Program Microsoft Excel jest bardzo wszechstronnym arkuszem kalkulacyjnym, wspomagającym zarządzanie finansami przedsiębiorstwa, m.in. dzięki możliwości sporządzania za jego pomocą rachunków dokumentujących dokonanie sprzedaży towarów i usług.

Sposób postępowania z rachunkami

Czynni podatnicy podatku VAT co do zasady ewidencjonują swoją sprzedaż faktrurami VAT. Takich dokumentów nie mogą wystawiać podatnicy, którzy nie zarejestrowali się dla celów tego podatku i w związku z tym sporządzają rachunki.

Rozporządzenie Ministra Finansów regulujące sprawę faktur, uznaje rachunki również za pewien rodzaj tego dokumentu.

Jednak bardziej szczegółowe zasady postępowania z rachunkami zostały omówione w Ordynacji Podatkowej, na podstawie której Minister Finansów wydał rozporządzenie wymieniające zakres informacji, jaki musi być zawarty na tych dokumentach. Zgodnie z wymienionymi aktami prawnymi, przedsiębiorcy zobowiązani do wystawiania rachunków, dokonują tego na żądanie kupującego lub usługobiorcy. Sporządzane dokumenty potwierdzające sprzedaż towarów lub wykonanie usług powinny być opatrzone w kolejną numerację, a ich kopie odpowiednio przechowywane aż do momentu upływu okresu przedawnienia się zobowiązania podatkowego.

Zawartość prawidłowego rachunku

Aktualne przepisy do dzisiaj nie określiły jednolitego wzoru rachunku, jednak prawidłowo wystawiony dokument musi zawierać następujące dane:

• sformułowanie „RACHUNEK”,
• oznaczenie stron czynności sprzedaży: imię i nazwisko, nazwę wraz z informacjami adresowymi,
• dokładną datę wystawienia jak i prawidłowy numer kolejny,
• podanie danych identyfikujących sprzedawany towar/usługę: nazwa, ilość i cena jednostkowa,
• suma należnej kwoty, podana w formie liczbowej i opisowo.

Sposoby wystawiania rachunków

Do wystawiania rachunków przedsiębiorcy wykorzystują różne narzędzia. Są to m.in.: gotowe druki samokopiujące, formularze do wypełnienia na komputerze w programie Excel, stacjonarne programy komputerowe jak i aplikacje internetowe.

Microsoft Excel jest bardzo funkcjonalny w tym zakresie, jednak jego obsługa jest dość skomplikowana i wymaga poświęcenia dużej ilości czasu, aby móc się sprawnie poruszać po programie. Aby utworzyć odpowiedni szablon rachunku, należy skorzystać z zaawansowanych funkcji arkusza, by odpowiednie wyliczenia zostały wykonane automatycznie. W związku z tymi trudnościami przedsiębiorcy użytkują gotowe szablony rachunków stworzone w formacie XLS. Sieć internetowa posiada bogatą bazę tego typu dokumentów, które często są przeznaczone do darmowego wykorzystania.

Sprawna obsługa rachunków dzięki internetowym programom

Pomimo szerokiego zastosowania arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel w zarządzaniu przedsiębiorstwem, internetowe aplikacje do wystawiania rachunków są zdecydowanie lepszym rozwiązaniem. Decydują o tym następujące czynniki wyróżniające programy online:

• brak konieczności kupna drogiego sprzętu komputerowego i oprogramowania,
• dostęp do rachunków w każdym czasie i miejscu posiadającym dostęp do Internetu,
• bieżąca aktualizacja parametrów aplikacji,
• wysoka intuicyjność wykonywanych operacji,
• baza klientów i produktów zapisana w systemie,
• specjalistyczna pomoc doradców merytorycznych i technicznych.

PoRachunek to sprawne wystawianie rachunków

Najlepszym internetowym narzędziem do wystawiania rachunków jest aplikacja PoRachunek. Umożliwia ona wykonywanie tych czynności w bardzo prosty sposób a zarazem komfortowy dla każdego użytkownika. Ponadto tytułowa zakładka „Przegląd” umożliwia błyskawiczny podgląd aktualnego statusu rachunków, co znacznie ułatwia podjęcie odpowiednich działań w razie opóźnień odbiorców w realizacji należności.

Gwarancję prawidłowego wystawienia rachunku daje to, że aplikacja została solidnie stworzona przez firmę, która specjalizuje się w produkcji oprogramowań usprawniających zarządzanie działalnością gospodarczą. Co więcej, aplikacja poRachunek jest na bieżąco unowocześniana, by jeszcze bardziej ułatwić czynność wystawienia rachunku, przy czym brane są pod uwagę również propozycje samych użytkowników. Potwierdzeniem tego jest m.in. dostosowanie aplikacji do elektronicznej przesyłki do odbiorców rachunków jako plików w formacie PDF.

Aby móc skorzystać z szerokiej funkcjonalności programu poRachunek wystarczy wypełnić formularz bezpłatnego konta użytkownika i od tej pory sprawnie dokumentować realizowaną sprzedaż.