Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą nie będący czynnymi podatnikami VAT obowiązani są dokumentować sprzedaż towarów lub usług za pomocą rachunków.

Do poprawnego wystawienia rachunku potrzebny jest odpowiedni druk zawierający wszystkie wymagane elementy pozwalające na identyfikację sprzedawcy towaru/usługi, kupującego/odbiorcy usługi a także samej sprzedaży: ilości i ceny towaru, ceny jednostkowej, czy kwoty ogółem.

Są to informacje, które w jednoznaczny sposób pozwolą na identyfikację faktu, że doszło do zawarcia transakcji gospodarczej polegającej na sprzedaży towaru/usługi.

Rachunek, jako dokument księgowy, podlega przepisom formalno-prawnym obowiązującym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Informacje, które przedsiębiorca obowiązany jest podawać w rachunkach określono w Rozporządzeniu ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373). Ponadto, obowiązkiem podatników wystawiających rachunki jest kolejne numerowanie dokumentów oraz przechowywanie ich kopii w kolejności wystawienia, do chwili upłynięcia okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Wzór rachunku zapisany w PDF

Wśród przedsiębiorców są tacy, którzy starają się jak najwięcej czynności wykonać we własnym zakresie. Ze względu na koszty, nie korzystają oni z usług świadczonych przez zawodowych księgowych.

Chętniej niż pozostali próbują też wystawiać rachunki samodzielnie, przygotowując dokument za pomocą edytorów tekstu, programów obliczeniowych lub innych aplikacji. Wyszukują też w Internecie gotowe szablony do natychmiastowego zastosowania lub w oparciu o które wykonują samodzielnie wzór rachunku. Często gotowe rachunki zapisywane są w PDF, formacie służącym do zapisywania, przenoszenia i drukowania treści tekstowo-graficznych.

Ponieważ format PDF nie jest formatem przeznaczonym do edycji (wyjąwszy przypadki korzystania z programów przetwarzających dane zapisane w formacie PDF), jego zastosowanie w firmie może ograniczyć się do służenia za wzór, w oparciu o który zostanie wykonany właściwy rachunek.

PDF i wygodne wystawianie rachunków online

Pobrany z Internetu PDF może z różnych względów okazać się niewłaściwy np. zawierać nieaktualne dane czy elementy niezgodne z obowiązującym stanem prawnym. Nawet nieestetyczne wykonanie dokumentu może skutecznie przekreślić jego ewentualne zastosowanie w firmie. W takiej sytuacji warto rozważyć wybór wygodnego w obsłudze, nowoczesnego rozwiązania, jakim jest skorzystanie z pomocy aplikacji do wystawiania rachunków online.

Przykładem profesjonalnego narzędzia umożliwiającego wystawianie rachunków jest program poRachunek firmy inFakt. InFakt to znany na rynku dostawca specjalistycznych narzędzi online ułatwiających zarządzanie płatnościami w firmie. Firma jest też twórcą dostępnego w Internecie rozwiązania do wystawiania i zarządzania fakturami VAT. Infakt to sprawdzony partner biznesowy - firmie zaufało już 80 tys. klientów. PoRachunek opracowano z myślą o podatnikach prowadzących własną działalność gospodarczą pragnących wykorzystywać w swojej pracy profesjonalne narzędzia do zarządzania rozliczeniami w firmie. Aplikacja polecana jest w szczególności lekarzom, fundacjom, stowarzyszeniom, firmom językowym, biurom tłumaczeń oraz przedsiębiorstwom usługowym. Z poRachunku korzysta się online, co oznacza, że nie trzeba instalować oprogramowania na lokalnym dysku użytkownika - do pracy z programem wystarczy komputer z dostępem do Internetu. Aplikacja umożliwia personalizowanie posiadanych rachunków a także wybór jednej z wersji kolorystycznych dokumentu. Należy też pamiętać, że użytkowanie aplikacji pomaga ograniczyć do minimum ryzyko nieprawidłowego wystawiania dokumentów – raz zapisane i sprawdzone dane będą zawsze wyświetlane we właściwej formie. Natomiast opcja „Ustawienia” umożliwia użytkownikowi definiowanie szablonów (m.in. rachunków) bądź uzyskiwanie informacje o rachunkach.

Zapisywanie rachunków w PDF

Ale to nie wszystkie udogodnienia jakie otrzymuje użytkownik programu Aplikacja posiada też szereg przydatnych funkcji usprawniających i przyspieszających obsługę rachunków: Możliwość zapisania rachunku w formacie PDF i przesłania go Klientowi e-mailem, dzięki czemu można przyspieszyć i usprawnić otrzymywanie płatności za wykonane usługi/sprzedane towary.

Automatyzacja i zapamiętywanie. Po zdefiniowaniu rachunku z danymi produktu/usługi, ceną oraz z/bez nazwy kontrahenta wystarczy w kolejnych okresach zatwierdzać wystawianie rachunku. Można też zapisać dane Klientów a także najczęściej sprzedawanych produktów i usług. Program podpowie nam zapisane elementy w chwili wpisania pierwszej litery nazwy towaru/usługi.

Możliwość definiowania szablonów (rachunków, podziękowań) a także uzyskiwania informacji o rachunkach.