Osoba uzyskująca przychód z tytułu najmu musi się liczyć z koniecznością wystawiania rachunków (o ile nie jest czynnym podatnikiem VAT). Z tego właśnie względu warto, aby miała aktualny wzór rachunku za wynajem mieszkania.

Każda osoba zobowiązana jest do dokumentowania przychodu z tytułu najmu, głównie ze względu na póxniejsze zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego. Jeśli taka osoba nie jest podatnikiem VAT – przychód jest dokumentowany poprzez wystawienie rachunku. Dokument ten można wystawić zarówno kontrahentowi prowadzącemu firmę, jak i osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Wystawianie rachunku za wynajem

Każdy rachunek (a więc także rachunek za wynajem) należy kolejno numerować zgodnie z datą jego wystawienia. Najlepiej jeśli prowadzi się ciągłą numerację od początku roku. Wystawca rachunku ma także obowiązek przechowywać je w kolejności zgodnej z ich wystawianiem do czasu, gdy upłynie okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Rachunek za wynajem mieszkania wystawia się na życzenie najemcy. Warto wiedzieć, że taka prośba może pojawić się nawet do 3 miesięcy od daty wykonania usługi wynajmu (art. 87 § 4 Ordynacji podatkowej). Jeżeli zdarzyło się tak, że prośba pojawiła się przed wykonaniem tej usługi – rachunek powinno się wystawić w ciągu siedmiu dni od daty wykonania tej usługi. Jeżeli jednak było tak, że prośba wpłynęła już po wykonaniu tej usługi – wtedy obowiązuje także termin siedmiu dni na wystawienia rachunku ale liczony od dnia pojawienia się prośby. Jak określić datę dokonania usługi najmu?

Jeżeli najem był jednorazową usługą, świadczoną w jednym konkretnym dniu – data wykonania usługi najmu jest łatwa do ustalenia. Taka sytuacja raczej nie zdarza się w przypadku wynajmu mieszkań, których umowa dotyczy dłuższego okresu czasu.

Wynajmujący mieszkanie przeważnie podpisuje umowy, które są potwierdzeniem świadczenia usługi o ciągłym charakterze. Jeżeli tak właśnie jest to za datę wykonania usługi najmu przyjmuje się ostatni dzień świadczenia usługi (w przypadku umów zawartych na czas określony).

Jeżeli umowa jednak została zawarta na czas nieokreślony – zwyczajowo uznaje się, że data zakończenia usługi dla jednego miesiąca to ostatni dzień tego miesiąca. W takiej sytuacji wynajmujący może poprosić o wystawienia rachunku nawet po kilku miesiącach regularnego opłacania najmu (choć oczywiście może chcieć rachunek otrzymywać co miesiąc).

Poprawny rachunek za wynajem mieszkania

Rachunek za wynajem mieszkania powinien zawierać wszystkie te elementy, które są wymagane także w przypadku każdego rachunku potwierdzającego dokonanie sprzedaży towaru lub usługi. Osoba uzyskująca przychód z tytułu wynajmu mieszkania musi pamiętać, że wystawienie rachunku, który nie spełnia prawnych wymagań, może skutkować nałożeniem kary (w przypadku kontroli).

Rachunek za wynajem mieszkania zawiera:

• imię i nazwisko (albo nazwę firmy): zarówno wynajmującego jak i najemcy;
• adres: wynajmującego i najemcy;
• datę wystawienia oraz kolejny numer rachunku;
• określenie przedmiotu najmu i jego cenę;
• ogólną sumę należności wrażoną słownie i liczbowo;

Pomoc z rachunkiem za najem

Osoby, które osiągają dochód za wynajem mieszkania nie zawsze mają zarejestrowaną działalność gospodarczą. W związku z tym nie potrzebują podpisywać umów o współpracę z biurem rachunkowym. Takie osoby nie będą także zainteresowane zakupem drogiego oprogramowania komputerowego do wystawiania rachunków.

Jednak nie oznacza o to, że takie osoby nie mogą liczyć na fachową pomoc. Jest ona dla nich dostępna i to bezpłatnie. Rachunek za wynajem mieszkania można łatwo i za darmo wystawić korzystając z aplikacji poRachunek. Użytkownik poRachunek ma pewność, że wystawiony w tej aplikacji rachunek jest zgodny z obowiązującymi przepisami. Z poRachunek można także w sposób szybki i łatwy wysłać wystawiony przed chwilą rachunek wprost na skrzynkę e-mail najemcy. Jeżeli jednak nie wysłaliśmy rachunku od razu – można to zrobić w każdej chwili logując się ponownie na konto w poRachunek i wybierając odpowiednią opcję.

Dużym udogodnieniem dla użytkownika jest to, że korzystając z poRachunek ma on stały wgląd we wszystkie wystawione przez siebie dotychczas rachunki (o ile były one wystawione w poRachunek). PoRachunek udostępnia także możliwość stworzenia bazy danych kontrahentów. Przyda się to wtedy, gdy będzie potrzeba wystawienia kolejnego rachunku temu samemu klientowi.

W takie sytuacji, nie trzeba ponownie wpisywać danych na rachunek – wystarczy wybrać odpowiednią pozycję z rozwijanej listy, a wszystkie dane dotyczącego tego kontrahenta zostaną automatycznie wczytane przez aplikację. Zdecydowanie przyspiesza to wystawianie nowych rachunków i jest dla wystawcy o wiele łatwiejsze. Nie trzeba nawet wspominać o tym, że rachunek wystawiony z pomocą poRachunek jest przejrzysty i elegancki. Sam możesz sprawdzić, jakie korzyści niesie za sobą korzystanie z poRachunku – wystarczy założyć za darmo konto.