Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, nie będący czynnymi podatnikami VAT, zobowiązani są do wystawienia rachunku dokumentującego dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi na każde żądanie kupującego lub usługobiorcy.

Jak określono w § 3 Ordynacji Podatkowej, podatnik od którego zażądano wystawienia rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru ma obowiązek wystawić dokument nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi/wydania towaru. Natomiast w przypadku kiedy żądanie wystawienia rachunku zgłoszono już po wykonaniu usługi lub dokonaniu sprzedaży, jednak nie później niż w okresie 3 miesięcy od zaistnienia zdarzenia, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić rachunek w terminie 7 dni od daty zgłoszenia żądania.

Znajomość przepisów mających zastosowanie do dokumentowania sprzedaży towarów/usług jest ważnym elementem działalności każdego przedsiębiorcy. Sprawdza się też w przypadku poszukiwania darmowych wzorów rachunków w Internecie lub w sytuacji, gdy decydujemy się na samodzielne przygotowanie szablonu rachunku w programie do przetwarzania danych liczbowych (np. w popularnym MS Excel).

Sieć obfituje bowiem w zasoby, również darmowe, przydatne do pracy małej firmy. Kłopot polega na tym, że ze względu na mnogość dostępnych ofert, stron i serwisów internetowych przedsiębiorca często staje przed koniecznością zaufania niesprawdzonemu dostawcy. Skąd jednak mieć pewność, że znaleziony wzór darmowego rachunku lub przygotowany we własnym zakresie szablon w programie MS Excel spełnia wymogi przepisów obowiązujących w tym zakresie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej?

Szablon rachunku wykonany w MS Excel

Rozporządzenie ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373) określa jakiego rodzaju informacje powinny się znaleźć na wystawianym przez podatnika rachunku. Są to, między innymi: imiona i nazwiska (nazwa albo firma) oraz adresy sprzedawcy i kupującego lub wykonawcy i odbiorcy usługi, data wystawienia i kolejny numer rachunku, określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług wraz z ich cenami jednostkowymi, ogólną sumę należności (liczbowo i słownie). Nie jest już obowiązkiem podpisywanie rachunku.

Zanim zatem przedsiębiorca podejmie decyzję o posługiwaniu się wykonanym osobiście w programie MS Excel lub znalezionym w Internecie darmowym wzorem rachunku, wskazane jest sprawdzenie czy przygotowany bądź pobrany wzór zawiera wszelkie wymagane obowiązującymi przepisami informacje. Jednak nie wszyscy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mogą przeznaczyć na to swój czas, nie wszyscy też wiedzą, jak to zrobić. W tej sytuacji, możliwym wyjściem jest płatna konsultacją z biurem rachunkowym lub samodzielne poszukiwanie informacji w celu potwierdzenia stosownymi aktami prawnymi czy elementy i pozycje, które zawarto w tak przygotowanym rachunku są faktycznie zgodne z przepisami w tym zakresie. Są też inne rozwiązania. Przedsiębiorca może skorzystać z narzędzi internetowych dostępnych online - są to aplikacje wspomagające wystawianie i zarządzanie rachunkami. Tego rodzaju programem jest aplikacja poRachunek firmy inFakt, której wygodne i proste w użyciu funkcje można teraz testować całkowicie bezpłatnie.

Oszczędność czasu, pewność wykonania Porachunek jest programem do wystawiania rachunków online przeznaczonym dla podatników prowadzących działalność gospodarczą, ale nie posiadających statusu podatnika VAT czynnego. Aplikacja idealnie sprawdzi się w firmach przedsiębiorców pragnących uprościć swoją pracę i działających z myślą o oszczędności czasu i zgodności wystawianych rachunków z obowiązującym w kraju stanem prawnym.

Użytkowanie narzędzia nie wymaga instalacji oprogramowania – aplikacja dostępna jest bezpośrednio z Internetu. Program współpracuje z najpopularniejszymi na rynku przeglądarkami internetowymi: Internet Explorer 6.0, 7.0, 8.0, Firefox, Safari, Chrome, Opera.

Rachunki i coś więcej

Po przygotowaniu szablonu w MS Excel, przedsiębiorca posiada wyłącznie druk bez możliwości zintegrowanego przetwarzania dokumentu. Natomiast użytkowanie programu poRachunek nie tylko z powodzeniem zastępuje tradycyjne wystawianie rachunków, ale umożliwia użytkownikowi korzystanie z szeregu funkcji dodatkowo usprawniających pracę w firmie.

Oto kilka z nich :

• Zapamiętywanie klientów - klient, któremu użytkownik wystawił rachunek zapamiętywany jest na jego koncie.
• Automatyzacja procesu wystawiania rachunków. Program automatyzuje procesy wystawiania rachunków w kolejnych miesiącach. Wystarczy zdefiniować rachunek z danymi produktu/usługi, ceną oraz z/bez nazwy kontrahenta i w kolejnych okresach zatwierdzać wystawianie rachunku.
• Opcja „Produkty” służąca zapisywaniu najczęściej sprzedawanych towarów/usług. Wystawiając rachunek, program podpowiada zapisane wcześniej produkty w momencie wpisania pierwszej litery nazwy towaru/usługi.

Porachunek to profesjonalny produkt firmy inFakt – sprawdzonego dostawcy księgowych rozwiązań internetowych dla przedsiębiorstw.