Czynni podatnicy VAT dokumentują sprzedaż za pomocą faktur VAT. Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia wystawiają rachunki. Nie każdy jednak przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia rachunku. Rachunki wystawia się w sytuacji, gdy nabywca (usługobiorca) wyraża takie życzenie. Każdy jednak już wystawiony kontrahentowi rachunek musi zawierać pewne elementy i określone przepisami dane.

Co powinien zawierać rachunek?

Zakres informacji, które rachunek musi zawierać, określa Rozporządzenie Ministra Finansów. Podstawowe dane zawarte na rachunku muszą identyfikować zarówno sprzedającego, jak też kupującego (wykonawcę i odbiorcę danych usług), łącznie z pełnymi danymi adresowymi. Dokument musi być też standardowo oznaczony kolejnym numerem, mieć też wyraźnie wpisaną datę jego wystawienia. Obowiązkowo opis przedmiotu sprzedaży winien zawierać określenie rodzaju ilości i rodzaju sprzedawanych towarów lub wykonanych usług, a także ich wartości, tj. jednostkowe ceny ich wykonania. Każdy rachunek musi zawierać ostateczną sumę należności, wyrażoną liczbowo i słownie.

Co ponadto może znaleźć się na każdym rachunku?

Wystawca rachunku może na każdym dokumencie zamieścić informacje ułatwiające sfinalizowanie transakcji, to znaczy termin i sposób zapłaty, sposób transportu (w przypadku materiałów i towarów) oraz numer rachunku bankowego. Nie wymaga się już umieszczania na rachunkach takich elementów jak pieczątka, własnoręczny podpis czy oznaczenia rachunku jako „kopii” i „oryginału”. To ostatnie nie oznacza wszak, że zmieniają się zasady odnoszące się do dokumentów sporządzanych w egzemplarzach traktowanych jako „kopia” i „oryginał”. Zarówno kopia, którą zatrzymuje wystawca rachunku, jak i oryginał, który należy dostarczyć do nabywcy towarów lub usług, muszą być przechowywane przez obie strony w kolejności ich wystawienia, do momentu upływu ustawowego czasu przedawnienia powstałego zobowiązania podatkowego (art. 88 Ordynacji podatkowej).

Powyższe wymogi weszły w życie na podstawie zmiany Rozporządzenia Ministra Finansów z 09.02.2011 roku, które prócz zmian w rozporządzeniu w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, zawierało również nowelizacje odnoszące się do zakresu informacji, które muszą być zawarte na rachunkach. Wszystkie wprowadzone tym rozporządzeniem wymogi odnoszące się do sposobu i koniecznych elementów wystawianych rachunków miały również na celu uproszczenie sporządzania, przesyłania oraz przechowywania rachunków w formie elektronicznej. Przepisy te weszły w życie z dniem 11 marca 2011 roku i dokumenty sporządzone już według ich wskazań, czyli np. otrzymywane drogą elektroniczną, bez podpisu, mogły stanowić podstawę ewidencji księgowań.

Jak wystawić rachunek?

Rachunki można przygotować w arkuszach kalkulacyjnych lub też zakupić gotowe druki dokumentów.

Takie rozwiązanie ma jednak sporo wad. Przede wszystkim, w przypadku wzorów pobieranych z Internetu, nie mamy nigdy pewności co do tego, czy dany formularz jest aktualny. Dodatkowo, ściągając pliki z nieznanych źródeł możemy narazić się na niechciane oprogramowanie i wirusy. Gotowe wzory do wypełnienia to przede wszystkim mnóstwo pracy. Każdy bowiem formularz trzeba wypełnić ręcznie. Wpisać dane, numery kont i NIP oraz ceny. To wiąże się z niebezpieczeństwem błędów.

Wystaw rachunek z aplikacją poRachunek

Wystawiając rachunek można również skorzystać ze specjalnych aplikacji w Internecie, jak poRachunek, które umożliwiają poprawne i kompletne sporządzanie dokumentów, ułatwiając jednocześnie i przyspieszając pracę z nimi. Ich zaletą jest też, poza tworzeniem gotowych dokumentów, możliwość wykorzystania dodatkowych funkcji analitycznych, odnoszących się do generowania na podstawie dokumentów sprzedaży gotowych zestawień czy raportów.

Dzięki bazie kontrahentów i produktów, wystawiając rachunek nie trzeba uzupełniać wszystkich danych. Wybierając odpowiedni rekord z rozwijanej listy, aplikacja automatycznie uzupełnia wszystkie dane. Automatycznie uzupełniane są również dane osoby/firmy wystawiającej rachunek jeśli tylko zostały wcześniej uzupełnione w ustawieniach. Dzięki takim rozwiązaniom wystawienie rachunku zajmuje dosłownie chwilę. Gotowy dokument można wysłać od razu do klienta, wydrukować albo zapisać w formacie PDF.

Aplikacja umożliwia również wysyłanie przypomnień do klientów nie opłacających rachunku w terminie oraz podziękowań za dokonanie wpłaty.