Rachunek i faktura VAT to dokumenty poświadczające sprzedaż towarów, bądź też wykonanie usług. Choć pełnią one tę samą główną funkcję – zupełnie się od siebie różnią. Fakturę VAT wystawiają podatnicy posiadający status podatnika VAT, natomiast podatnicy, którzy nie posiadają tego statusu – zobligowani są do wystawienia na żądanie klienta rachunku, a więc dokumentu bez podatku VAT. W praktyce, bardzo często zdarzają się przypadki niedostrzegania przez przedsiębiorców różnic pomiędzy tymi dokumentami.

Najważniejszą różnicą jest podatnik wystawiający dokument:

• Fakturę VAT wystawia czynny podatnik VAT,
• Rachunek wystawia niezarejestrowany jako poradnik VAT czynny

Kolejną różnicą jest obowiązek wystawienia dokumentu:

• Podatnicy VAT zawsze mają obowiązek wystawienia faktury VAT, jeśli świadczą usługi lub sprzedają towar,
• Rachunek wystawiany jest na prośbę klienta (Nie ma obowiązku wystawienia dokumentu, jeśli żądanie zgłoszono po upływie 3 miesięcy od dnia wykonania usługi lub wydania towaru.)

Następną różnicą są kwoty ujęte w dokumencie:

• Faktura VAT – dokument zawiera wartość netto, kwotę podatku VAT oraz wartość brutto,
• Rachunek zwykły – zawiera jedynie wartość brutto (nie zawiera wartości podatku VAT).

Ponadto dokumenty te różni możliwość wystawienia dokumentu proforma. Istotne jest podkreślenie, iż określenie ‘proforma’ funkcjonuje częściej w odniesieniu do faktur. Należy pamiętać, że faktura proforma nie dokumentuje sprzedaży dokonanej przez podatnika czy też pobranej przedpłaty lub zaliczki. Ponadto dokument ten nie uprawnia do rozliczenia podatku od towarów i usług. Dopiero w momencie otrzymania właściwej faktury VAT, możemy dokonać takiego rozliczenia. Faktury proforma często są stosowane jak pewnego rodzaju oferta zawarcia określonej umowy świadczenia usług lub sprzedaży towaru. Dokument ten to rachunek, na podstawie którego mamy możliwość rozliczyć płatność, jeśli jest ona wymagana przed otrzymaniem świadczenia podatkowego podatkiem VAT.

Kolejną cechą odróżniającą rachunek od faktury jest wzór dokumentu. W przypadku rachunku nie jest on tak precyzyjnie i dokładnie opisany rozporządzeniem ani ustawą, jak ma to miejsce w przypadku faktury VAT. Rachunek zwykły może zostać sporządzony na dowolnym formularzu, jednak muszą zostać w nim ujęte wymagane przepisami elementy. Jakie? Zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA FINANSÓW Z DNIA 22 SIERPNIA 2005 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży czy też wykonanie usługi, musi zawierać:

• 1. imiona i nazwiska (nazwę lub firmę), adresy sprzedawcy i kupującego, bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
• 2. datę wystawienia oraz kolejny numer rachunku;
• 3. określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
• 4. ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

FUNKCJE RACHUNKU ZWYKŁEGO

Rachunek spełnia wiele funkcji. Rachunek zwykły to dokument, który jest:

• 1. potwierdzeniem dokonania określonej transakcji – sprzedaży towarów lub wykonania usług,
• 2. podstawą dochodzenia roszczeń przed sądem,
• 3. dowodem księgowym.

Podatnicy zobligowani do wystawiania rachunków mają możliwość korzystania ze specjalnych programów do wystawiania tego typu dokumentów. Jednakże decyzja o wyborze konkretnego programu winna być należycie przemyślana. Istotne jest, aby był on zgodny z naszymi oczekiwaniami, dostosowany do zmian, które weszły w życie w roku 2011 oraz niedrogi, co jest szczególnie istotne w dobie kryzysu.

Godnym uwagi jest program do prostego wystawiania rachunków poRachunek . Najważniejszą jego zaletą jest fakt, iż jest to program online. Aby korzystać z aplikacji poRachunek wystarczy nam jedynie dostęp do Internetu. Ponadto aktualizacje dokonywane są automatycznie, bezpłatnie i zawsze na czas. Aby przekonać się o wszystkich zaletach programu,wystarczy dokonać darmowej rejestracji na stronie www.porachunek.pl i przetestować program pod kątem naszych oczekiwań. Dla osób, które nie wystawiają dużej ilości dokumentów miesięcznie, pakiet bezpłatny jest w zupełności wystarczający. Jednakże, gdy potrzeby firmy okażą się większe, istnieje możliwość dokupienia pakietu w przystępnej cenie, uprawniającego do wystawiania nieograniczonej liczby dokumentów.