Rachunek uproszczony zniesiono na podstawie nowelizacji ustawy obowiązującej od dnia 1.01.2000 r. (Dz. U. z 1999 r. Nr 95, poz. 1100).

Do tego czasu rachunek uproszczony był dokumentem wystawianym przez podmiot gospodarczy będący podatnikiem VAT przy sprzedaży usług lub towarów dla osób fizycznych nie będących podatnikami VAT.

Konsekwencje prawne zmian

Większość programów księgowych wprowadziła prostą (informatycznie) zamianę rachunku uproszczonego na rachunek zwykły. Niestety taka zmiana sprawiła, że część przedsiębiorców nie do końca zrozumiała zmianę przepisów oraz rodzące się z tego powodu konsekwencje prawne.

Przyzwyczajenie do utartego przez lata nazewnictwa stawia, że część przedsiębiorców nadal poszukuje wzoru o rachunku uproszczonego i mylnie w taki sposób nazywa rachunek zwykły. Wydawać by się mogło, że zmiana jest tylko i wyłącznie kosmetyczna, gdyż zamieniono (w programie komputerowym) jedno słowo („uproszczony”) na inne („zwykły”). Jest to bardzo niebezpieczne przekonanie, gdyż zmiana prawna była o wiele głębsza.

Rachunek uproszczony

Koniecznym jest, aby jeszcze raz podkreślić, że rachunek uproszczony był wystawiany przez podatników podatku od towarów i usług, który był wystawiany osobom fizycznym nie będącym podatmikiem VAT. Ci sami przedsiębiorcy byli zobowiązani do wystawiania faktury VAT wobec podmiotów będących podatnikami VAT.

Rachunek uproszczony zawierał takie same pola, jak faktura VAT. Tylko opis w nagłówku był inny: widniał tam napis „RACHUNEK UPROSZCZONY” zamiast opisu „FAKTURA VAT”.

Wzór rachunku wystawionego w poRachunek.pl

W świetle obowiązujących przepisów – nie wystawia się już rachunków uproszczonych. Firma będąca podatnikiem VAT może jako dowód sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nie będącej podatnikiem VAT wystawić:

• fakturę VAT (także bez podawania w niej numeru NIP);
• paragon – o ile ewidencja sprzedaży prowadzona jest za pomocą kasy fiskalnej;

Dla kogo rachunek?

Rachunek został wprowadzony z myślą o tych przedsiębiorcach, którzy są zwolnieni z podatku od towarów i usług (VAT). Częstą pomyłką jest nazywanie zwykłego rachunku, rachunkiem uproszczonym. Jak widać zniesiony rachunek uproszczony był dokumentem, z którego korzystały inne typy przedsiębiorstw, niż te które korzystają z rachunku zwykłego.

Rachunek ma obowiązek wystawić:

1. Osoba prowadząca działalność gospodarczą, która nie jest podatnikiem VAT zobowiązana jest prowadzić sprzedaż za pomocą rachunków.

2. Obowiązek wystawienia rachunku spoczywa nawet na tych osobach, które nie mają zarejestrowanej działalności gospodarczej. Dokumentują one w ten sposób swoją działalność zarobkową o charakterze:

• a. umowy zlecenia;
• b. umowy o dzieło;
• c. czerpania korzyści majątkowych z wynajmu;
• d. twórcy, którzy nie są podatnikami VAT.

Dla pełnego obrazu stanu prawnego należy dodać, że z obowiązku wystawiania rachunków zwolnieni są rolnicy, którzy sprzedają produkty zwierzęce i roślinne pochodzące z własnej uprawy albo hodowli. Produkty te mają być nieprzerobione sposobem przemysłowym, (wyjątek: jeśli sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli).

Kiedy wystawia się rachunek?

Jeśli do przedsiębiorcy wpłynęło żądanie wystawienia rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru – zobowiązany jest on wystawić rachunek w ciągu 7 dni od daty wykonania usługi lub wydania towaru. Jeśli jednak takie żądanie pojawiło się po wykonaniu usługi bądź wydaniu towaru – rachunek należy wystawić w ciągu 7 dni od zgłoszenia żądania. Nie ma jednak obowiązku wystawienia rachunku, kiedy takie żądanie pojawiło się po upływie 3 miesięcy od daty wykonania usługi bądź wydania towaru.

Jak powinien wyglądać rachunek?

Prawidłowo sporządzony rachunek musi zawierać ustawowo narzucone elementy. Wystawiając rachunek warto zadbać, aby był on zgodny z wymogami prawa. Podatnik, który wystawia rachunki musi je kolejno numerować, a także przechowywać ich kopie (w takiej kolejności, jak były wystawiane), do chwili, kiedy upłynie okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Rachunek powinien zawierać:

• kolejny numer rachunku
• datę wystawienia;
• nazwisko (albo nazwę firmy) sprzedawcy i kupującego (ewentualnie: wykonawcy usługi i odbiorcy usługi);
• adresy sprzedawcy i kupującego (lub: jw.);
• dokładne określenie rodzaju i ilości towaru (lub: wykonanej usługi) oraz ich ceny jednostkowe
• ogólną sumę należności, która musi być wyrażona w formie liczbowej, jak i słownej;

Trzeba pamiętać, że zgodnie z przepisami obowiązującymi od 11 marca 2011 roku (Rozporządzenie Ministra Finansów z 9 lutego 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach - Dz.U. nr 40, poz. 204 ) z wydruków rachunków została usunięta informacja rozróżniająca „Oryginał” i „Kopię”. Od tego także dnia rachunek nie musi już zawierać podpisu wystawcy, ani jego pieczątki.

Jak skorzystać ze zmian?

Opisane powyżej zmiany umożliwiły przedsiębiorcom wysyłanie rachunków drogą elektroniczną oraz ich przechowywanie w formie elektronicznej. Jest to duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy w końcu będą mogli w pełni skorzystać z możliwości jakie daje im księgowość online.

Warto zwrócić uwagę, że rachunki z zasady wystawiają przedsiębiorstwa, które nie prowadzą działalności na szeroką skalę. Są to głównie firmy, które dopiero powstały i zaczynają istnieć na rynku. Korzystają oni ze zwolnienia z podatku VAT. Dla takich firm sporym obciążeniem byłoby opłacanie biura rachunkowego. Biorąc także pod uwagę, ze przeważnie takie firmy wystawiają mało dokumentów księgowych. Wydatek (często bardzo duży) na biuro księgowe jest dla takiej firmy zupełnie zbędny.

Z drugiej zaś strony – nowi przedsiębiorcy nie czują się pewnie jeżeli chodzi o ich wiedzę z prawa podatkowego. Wielu boi się wręcz wszelkiego rodzaju błędów, więc wolą ponieść spory wydatek, by jednak mieć pomoc wykwalifikowanego księgowego.

Proste rozwiązania skomplikowanych treści

Właśnie dla takich przedsiębiorców powstał porachunek.pl. – nie muszą oni już pilnować zmian w prawie, lecz mogą zdać się na automatyczne aktualizacje dokonywane przez ekspertów z tego portalu.

Sporym obciążeniem kosztowym może być także dla takiego przedsiębiorcy specjalnego oprogramowania, które przeważnie trzeba odpłatnie aktualizować. Darmowe oprogramowanie nie daje nigdy gwarancji, że pojawi się jego kolejna wersja, która będzie dostosowana do zmieniającego się prawa. Korzystając z tego typu rozwiązań – przedsiębiorca sam musi śledzić zmiany wprowadzające w ustawach i kontrolować, czy wersja programu, z której korzysta nadal jest aktualna.

Porachunek.pl daje gwarancje swoim użytkownikom, że udostępniony na nim wzór rachunku jest w pełni zgodny z aktualnymi wymogami prawa. Przedsiębiorca nie musi zatem gonić już za wprowadzanymi zmianami, może ze spokojem zaufać serwisowi porachunek.pl.

Porachunek.pl sprawi też, że rachunki wystawione dzięki niemu będą estetyczne. Problemu nie będzie nawet sprawiać wysyłka pocztowa, gdyż porachunek.pl umożliwia wydrukowanie koperty. Dzięki temu – wysyłka rachunku w sposób tradycyjny (czyli poprzez pocztę polską) - będzie wyglądała elegancko i schludnie.

Oczywiście dla tych, którzy chcą skorzystać z udogodnień wprowadzonych 11 marca 2011 roku (tj. brak wymogu podpisania rachunku przez jego wystawcę) i wysłać rachunek drogą elektroniczną – mogą to zrobić wprost z panelu porachunek.pl – wystarczy wpisać adres email adresata, a wystawiony rachunek zostanie przesłany wprost na jego skrzynkę.

Natomiast dla osób, które chcą przechowywać rachunki w wersji elektronicznej - umożliwiony jest zapis rachunku w formie pdf. Wszystko za sprawą jednego kliknięcia.

Sprawdź za darmo, jak wygodne jest wystawianie rachunków z poRachunek.pl