jej internetowa forma daje możliwość dostępu do dokumentacji danego użytkownika przez cały czas jak i w dowolnym miejscu połączonym z Internetem. Jest ona na tyle samowystarczalna, że nie potrzebuje posiadania komputera o wysokich parametrach ani kosztownego programu, który najczęściej wymaga zakupu dodatkowych aktualizacji. Do prostego wystawiania rachunków w aplikacji poRachunek jedynie niezbędna jest bezpłatna rejestracja konta w serwisie.