Rachunek za najem jest zobowiązana wystawić każda osoba, która uzyskuje przychód z tytułu najmu i nie jest podatnikiem VAT.

Nie jest tutaj ważne, czy taka osoba ma zarejestrowaną działalność, czy też nie. Musi ona rozliczyć się z takiego dochodu z urzędem skarbowym.

Rachunek za najem może wystawić osoba fizyczna, która nie prowadzi zarejestrowanej działalności, a także przedsiębiorca, który jest zwolniony z podatku VAT. Rachunek wystawić można zarówno kontrahentowi, który prowadzi swoją firmę, jak i osobie fizycznej. Z tym, że rachunek dla odbiorcy prywatnego wystawia się na jego żądanie.

Należy pamiętać, że wystawiając rachunek trzeba opatrzyć go numerem (kolejność wg daty wystawienia) oraz przechowywać w takiej kolejności, w jakiej były rachunki wystawiane. Rachunki trzeba przechowywać do czasu upłynięcia okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Termin wystawienia rachunku

Rachunek wystawia się na życzenie najemcy, a takie żądanie może napłynąć w ciągu 3 miesięcy od daty wykonania usługi najmu (art. 87 § 4 Ordynacji podatkowej). Jeżeli prośba pojawiła się wcześniej – rachunek wystawić należy w ciągu 7 dni od pojawienia się prośby, chyba że wpłynęła ona jeszcze przed terminem wykonania usługi najmu – wtedy obowiązuje 7 dni na wystawienia rachunku ale od daty wykonania tej usługi.

Data wykonania usługi najmu

Jeśli najem był jednorazową usługą, świadczoną w konkretnym dniu – data wykonania usługi najmu jest łatwa do ustalenia. Nie zawsze tak jednak jest.

Wynajmujący często podpisują umowy, które są podstawą świadczenia usługi o charakterze ciągłym. Jeśli tak się dzieje tak jest to za datę wykonania usługi najmu przyjmuje się ostatni dzień świadczenia usługi (w przypadku umów, które były zawarte na czas określony). Jeśli jednak umowa została zawarta na czas nieokreślony – uznaje się zwyczajowo, że data zakończenia usługi dla danego miesiąca to ostatni dzień tego miesiąca. W tym przypadku najmujący może zażądać wystawienia rachunku nawet dopiero po kilku miesiącach regularnego opłacania najmu.

Prawidłowy rachunek za najem

Rachunek za najem powinien zawierać wszystkie te elementy, które są prawem wymagane także w przypadku rachunku każdego rodzaju. Wystawienie rachunku, który nie spełnia tych wymagań, może wiązać się z nałożeniem na wystawiającego kary grzywny. Rachunek najmu musi zawierać:

• 1. imiona i nazwiska (lub nazwę firmy): wynajmującego i najemcy;
• 2. adresy: wynajmującego i najemcy;
• 3. datę wystawienia i kolejny numer rachunku;
• 4. określenie przedmiotu najmu i jego cenę;
• 5. ogólną sumę należności wrażoną słownie i liczbowo;

Pomoc z rachunkiem za najem

Osoby, które osiągają dochód z tytułu najmu nie zawsze mają zarejestrowaną działalność gospodarczą. Nie są zatem zainteresowane współpracą z biurem rachunkowym, ani zakupem drogiego oprogramowania do wystawiania rachunków.

Jednak jest już dostępna pomoc dla takich osób – i to za darmo. Rachunek za najem można szybko i bezpłatnie wystawić korzystając z aplikacji poRachunek. Wystawca ma wtedy pewność, że jest on zgodny z obowiązującymi przepisami. Może także w sposób szybki i łatwy wysłać wystawiony w poRachunek rachunek wprost na skrzynkę e-mail najemcy.

Dodatkowo korzystając z poRachunek użytkownik ma stały wgląd do wszystkich wystawionych przez niego rachunków. Może także stworzyć bazę danych kontrahentów i przy okazji wystawiania kolejnego rachunku najmującemu – pobrać automatycznie jego dane na rachunek. Znacznie przyspiesza to wystawianie rachunków i jest o wiele łatwiejsze. Dodatkowo rachunek wystawiony w poRachunek jest przejrzysty i czytelny dla odbiorcy. Zobacz, jak zyskają na jakości Twoje rachunki z poRachunek.