Rachunek jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż towaru bądź usługi dokonaną przez przedsiębiorcę zwolnionego z VAT. Jego wzór musi zawierać ściśle określone przez ustawę elementy.

Kto może wystawić rachunek?

Błędne jest myślenie, że rachunek mogą wystawiać tylko i wyłącznie osoby, które mają zarejestrowaną działalność gospodarczą. Rachunek jest dokumentem, który potwierdza uzyskanie przychodu także dla osób, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej, ale uzyskują dochód z innych źródeł niż umowa o pracę. Jedyną grupą, która jest zwolniona z obowiązku wystawiania rachunku są rolnicy.

Rachunek wystawiają:

• Przedsiębiorcy, którzy nie są podatnikami VAT (zwolnieni przedmiotowo lub podmiotowo).
• Osoby, które uzyskują dochód na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło. Podstawą do wystawienia w tej sytuacji rachunku jest umowa cywilno-prawna.
• Twórcy, którzy nie są podatnikami VAT.
• Osoby uzyskujące dochód z najmu.

W/w podmioty mają obowiązek potwierdzania swoich przychodów poprzez wystawianie rachunku zwykłego. Należy zaznaczyć, że rachunek jest potwierdzeniem sprzedaży nieopodatkowanej podatkiem VAT. Na rachunku nie ma zatem rozróżnienia na cenę netto i cenę brutto – jest to podział zarezerwowany dla produktów opodatkowanych podatkiem VAT.

Dokumenty podatnika zwolnionego z VAT

Przedsiębiorcy, którzy nie są podatnikami VAT – dokumentują swoją sprzedaż za pomocą rachunków lub uproszczonej ewidencji sprzedaży (jeśli sprzedaż nie podlega ewidencji za pomocą kasy fiskalnej). Nie są oni uprawnieni do wystawiania faktur VAT, ani innych dokumentów przeznaczonych dla podatników VAT (np. nota korygująca). Ustawodawca określił to bardzo dokładnie, jednak część przedsiębiorców (szczególnie na samym początku) mylą dokumenty, które mogą prawnie wystawiać.

Termin wystawiania rachunku

Jeśli prośba o wystawienie rachunku wpłynęła do przedsiębiorcy jeszcze przed wydaniem towaru (lub wykonaniem usługi) – przedsiębiorca jest zobowiązany, aby rachunek wystawić w przeciągu 7 dni od daty wydania towaru, czy też wykonania usługi. Natomiast jeśli taka prośba napłynęła już po wydaniu towaru (wykonaniu usługi) to przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia rachunku w ciągu 7 dni od pojawienia się takiej prośby. Jeśli jednak tak się zdarzyło, że prośba o rachunek została zgłoszona później niż 3 miesiące od wydania towaru czy też wykonania usługi – przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania takiego rachunku.

Wzór rachunku

W sieci jest zamieszczone sporo wzorów rachunków zwykłych, które można bezpłatnie pobrać i używać. Należy jednak zawsze zwracać uwagę, czy zamieszczony w internecie wzór rachunku jest na pewno zgodny z obowiązującymi przepisami. Wystawienie rachunku, który nie jest zgodny z przepisami, karane jest grzywną. Warto zatem zadbać, aby wybrany wzór rachunku, który używany jest w przedsiębiorstwie, posiadał wszelkie wymagane prawem elementy.

Obowiązkowe elementy na rachunku:

• kolejny numer (zgodny z przyjętą w przedsiębiorstwie numeracją);
• data wystawienia oraz data sprzedaży (jeśli jest inna niż data wystawienia);
• imię i nazwisko (albo: nazwę / oznaczenie firmy) sprzedawcy oraz nabywcy towaru bądź usługi;
• opis sprzedanego towaru lub usługi;
• określenie (w sposób dokładny) sprzedanego towaru bądź usługi;
• podanie ceny jednostkowej sprzedanego towaru lub usługi;
• ogólna suma należności, która ma być na rachunku przedstawiona zarówno w formie liczbowej, jak i słownej.

Elektroniczne rachunki

Elektroniczne rachunki są to przeważnie automatycznie przeliczające się druki. Było to duże ułatwienie dla przedsiębiorcy: wszystkie wartości przeliczały się same po wpisaniu ceny jednostkowej towaru czy też usługi. Tym samym przedsiębiorca rzadziej popełniał błędy w przeliczeniach. Możliwość skopiowania danych kontrahenta z elektronicznej bazy danych była tylko kolejnym plusem. Przedsiębiorca nie musiał już tracić czasu na odręczne wpisywanie tych wszystkich informacji. A wiadomo – czas to w biznesie pieniądz.

Rozporządzenie Ministra z 2011 roku (Dz.U. nr 40, poz. 204) usunęło podpis wystawcy rachunku z listy obowiązkowych elementów rachunku. Od tego momentu rachunek nie musi też zawierać odcisku pieczęci wystawcy dokumentu. Z rachunku usunięto także obowiązkowe rozróżnienie na kopię i oryginał. Zmiany te ułatwiły pracę przedsiębiorcom, którzy korzystali z elektronicznych wzorów rachunków.

Prawnie zezwolono także na to, aby rachunki wysyłać do odbiorcy drogą elektroniczną. Wystawca rachunku może też przechowywać je w formie elektronicznej. Znikają w związku z tym koszty, które dotychczas trzeba było przeznaczać na wydruk i wysyłkę listowaną rachunku (lub np. dojazd do kontrahenta). Skrócił się także czas, jaki upływa między wystawieniem rachunku, a dostarczeniem go do odbiorcy.

Wygodny rachunek

Wystawianie rachunku zwykłego jest dla przedsiębiorcy zwolnionego z VAT codziennością. Rachunek zatem musi być wystawiany tak szybko i sprawnie, jak tylko można. Część firm, które są producentami oprogramowania księgowego zrozumiało, jak ważna dla przedsiębiorcy jest prostota obsługi i szybkie tempo działania. Oczywiście nie dotyczy to tych, którzy wolą zarabiać zarówno na sprzedaży oprogramowania, jak i na kursach jego obsługi. Taka sytuacja nie może się zdarzyć w przypadku księgowości internetowej typu poRachunek. Dostępne są tutaj tylko te rozwiązania, które pomogą przedsiębiorcy zaoszczędzić czas podczas wystawiania rachunków. Wzory rachunków zawarte w poRachunek są zawsze aktualne i zgodne z przepisami.

Przedsiębiorca doceni możliwość tworzenia baz kontrahentów oraz produktów i usług. Dodatkowo zdefiniowany rachunek sprawi, że wystawi on rachunek stałemu klientowi dosłownie przy użyciu kilku kliknięć. Taka oszczędność czasu jest bardzo ceniona w biznesie. A ile czasu możesz Ty zaoszczędzić z poRachunkiem?