W sytuacji opóźnienia zapłaty tego typu dowód sprzedaży z odpowiednią klauzulą stanowi formę skutecznego wezwania do zapłaty, przewidzianego przez kodeks cywilny, które jednocześnie wzywa dłużnika do obowiązku niezwłocznego wykonania zobowiązania. Dlatego też bardzo ważne jest określenie terminu i sposobu płatności na rachunku.

 

W sferze procesowej rachunek spełnia także ważną rolę. Jako zaakceptowany przez dłużnika dokument rozliczeniowy, może służyć za dowód w postępowaniu nakazowym w sprawie dochodzenia roszczenia pieniężnego. Istotne jest więc, aby zadbać o zamieszczenie przez nabywcę własnoręcznego podpisu na rachunku, mimo braku takiego obowiązku przewidzianego przez przepisy.

Treść rachunku

Rachunek potwierdzający dokonaną sprzedaż powinien zawierać następujące elementy:

•    nazwę i adres strony sprzedającej i kupującej,
•    datę wystawienia rachunku,
•    następny numer dowodu,
•    charakterystykę towarów/usług będących przedmiotem sprzedaży, tj.: rodzaj, ilość, jednostka miary i cena jednostkowa tych produktów,
•    ogólną kwotę należności sformułowaną słownie i liczbowo.

Wystawcy rachunku mają obowiązek kolejno numerować te dokumenty, co ma m.in. znaczenie dla właściwego przechowywania ich kopii, w odpowiedniej kolejności ich sporządzenia. Archiwizowanie tych dowodów sprzedaży powinno odbywać się do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc kiedy upłynie pięć lat, począwszy od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.

 

W przypadku, kiedy egzemplarz rachunku ulegnie nieodwracalnemu zniszczeniu lub zaginięciu, podatnik ma możliwość ponownego wystawienia dokumentu, który powinien dodatkowo zawierać wyraz „DUPLIKAT” wraz z datą jego ponownego sporządzenia.

Programy do wystawiania rachunków

Prawidłowy rachunek można sporządzić ręcznie, stosując gotowy wzór papierowego formularza. Jednak coraz częściej w tym celu przedsiębiorcy wykorzystują druki komputerowe, które zdecydowanie usprawniają wykonywanie tych czynności. Najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest internetowa aplikacja do wystawiania rachunków, która m.in. umożliwia dostęp do informacji sprzedażowych z dowolnego miejsca z połączeniem do Internetu i o każdej porze. Przykładowym programem obsługującym tego rodzaju dowody sprzedaży jest aplikacja poRachunek, która dzięki intuicyjnemu charakterowi znacznie przyspiesza profesjonalne wystawienie rachunku. Korzyści wynikające ze współpracy z tym serwisem są następujące:

•    szybki podgląd aktualnego stanu rozrachunków z określonym kontrahentem,
•    automatyczne wykonywanie przeliczeń,
•    łatwość poruszania się po aplikacji,
•    sprawne wyszukiwanie rachunków w zależności od przyjętego kryterium,
•    możliwość zdefiniowania rachunku dla określonego kontrahenta / produktu,
•    funkcja przypomnień o należnościach,
•    przejrzysty układ dokumentu.

Ponadto, aplikacja została stworzona przez firmę wyspecjalizowaną w zakresie oprogramowań internetowych usprawniających prowadzenie działalności gospodarczej.

 

Wystarczy tylko przejść przez bezpłatną rejestrację w serwisie poRachunek, aby móc przekonać się o wysokiej efektywności płynącej ze współpracy z tym programem, co zostało już potwierdzone przez liczne pozytywne opinie użytkowników.