Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą zobowiązani są do potwierdzania dokonywanych transakcji poprzez wystawianie rachunków bądź faktur.

Czynni podatnicy VAT mają zawsze obowiązek wystawienia faktury VAT, jeśli świadczą usługi lub sprzedają towar. Natomiast przedsiębiorcy niebędący podatnikami VAT czynnymi wystawiają rachunek. Dokument ten może zostać sporządzony na dowolnym formularzu, jednak muszą zostać w nim ujęte wymagane przepisami elementy.

Zgodnie z Ordynacją Podatkową, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży bądź wykonanie usługi. W przypadku, gdy zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, podatnik wystawia rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru.

Natomiast, jeśli żądanie zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, rachunek winien zostać wystawiony w terminie 7 dni od zgłoszenia żądania. Nie ma obowiązku wystawienia dokumentu, jeśli żądanie zgłoszono po upływie 3 miesięcy od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Podatnik wystawiający rachunki musi je kolejno numerować oraz przechowywać ich kopie w kolejności ich wystawienia, aż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Niezbędne elementy rachunku

Zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA FINANSÓW Z DNIA 22 SIERPNIA 2005 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży czy też wykonanie usługi, musi zawierać:

• 1. imiona i nazwiska (nazwę lub firmę), adresy sprzedawcy i kupującego, bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
• 2. datę wystawienia oraz kolejny numer rachunku;
• 3. określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
• 4. ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

Elektroniczne przesyłanie rachunków

Rozporządzenie ministra finansów z dnia 9 lutego 2011 roku, uchyliło obowiązek zamieszczania na rachunku:

• 1. odpowiednio wyrazu „ORYGINAŁ” lub „KOPIA”;
• 2. czytelnego podpisu wystawcy rachunku oraz odcisku pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.

Do dnia 10 marca 2011 nie było możliwości wystawiania, przesyłania oraz przechowywania rachunków w innej wersji, aniżeli papierowa. Wprowadzone zmiany, które weszły w życie 11 marca 2011, przyczyniły się do znacznego uproszczenia czynności związanych z wystawianiem tychże dokumentów, a ponadto umożliwiły sporządzanie, wysyłanie oraz przechowywanie ich w wersji elektronicznej. Jest to duże ułatwienie dla podatników.

Program do wystawiania rachunków

Podatnicy wystawiający rachunki mogą skorzystać ze specjalnych aplikacji do wystawiania tego typu dokumentów. Warto dobrze zastanowić się zanim zdecydujemy się na konkretny program. Istotne jest, aby był on zgodny z naszymi oczekiwaniami, dostosowany do zmian, które weszły w życie w roku 2011 oraz niedrogi, co jest szczególnie istotne w dobie kryzysu. Godnym uwagi jest program do prostego wystawiania rachunków Porachunek.pl. Najważniejszą jego zaletą jest fakt, iż jest to program online. Jakie wynikają z tego korzyści?

• 1. Możemy korzystać z programu, wystawiać rachunki oraz mieć wgląd do wszystkich wystawionych dokumentów, w każdym miejscu gdzie mamy dostęp do Internetu,
• 2. Nie musimy przejmować się dodatkowymi kosztami związanymi z aktualizacjami. Program zostanie automatycznie uaktualniony w momencie zmiany przepisów.
• 3. Program jest doskonale przystosowany do zmian, które weszły życie na początku 2011. A mianowicie do kwestii elektronicznego przesyłania i przechowywania dokumentów. Program Porachunek.pl umożliwia wysłanie rachunku bezpośrednio do klienta. Mamy tutaj możliwość określenia, jaki rodzaj dokumentu chcemy wysłać (oryginał+kopia, oryginał, kopia, duplikat oryginału, duplikat kopii). Do wysyłanej wiadomości e-mail możemy również dołączyć tekst oraz wysłać kopię e-maila wraz z dokumentem na swoją skrzynkę. Jest to bardzo przydatna funkcja, która pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ rachunek możemy wysłać bezpośrednio z programu, bez konieczności logowania się na swoją skrzynkę pocztową.
• 4. Dla osób, które nie chcą korzystać z elektronicznej formy przesyłania rachunków do odbiorców, program posiada ułatwienie w postaci wydruku danych adresowych na koperty. Funkcja ta pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Nie musimy już wypisywać każdej koperty pojedynczo, a jedynie po wystawienia rachunku – klikamy drukuj kopertę (określając uprzednio jej format).

Wystawianie rachunku w porachunek.pl

Wystawianie dokumentów w aplikacji Porachunek.pl jest niezwykle proste. Program prowadzi nas krok po kroku, by szybko, sprawnie i bezbłędnie wystawić dokument.

• 1. Logujemy się na stronie www.porachunek.pl. Program możemy przetestować bezpłatnie, a więc rejestracja nic nas nie kosztuje.
• 2. Zanim przystąpimy do wystawienia rachunku, warto przejść do USTAWIEŃ, gdzie możemy uzupełnić dane naszej firmy oraz dodać logotyp, który będzie widoczny na drukowanych przez nas dokumentach.
• 3. Po prawej stronie znajduje się opcja WYSTAW RACHUNEK, po kliknięciu którego pojawiają się poszczególne okienka do wypełniania. Cały druk jest podzielony na kilka bloków: Dane firmy, Klienci i terminy, Produkty, Płatności, Podpisy i Uwagi
• 4. DANE FIRMY. Blok nie pojawi się, jeśli uprzednio uzupełniliśmy dane w ustawieniach. Jeżeli wprowadzamy je dopiero w trakcie wystawiania rachunku, zostaną one automatycznie zapisane i nie będzie konieczności ponownego ich wprowadzania.
• 5. NUMER RACHUNKU. Kolejny numer zostaje nadany automatycznie. Mamy jednakże możliwość zmiany formatu numeracji. Jest to bardzo ważne szczególnie w przypadku, gdy zmieniamy program w trakcie roku i chcemy kontynuować obecnie używany format.
• 6. KLIENCI I TERMINY. W bloku tym wypełniamy datę wystawienia, datę sprzedaży oraz termin płatności. Następny krok to uzupełnienie danych nabywcy. Dane nowych klientów zostają zapisane, z racji czego nie trzeba wprowadzać ponownie danych w przypadku wystawiania kolejnego rachunku – wystarczy wybrać klienta z listy. Program kontroluje wprowadzane przez nas dane, w szczególności NIP oraz kod pocztowy, co pozwala zapobiec pomyłkom.
• 7. PRODUKTY. Wprowadzamy nazwę sprzedanego towaru bądź usługi oraz jego ilość i cenę jednostkową. Aplikacja sama wylicza wartość.
• 8. PŁATNOŚCI. W bloku tym, wybieramy jedynie walutę, jeśli jest ona inna aniżeli domyślna PLN. Ponadto określamy sposób płatności.
• 9. PODPISY I UWAGI. Służy do wypełnienia pola: Sprzedawca, Odbiorca oraz Uwagi.
• 10. Po wypełnieniu wszystkich danych, klikamy na ZAPISZ i pojawia się gotowy czytelny rachunek.
• 11. Wystawiony rachunek możemy wydrukować, wysłać elektronicznie bezpośrednio do klienta, a jeśli preferujemy papierową formę rachunków – program daje możliwość wydruku koperty określonego formatu, uwzględniającą dane zawarte na rachunku.

PoRachunek to aplikacja online, aktualizowana automatycznie i bezpłatnie. Aby korzystać z programu konieczny jest jedynie dostęp do Internetu. Jeśli chcemy przekonać się o wszystkich zaletach programu, wystarczy zalogować się na poRachunek i bezpłatnie przetestować go pod kątem naszych oczekiwań. Dla osób, które nie wystawiają dużej ilości dokumentów miesięcznie, pakiet bezpłatny jest w zupełności wystarczający.

Jednakże, gdy potrzeby firmy okażą się większe, istnieje możliwość dokupienia pakietu w przystępnej cenie, uprawniającego do wystawiania nieograniczonej liczby dokumentów.