Bardzo często przedsiębiorcy, w celu wystawienia rachunku korzystają z darmowych formularzy i szablonów z sieci.

Najczęściej są to szablony przygotowane w programie Word. Warto wiedzieć, że istnieją lepsze formy wystawiania rachunku niż korzystanie z wzoru doc. Poniżej zalety i wady wystawiania rachunku w takiej formie.

Cechy rachunku doc

Rozszerzenie doc jest zastrzeżone dla dokumentów tekstowych tworzonych w programie z pakietu MS Office. Coraz więcej przedsiębiorców rezygnuje z zakupu tego pakietu na rzecz darmowego OpenOffice. Oczywiście dokumenty zapisane w formie doc są możliwe do odczytania przez tę darmową aplikację, jednak bardzo często zmienia się formatowanie tekstu, a tym samym wzór rachunku może ulec (wizualnej) zmianie.

Zaletą rachunku doc będzie natomiast możliwość swobodnego ingerowania w formę takiego rachunku, a więc formatowanie jego stylu. Pozwoli to przedsiębiorcy na dostosowanie tego dokumentu do obowiązującego w firmie standardu. Oczywiście ograniczeniem są wytyczne odnośnie obowiązkowych elementów rachunku.

Elementy obowiązkowe na rachunku:

• kolejny numer rachunku;
• data wystawienia rachunku oraz data sprzedaży, gdy jest inna niż data wystawienia rachunku;
• imię, nazwisko lub nazwa firmy oraz adres sprzedawcy i kupującego;
• opis towaru lub usługi;
• zaznaczona ilość sprzedanego towaru lub wykonanej usługi;
• wskazanie ceny jednostkowej towaru lub usługi;
• podanie sumy należności za wydany towar lub wykonaną usługę: liczbą oraz słownie.

Więcej niż minimum

Wymienione powyżej elementy rachunku to minimum, które jest wymagane przez prawo. Rachunek w formie doc nie będzie pomocny jeżeli chodzi o ułatwienie pracy przedsiębiorcy. Wszelkie pola (oprócz danych sprzedawcy) będzie trzeba każdorazowo wypełniać na nowo. Jest to czynność, której powtarzanie można w łatwy sposób ułatwić – stosując zdefiniowany rachunek. Nie jest on jednak dostępny w formie doc, która nie przelicza wpisanych w plik wartości.

Warto zatem zadbać także o to, aby rachunek nie tylko był w zgodzie z przepisami prawa, ale także pozwalał przedsiębiorcy na jego szybkie i łatwe wystawienie. Z tego właśnie względu większość przedsiębiorców ceni sobie automatyczne samo przeliczające się rachunki. Jest to spora wygoda i oszczędność czasu. Dodatkowo – korzystając z takiego wzoru – przedsiębiorca może uniknąć pomyłek, które dość często zdarzają się podczas samodzielnego przeliczania wielu wartości.

Rachunek wystawiony w poRachunek spełnia te wymogi. Panel obsługi użytkownika jest tak zaprojektowany, by każdy mógł się swobodnie po nim poruszać już po pierwszym logowaniu do aplikacji. Wystawianie rachunku w poRachunek zajmuje tylko chwilkę, a przedsiębiorca wystawić go może z każdego komputera podłączonego do internetu.

Wystawianie rachunku w poRachunek:

• zaloguj się lub zarejestruj za darmo jeśli nie masz konta;
• wejdź w zakładkę „RACHUNKI”;
• po prawej naciśnij przycisk „WYSTAW RACHUNEK”;
• uzupełnij aktywne pola:
• wpisz lub wybierz z rozwijanej listy kontrahenta;
• jeśli jeszcze nie uzupełniłeś danych w ustawieniach – wpisz dane swojej firmy;
• sprawdź poprawność daty wystawienia i ustaw datę sprzedaży (jeśli jest inna niż data wystawienia);
• wpisz nazwę towaru / usługi lub wybierz z pojawiającej się listy;
• uzupełnij pozostałe informacje o produkcie: jednostkę miary, ilość sprzedanego towaru/usługi;
• wybierz z listy sposób zapłaty;
• naciśnij przycisk „Zapisz”.

Druk w poRachunek automatycznie sam przelicza wszelkie wartości. Automatycznie zamieszczana jest także na rachunku suma należności zarówno w formie liczbowej, jak i słownej. Zwłaszcza każdorazowe wpisywanie formy słownej należności zawiera sporo czasu.

Szybciej i łatwiej

Aby przyspieszyć i jeszcze bardziej ułatwić proces wystawiania rachunku w poRachunek warto zapisać raz wprowadzonego kontrahenta do bazy klientów. Tak samo można zapisać do odpowiedniej bazy sprzedawane towary i usługi. Przy ponownym wystawianiu rachunku dla tego samego kontrahenta lub na ten sam produkt – wystarczy wybrać odpowiednią informację z rozwijanej listy. Jeżeli natomiast często wystawiamy rachunek o podobnych parametrach, tzn.: ten sam kontrahent i ten sam produkt / usługa – warto skorzystać z udostępnionej w poRachunek funkcji definiowania rachunku. Raz zdefiniowany rachunek pozwoli zaoszczędzić czas i wystawić podobny rachunek dosłownie za pomocą kilku kliknięć.

Wszystkie zalety doc

Jedną z głównych zalet worda jest możliwość zmiany wyglądu tego dokumentu. W aplikacji poRachunek przedsiębiorcy mają możliwość dostosowania dostępnych wzorów do własnych potrzeb. Przedsiębiorca ma możliwość zamieszczenia na rachunku logotypu swojej firmy, a także wybranie jednego z 9 dostępnych szablonów kolorystycznych.

poRachunek a nowe prawo

Obecnie przedsiębiorca nie musi już podpisywać wystawionych przez siebie rachunków. Nie musi także zamieszczać na nic odcisku pieczątki firmowej. Z rachunku zostało także usunięte określenia określające oryginał i kopię. Przedsiębiorcy została dana możliwość elektronicznego przesyłania rachunku. Rachunek jednak musi być wysłany w takiej formie, która uniemożliwia ingerencję w jego treść. Wymogu tego nie spełnia dokument sporządzony w formie doc. Biorąc pod uwagę fakt, że elektroniczne wysyłanie dokumentów sprzedaży jest sporym udogodnieniem dla przedsiębiorcy – warto korzystać z aplikacji, które to ułatwiają. W poRachunek można wysłać rachunek na skrzynkę e-mail klienta zaraz po wystawieniu dokumentu. Możliwe jest to wprost z panelu poRachunek. Użytkownik poRachunku ma także możliwość zapisania dokumentu w formacie pdf. Aplikacja ta pozwala także na bezpieczne przechowywanie elektronicznych rachunków.

Z powyższych względów poRachunek stanowi ciekawą alternatywę dla rachunków wystawianych w formacie doc. Ty także możesz zmienić rachunki doc na rachunek online. Wystarczy za darmo zarejestrować się w poRachunek.