W praktyce gospodarczej używane są rozmaite określenia służące opisaniu dokumentu potwierdzającego dostawę towaru lub wykonanie usług w sytuacji, kiedy nie można zastosować faktury VAT.

Do najczęściej używanych należy „rachunek uproszczony”, „rachunek zwykły” czy „rachunek rozliczeniowy”. W rzeczywistości przepisy podatkowe wymieniają tylko jedną nazwę dla tego dokumentu - „rachunek”. Zasady jego wystawiania oraz informacje, jakie powinny się na nim znaleźć zawarte zostały w ustawie Ordynacja podatkowa oraz wydanym do niej rozporządzeniu. Rachunek jest dokumentem przydatnym w wielu sytuacjach. Z tego artykułu dowiesz się jakie mogą to być sytuacje.

Kiedy przedsiębiorca wystawia rachunek?

Rachunek jest dokumentem mającym zastosowanie wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z wynagrodzeniem wypłaconym za wykonana usługę lub dostarczony towar, przepisy zaś nie przewidują innego dokumentu potwierdzającego tę sprzedaż. Może być więc wystawiony w wielu sytuacjach, choć najczęściej wykorzystują go przedsiębiorcy, którzy nie są uprawnieni do wystawiania faktur VAT. Bardzo często w takim wypadku mamy do czynienia ze sprzedażą nieudokumentowaną, ponieważ rachunek jest dokumentem wystawianym jedynie na żądanie nabywcy towaru lub usługi.

Nie oznacza to jednak, że sprzedaż taka nie podlega wykazaniu w odpowiednich ewidencjach podatkowych (np. podatkowej księdze przychodów i rozchodów czy ewidencji sprzedaży i opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W takich wypadkach przedsiębiorca powinien wystawić do niej dokument wewnętrzny lub ująć ją w ewidencji sprzedaży nieudokumentowanej prowadzonej na potrzeby KPiR. W każdym jednak przypadku, gdy kontrahent poprosi o rachunek w terminie wskazanym w ustawie, przedsiębiorca ma obowiązek go wystawić.

Kto wystawia rachunek przy umowach cywilnoprawnych?

Innym często spotykanym przypadkiem dokumentowania czynności prawnej rachunkiem są umowy zawierane na gruncie prawa cywilnego, jak np. umowy o działo czy umowy zlecenia, gdzie zlecającym jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą, zaś zleceniobiorcą jest osoba wykonująca daną czynność poza działalnością gospodarczą (tj. osoba, która w ogóle nie prowadzi działalności gospodarczej lub wykonywana czynność nie mieście się w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej). Zleceniobiorca, jako podatnik podatku dochodowego, na udokumentowanie otrzymanego wynagrodzenia wystawia wówczas rachunek, w którym jednocześnie dokonuje rozliczenia zaliczki na podatek dochodowy oraz składek ZUS obciążających zleceniobiorcę (jeśli z tego tytułu takie składki należy rozliczyć). W praktyce często zdarza się, że to zleceniodawca, który jest jednocześnie płatnikiem podatku dochodowego oraz składek ZUS (tj. jest podmiotem odpowiedzialnym za naliczenie, pobranie oraz zapłatę tych zobowiązań do odpowiedniego urzędu) wystawia w imieniu zleceniobiorcy ten rachunek.

Kto jeszcze może wystawiać rachunki?

Wg Ordynacji podatkowej do wystawiania rachunków uprawnieni są podatnicy, rozumiani jako osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, na których ciąży obowiązek podatkowy. Podatnikiem tym może być więc nie tylko przedsiębiorca, który w ramach wykonywanej działalności gospodarczej wyświadczy usługę, ale też każda osoba, która wykona ją nie prowadząc takiej działalności. Przykładem może być tu umowa zlecenia zawarta pomiędzy dwiema osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej.

Wypłacone wówczas wynagrodzenie z tytułu wykonania danej usługi podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym i rozliczeniu w rocznym zeznaniu podatkowym jako przychód z tzw. innych źródeł. Przepisy podatkowe nie zawierają bezpośrednich regulacji dotyczących tego, w jaki sposób powinien być w takiej sytuacji udokumentowany przychód. Podatnik jednak powinien być w stanie udowodnić w jakikolwiek sposób wysokość osiągniętego dochodu. W tym celu może więc prowadzić ewidencję otrzymywanego wynagrodzenia w formie zeszytu, może też wystawiać rachunki na zasadach określonych w Ordynacji podatkowej.

Jakie są zasady wystawiania rachunków?

Określając zasady wystawiania rachunków ustawodawca ograniczył się głównie do terminów, w jakich wystawca jest zobowiązany wystawić rachunek. Termin ten wynosi:

• 7 dni liczonych jest od dnia wydania towary lub wykonania usługi, jeśli nabywca poprosi o rachunek przed tymi zdarzeniami lub
• 7 dni liczonych od dnia, w którym nabywca zgłosił żądanie wystawienia rachunku, jeśli nastąpiło to po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru.

Podatnik nie ma obowiązku spełnienia żądania nabywcy, jeśli od dnia wykonania usługi lub wydania towaru upłynęły 3 miesiące. Oryginał rachunku powinien otrzymać nabywca, zaś kopię zostawia w swojej dokumentacji wystawca. Rachunki należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jakie elementy powinien zawierać rachunek?

Dokument oznaczony jako RACHUNEK powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• numer kolejny rachunku i datę wystawienia,
• imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy dostawcy i nabywcy,
• określenie rodzaju towaru lub usługi oraz ich ilości,
• cenę jednostkową,
• wartość towarów lub usług wyrażoną liczbowo i słownie.

Oprócz elementów obowiązkowych, wystawca może na nim ująć również inne informacje, np. warunki dostawy czy warunki płatności. Od 11.03.2011 r. rachunek może nie zawierać podpisu wystawcy oraz oznaczenia „oryginał” i „kopia”.

Rachunki na poRachunek.pl

Rachunek jest dokumentem, który ma wiele zastosowań. Jeśli wystawiasz takie dokumenty i ważne jest dla Ciebie:

• aby Twoje rachunki miały zawsze aktualną formę i profesjonalny wygląd,
• abyś mógł wystawiać je on-line z każdego miejsca i o każdej porze dnia i nocy,
• aby w Twoich dokumentach panował porządek,

skorzystaj z aplikacji do wystawiania rachunków dostępnej w serwisie poRachunek.pl. Nasza aplikacja gwarantuje Ci bezpieczeństwo danych, przyjazny interfejs i zróżnicowane ceny dostosowane do Twoich potrzeb.

Jeśli wystawiasz do 3 rachunków miesięcznie dla nie więcej niż 3 kontrahentów, możesz korzystać z niej bezpłatnie. Nie trać czasu na szukanie rachunków rozliczeniowych, sprawdź naszą ofertę na poRachunek.pl