W każdego typu działalności gospodarczej usługodawca zobowiązany jest do wystawiania dokumentów poświadczających wykonanie usługi lub sprzedaż towarów. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, dokumentem takim będzie: dla podatników podatku VAT - faktura VAT, dla osób prowadzących działalność gospodarczą, ale niebędących podatnikiem podatku VAT - rachunek.

Jakie zasady przy wystawianiu rachunku za usługę?

Rachunek, jako dokument stanowiący podstawę do zapłaty za zrealizowaną usługę, wystawiają ci przedsiębiorcy, którzy ze względu na rodzaj prowadzonej działalności nie mają uprawnień do sporządzania faktur VAT. Rachunki jednak wystawiają i Ci przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z rozliczania podatku VAT, a ich roczny przychów nie przekracza 150 tys. zł.

Zasady wystawiania rachunków za wykonane usługi oraz informacje, jakie powinien on zawierać, reguluje Ordynacja podatkowa wraz z wydanym do niej Rozporządzeniem Ministra Finansów. Każdy rachunek wystawiany jest na wyraźne żądanie nabywcy towaru czy usług, dlatego też wiele transakcji kupna-sprzedaży kończy się bez takiego udokumentowania. Nie zwalnia to obu stron transakcji - sprzedającego i nabywcy – od właściwego jej zaewidencjonowania.

Elementy w rachunku za usługę

Prawidłowo wystawiony rachunek powinien zawierać następujące dane:

• numer dokumentu oraz datę jego wystawienia
• dane kontrahentów: imiona, nazwiska, adresy, ewentualnie nazwy firm
• cenę jednostkową za wykonaną pracę lub dostarczony towar
• wartość całkowitą, wyrażoną liczbami oraz słownie
• określenie typu i zakresu wykonanej usługi, a w przypadku materiałów i produktów ich rodzaj oraz ilość

Dla uszczegółowienia zakresu wykonanych usług, wystawca rachunku może wpisać na nim warunki transportu (materiałów), okres wykonanej usługi czy warunki zapłaty wynikającej z rachunku należności. Nie obowiązuje już konieczność umieszczania na rachunku określenia „Oryginał” lub „Kopia” oraz nie muszą podpisywać się na nim strony transakcji. Nie ma również konieczności umieszczania na nim pieczątek.

Wystawianie rachunku i jego przechowywanie Podatnik zobowiązany jest do wystawienia rachunku w terminie do 7 dni od daty wydania towaru lub wykonania umówionej usługi, tylko wówczas, gdy nabywca zgłosi taką potrzebę przed jednym z tych zdarzeń. Żądanie wystawienia rachunku zgłoszone już po wydaniu zakupionego towaru lub wykonaniu usługi skutkuje biegiem siedmiodniowego terminu liczonego od dnia tego zgłoszenia. Nie ma konieczności wystawienia rachunku za usługę po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru czy zakończenia realizacji usług. Nabywca towaru czy usługobiorca otrzymuje oryginał rachunku, zleceniodawca wystawiający rachunek – kopię. Obie strony zobowiązane są do przechowywania dokumentów do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wystawić rachunek za usługę? Wystawiający rachunki, mogą korzystać z wielu rozwiązań pomagających im na przygotowanie tego dokumentu. Najczęstszym sposobem na wystawianie rachunków, jest wypełnianie druków akcydensowych. Wiele osób również ściąga z Internetu gotowe formularze i szablony tego dokumentu. W obu jednak przypadkach, takie wypełnianie wiąże się z ogromna iloscia pracy, bowiem przedsiębiorca musi wszystkie pola na formularzu wypełnić ręcznie. W takim przypadku nie trudno o pomyłki.

Wiele osób korzysta również ze wzorów rachunku przygotowanych w excelu. W wielu przypadkach usprawnia to przeliczanie kwot za produkty. Nie jest to jednak najlepsze rozwiązanie. Dużo ciekawszą metodą jest korzystanie z programów do wystawiania rachunków. Jednym z takich programów jest poRachunek.

Rachunek z aplikacja poRachunek!

Uwaga! Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i nie wystawiasz miesięcznie więcej, niż 3 rachunki dla trzech różnych kontrahentów, w aplikacji poRachunek wystawisz je całkowicie bezpłatnie. To tylko pierwszy, a niejedyne, powód do zainteresowania naszą ofertą.

W przypadku wykupienia abonamentu Premium, przedsiębiorca wydaje niewielka sumę a uzyskuje niezwykłe ułatwienie. PoRachunek bowiem to nie tylko program do wystawiania rachunku ale również idealny sposób na zarządzanie nimi. PoRachunek dostępny jest z każdego komputera podłączonego do internetu. Rachunki możesz więc wystawić zawsze i wszędzie jeśli masz tylko komputer podłączony do sieci. W każdej chwili możesz również sprawdzić stan wystawionych wcześniej dokumentów. Podgląd rachunków pozwala na bieżące monitorowanie, które rachunki zostały już opłacone a które nie.

Jak wystawić rachunek?

Aby wystawić rachunek wystarczy kilka kroków.

• Wybierz polecenie WYSTAW RACHUNEK, które znajduje się po prawej stronie
• Jeśli wprowadziłeś wcześniej dane firmy tutaj system uzupełni je automatycznie
• wprowadź kolejno daty wystawienia rachunku, sprzedaży (jeśli jest inna niż wystawienia) oraz termin płatności rachunku,
• Wybierz kontrahenta z listy lub wprowadź nowego,
• wprowadź nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi oraz cenę
• Zapisz rachunek.

Gotowy rachunek można wydrukować, wysłać mailem do klienta lub zapisać w formacie pdf.