Dokument sporządzony „proforma” (z łac. „dla pozoru”, „dla formy”) pełni rolę dokumentu tymczasowego. Co taka prowizoryczna forma oznacza dla przedsiębiorcy?

Czym jest dokument proforma?

Trzeba zaznaczyć, że proforma nie jest dokumentem księgowym. Najczęściej tak oznaczonym dokumentem jest Faktura VAT jednak biorąc pod uwagę fakt, że proforma jest stosowana jako oferta handlowa, można oznaczyć tak również rachunek.

Niby faktura, lecz…

Proforma oznacza swego rodzaju ofertę, jednostronne umowne zobowiązanie, dzięki której nabywca wie, ile będzie musiał zapłacić w niedalekiej przyszłości za dany towar lub usługę. Dla kupującego stanowi coś na kształt gwarancji utrzymania ceny produktu lub usług, bez ryzyka nieoczekiwanej zmiany wartości zamówienia spowodowanej np. podwyżkami hurtowych cen materiałów.

Ten informacyjny dokument zapewnia sprzedającemu komfort i bezpieczeństwo, nie musi on bowiem korygować już wystawionej faktury VAT na wypadek wycofania się kontrahenta z zakupu. Kupujący otrzymuje w ten sposób gwarancję zachowania pierwotnej wartości zamawianego produktu lub usługi.

Rachunek proforma gwarantuje, że w przypadku przyjęcia warunków sprzedaży i uiszczeniu przez nabywcę należności, jej wystawca w krótkim okresie sporządzi właściwy dokument. Dość często zdarza się, że rachunek taki stanowi potwierdzenie złożonego wcześniej zamówienia, stając się tym samym dla zamawiającego swoistym wezwaniem do zapłaty zaliczki lub całej kwoty zanim towar zostanie wydany lub usługa wykonana.

Proforma to nie dowód księgowy

Choć sama wygląda identycznie jak rachunek i zawiera te same co on elementy, w wersji „proforma” nie jest dowodem księgowym, dowodem dokonania transakcji, ani też nie stanowi o powstaniu obowiązku podatkowego. Dokument proforma nie może też być podstawą do zaewidencjonowania go w rejestrze zakupów, rejestrach, i to zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. Dzieje się tak pomimo, iż jedyną formalną różnicą pomiędzy obu dokumentami jest tutaj zapis tytułu - w przypadku dokumentu tymczasowego będzie widniał jako „faktura pro forma” czy „rachunek proforma”, w drugim będzie występował jako odpowiednio „rachunek” lub „faktura VAT”. Terminy wystawiania rachunków proforma nie są uregulowane prawnie. Jednak sprzedawcy, którzy wystawili wcześniej rachunek proforma, zobowiązani są do sporządzenia na jej podstawie rachunku w terminie do 7 dni od dnia wykonania usługi lub dostarczenia towarów.

Program do wystawiania rachunków

Przedsiębiorca wystawiający rachunki wie dobrze jak czasochłonne jest wypisywanie gotowych druków tego dokumentu. Dlatego też warto korzystać z programów do wystawiania rachunków. Programy takie dostępne są online albo do zainstalowania na komputerze. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się wybrać program online może mieć do niego dostęp z każdego komputera podłączonego do Internetu. Programy takie znacznie przyśpieszają wystawianie rachunków, bowiem zwykle uzupełniają wszystkie potrzebne dane automatycznie.

Wybierz poRachunek

Jednym z programów do wystawiania rachunków, jest poRachunek. Aplikacja ta nie tylko umożliwia wystawianie tych dokumentów ale również zarządzanie nimi. Dzięki funkcjonalności jaką jest PODGLĄD, użytkownik ma stały wgląd do wystawionych dokumentów. Może stale monitorować, które z tych dokumentów są opłacone a które są z przekroczonym terminem płatności. Dodatkowo, porachunek umożliwia tworzenie bazy danych klientów i produktów. Dzięki temu przy kolejnym rachunku dla tego samego kontrahenta nie trzeba wypełniać wszystkich jego danych bo system zrobi to automatycznie. Tak samo jest w przypadku produktów. Jeśli wcześniej uzupełniłeś listę dostępnych produktów (sprzedawanych towarów lub świadczonych usług) wraz z ich ceną, wystawianie rachunku zajmie tylko chwilę! Zarejestruj się już dziś. Teraz możesz wypróbować program za darmo!