Rachunki to dokumenty potwierdzające uzyskanie przychodu przez osoby niebędące podatnikami VAT czynnymi. Dla wielu przedsiębiorców, ale również dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej, są one równie ważne jak dla większości firm faktury VAT.

Także problemy z ich wystawianiem są bardzo podobne jak w przypadku faktur. Najwygodniej pracuje się oczywiście na szablonach pobieranych z Internetu w formie dokumentów PDF lecz takie rozwiązanie może być dalekie od optymalnego. Całe zagadnienie w ujęciu teoretycznym i praktycznym ujęte zostanie poniżej.

Kto wystawia rachunki?

Rachunek, jak już stwierdzono we wstępie, to dokument potwierdzający uzyskanie przychodu. Przychód ten może być uzyskany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zwolnionej z rozliczania podatku od towarów i usług podmiotowo (podmiot danego typu nie jest zobligowany do płacenia VAT).

Obowiązek potwierdzenia przychodów poprzez wystawienie rachunku zwykłego ciąży na:

• Przedsiębiorcach niebędących podatnikami VAT czynnymi;
• Twórcach niebędących płatnikami VAT;
• Osobach uzyskujących dochód z najmu.

Na rachunkach wystawianych przez powyższe podmioty nie powinno być rozróżnienia na wartość netto i brutto sprzedaży a w zasadzie nie może go być w ogóle gdyż za pomocą rachunku potwierdza się przychody opodatkowaniu nie podlegające – kwoty brutto i netto są takie same bo podatku po prostu nie ma.

Istnieje tylko jedna grupa zwolniona z obowiązku wystawiania rachunków. Są to rolnicy.

Poważnym problemem wielu przedsiębiorców jest mylenie dokumentów, które mogą oni wystawiać z tymi, które są zarezerwowane dla innych typów działalności. Przedsiębiorcy, którzy nie są podatnikami VAT i nie prowadzą ewidencji za pomocą kasy fiskalnej, zobowiązani są do prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży lub dokumentowania jej za pomocą rachunków. Nie mogą oni wystawiać faktur VAT.

Obowiązek wystawienia rachunku i jego termin

Obowiązek wystawienia rachunku zależy od wyrażenia takiej woli przez nabywcę towaru bądź usługi. Jeśli nabywca otrzyma prośbę o wystawienie dokumentu przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru to musi on wystawić rachunek do 7 dni po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi.

W przypadku, gdy prośba o rachunek dociera do sprzedawcy po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, siedmiodniowy termin wystawienia rachunku liczy się od momentu wpłynięcia żądania. Obowiązek wystawienia rachunku zanika gdy kontrahent nie poprosi o niego w terminie trzech miesięcy od momentu sfinalizowania transakcji.

Niezbędne elementy rachunku

Każdy rachunek musi posiadać określone informacje zdefiniowane przez ustawodawcę by mógł być traktowany jako pełnoprawne potwierdzenie faktu uzyskania przychodu. Są to:

• 1. Numer zgodny z numeracją przyjętą w przedsiębiorstwie;
• 2. Daty wystawienia dokumentu i sprzedaży towaru jeśli terminy te się nie pokrywają – w przeciwnym wypadku wystarczy data wystawienia;
• 3. Nazwy stron transakcji (imię i nazwisko dla osób fizycznych);
• 4. Opis przedmiotu transakcji;
• 5. Dokładne określenie sprzedanego towaru i/lub wykonanej usługi;
• 6. Wskazanie ceny jednostkowej;
• 7. Wyrażona liczbowo i słownie ogólna suma należności.

Przedsiębiorcy ułatwiają sobie zwykle pracę korzystając z pobranych z Internetu szablonów rachunków w PDF. Jest to niestety rozwiązanie w dużej mierze ryzykowne bo publikowane w różnych miejscach sieci wzory nie muszą być wcale prawidłowe. Konieczne jest dokładne samodzielne sprawdzenie pobranego pliku pod kątem występowania wszystkich wskazanych powyżej elementów. Brak któregokolwiek z nich doprowadzi do wystawienia rachunku niekompletnego czyli błędnego. Naraża to przedsiębiorcę na ukaranie przez organ kontroli podatkowej karą grzywny.

Wygodne wystawianie rachunków z programem poRachunek

Wystawianie rachunków to chleb powszedni w przedsiębiorstwach. Dlatego tak ważne jest by proces ten przebiegał możliwie najsprawniej i najszybciej oraz by jego prawidłowość nie budziła żadnych wątpliwości. Efekt taki można uzyskać korzystając z aplikacji poRachunek, która pozwala w pełni wykorzystać zmiany prawa podatkowego wprowadzone od 2011 roku.

Na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z 2011 roku (Dz.U. nr 40, poz. 204) nie ma już konieczności zamieszczania na rachunku podpisu ani pieczęci wystawcy dokumentu. Zniknął również obowiązek rozróżniania oryginału od kopii.

Jest to wielki ukłon w stronę przedsiębiorców chcących korzystać z rachunków elektronicznych. Dzięki zdjęciu tych ograniczeń można w wygodny sposób wystawić rachunek za pomocą specjalnego oprogramowania takiego właśnie jak poRachunek, zapisać go w formacie PDF i przesłać pocztą elektroniczną do odbiorcy, co też zostało dopuszczone w przywoływanym rozporządzeniu.

W ten sposób zaoszczędzimy nie tylko na kosztach druku ale też nie będziemy ponosić wydatków związanych z archiwizacją dokumentów bo można je przechowywać w postaci elektronicznej.

PoRachunek warto wybrać przede wszystkim ze względu na wygodę i pewność efektów pracy. Wykorzystywane w aplikacji bazy danych przyspieszają wystawianie rachunków gdyż nie trzeba za każdym razem wpisywać wciąż tych samych danych. Co więcej, wystawianie rachunków dla stałych klientów to kwestia zaledwie kilku kliknięć. O prawidłowość dokumentów też nie trzeba się martwić gdyż oferowane przez program szablony są aktualizowane na bieżąco.