Przepisy prawa podatkowego wskazują kilka sposób dokumentowania i ujmowania w ewidencjach podatkowych przychodów ze sprzedaży towarów lub świadczenia usług w ramach wykonywanej działalności gospodarczej.

Jednym z takim dokumentów jest RACHUNEK, określany potocznie również jako „rachunek uproszczony”. Zasady wystawiania rachunków oraz zakres informacji, jakie powinny się na nim znaleźć określa ordynacja podatkowa oraz wydane na podstawie jej przepisów rozporządzenie. Tutaj znajdziesz podstawowe zasady posługiwania się tym rodzajem dokumentów, podpowiemy Ci także gdzie szukać programu do wystawiania rachunków.

Kto wystawia rachunki a kto faktury VAT?

Każda sprzedaż wykonywana w ramach działalności gospodarczej powoduje powstanie przychodu z tytułu tej działalności, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Nie każda jednak sprzedaż musi pociągać za sobą konieczność wystawienia dokumentu na jej potwierdzenie. Przepisy podatkowe nakładają obowiązek dokumentowania sprzedaży na przedsiębiorców rozliczających podatek VAT w każdym przypadku, z wyjątkiem sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Z kolei przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek ewidencjonowania na kasie rejestrującej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, są zobowiązani do wydawania nabywcom paragonu fiskalnego. W przypadku natomiast przedsiębiorców korzystających ze zwolnień z podatku VAT oraz ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej, takim dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest dokument określony jako „rachunek”.

Jakie są zasady wystawiania rachunków?

Rachunek nie jest dokumentem bezwzględnie wymaganym na potwierdzenie sprzedaży. Przedsiębiorca ma obowiązek jego wystawienia tylko na prośbę kupującego lub usługobiorcy. Ustawodawca określił terminy na wystawienia rachunku w następujący sposób:

• jeśli nabywca poprosi o wystawienie rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wówczas sprzedawca ma obowiązek wystawić rachunek nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru,
• jeśli nabywca poprosi o rachunek już po wykonaniu usługi lub dostawie towarów, wówczas sprzedawca ma na to 7 dni liczone od dnia zgłoszenia żądania,
• jeśli nabywca zwróci się z prośbą o rachunek po upływie 3 miesięcy od dnia wykonania usługi lub wydania towaru, wówczas sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania rachunku do tej sprzedaży, jednak może to uczynić.

Jakie informacje powinny znaleźć się na rachunku?

Zarówno w przypadku faktur VAT jak i rachunków, ustawodawca dokładnie określił elementy, które obowiązkowo muszą znaleźć się na każdym z tych dokumentów. W przypadku rachunków to minimum zostało określone w Rozporządzeniu Min.Fin. ws. naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które musza być zawarte w rachunkach. Do elementów tych należą:

• imiona i nazwiska (nazwa albo firma) sprzedawcy i kupującego oraz ich adresy,
• data wystawienia i numer kolejny rachunku,
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług ich ceny jednostkowe,
• ogólna sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

Rachunek może zawierać też dodatkowe informacje, jak np. termin i sposób zapłaty czy numer rachunku bankowego. Wystawca może też zamieścić na nim swój podpis czy pieczątkę– do niedawna były to obowiązkowe elementy rachunku, jednak w wyniku zmiany przepisów od dnia 11.03.2011 r. nie są już one wymagane. Z tą zmianą zniesiono też obowiązek oznaczania rachunku słowami „oryginał” i „kopia”.

Nie oznacza to jednak, że nie wyróżnia się już wśród egzemplarzy tego dokumentu oryginału i kopii. Ustawodawca nadal bowiem posługuje się tymi określeniami. Oryginał rachunku powinien więc trafić do nabywcy, zaś kopię powinien przechowywać wystawca rachunku do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Aby mieć pewność, że wszystkie wymagane przepisami elementy rachunku zostały na nim ujęte, warto korzystać z gotowych formularzy, które można zakupić w sklepach papierniczych. Szablony rachunków można też znaleźć na stronach internetowych.

Rachunek na poRachunku

Jeśli chcesz maksymalnie uprościć proces wystawiania rachunków, skorzystaj z programu do wystawiania rachunków. PoRachunek.pl to serwis internetowy, na którym znajdziesz taki program dostępny w dwóch wersjach:

• darmowej, jeśli wystawiasz do trzech rachunków miesięcznie, a liczba Twoich kontrahentów nie przekracza trzech,
• odpłatnej, jeśli chcesz mieć nieograniczone możliwości wystawiania.

Dlaczego poRachunek.pl jest wyjątkowy?

• ponieważ pozwala w szybki i łatwy sposób sporządzić odpowiedni dokument, przez co zyskujesz więcej czasu dla siebie i swojej Firmy,
• jest dostępny on-line 24 godziny na dobę, dzięki czemu możesz wystawiać rachunki w każdym miejscu i czasie, gdzie tylko masz dostęp do komputera z Internetem,
• pozwala monitorować płatności, przez co masz większą kontrolę nad przepływem środków pieniężnych w swojej Firmie,
• oferuje Ci dodatkowo wsparcie księgowych w razie problemów, dzięki czemu możesz mieć pewność, że w razie problemów natury księgowej nie zostaniesz sam.

Zapraszamy do zapoznania się z serwisem poRachunek.pl już dziś i wybrania oferty najlepiej dostosowanej do Twoich potrzeb.