Nie każda przedpłata, zaliczka, zadatek lub też rata może być udokumentowana. Podatnicy podatku VAT wystawiają faktury VAT zaliczkowe po otrzymaniu zaliczki, jednak przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT takiego dokumentu nie wystawiają.

Rachunek zaliczkowy czy faktura? W przypadku otrzymania jednej z form wcześniejszej zapłaty, czyli zadatku, przedpłaty, zaliczki czy raty, jedynym dokumentem, jaki można wystawić, jest faktura zaliczkowa. Tylko podatnicy podatku VAT mają bowiem możliwość sporządzania tej formy dokumentu zaliczkowego. Wiąże się to z faktem, że zaliczka rodzi obowiązek podatkowy w podatku VAT. Jeżeli natomiast chodzi o podatek dochodowy, to wystawiona faktura zaliczkowa nie generuje przychodu a otrzymana nie jest kosztem.

Faktura zaliczkowa sporządzana jest zaraz po uiszczeniu odpowiedniej należności za wymienione wcześniej płatności. Nie może być wystawiona później niż siódmego dnia od otrzymania częściowej zapłaty. Stanie się to nawet w sytuacji, gdy usługa nie będzie całkowicie wykonana.

Wymogi faktury zaliczkowej

Każda faktura zaliczkowa wystawiana jest podobnie jak tradycyjna faktura VAT. Musi w związku z tym zawierać ten sam zestaw podstawowych informacji: dane nabywcy i sprzedającego (ich adresy, imiona i nazwiska lub nazwy firm, NIP-y), datę wystawienia faktury i jej kolejny numer oraz informacje dotyczące zakupionego towaru lub usługi (nazwa, jednostka miary, ilość, wartość, stawkę i kwotę podatku oraz pełną kwotę faktury). Opis nazwy usługi bądź towaru powinien być uzupełniony o informację dotyczącą rozliczania w fakturze zaliczki.

Faktury zaliczkowe a całkowita kwota brutto

W przypadku wcześniejszego wystawienia faktur zaliczkowych, dotyczących jednego zamówienia, należy wyszczególnić na dokumencie daty ich wystawienia i numery, wraz z sumą dotychczasowych zaliczek w kwocie brutto. Jeśli faktury zaliczkowe ostatecznie uwzględniały będą całkowitą cenę brutto transakcji, po wydaniu towaru lub zakończeniu świadczenia usług nie ma już potrzeby wystawiania żadnego dokumentu sprzedażowego. Inaczej jednak w sytuacji, gdy faktury zaliczkowe nie obejmują całkowitej sumy brutto; faktura zostaje wówczas wystawiona w oparciu o zasady ogólne, po wykonaniu usługi lub wydaniu towarów.

Co w przypadku osób wystawiających rachunki

Przedsiębiorca, który wystawia rachunki nie ma możliwości udokumentowania zaliczki rachunkiem zaliczkowym. W takiej sytuacji, może jedynie wypisać dla wpłacającego potwierdzenie odebrania zaliczki. Ponieważ zaliczka nie stanowi przychodu nie jest wystawiany rachunek. Przedsiębiorca może ewidencjonować zaliczkę we własnym zakresie ale nie jest to ujmowane w rozliczeniu podatkowym.

PoRachunek

Jeśli już transakcja dojdzie do skutku i klient wpłaci końcową kwotę za wykonaną usługę lub sprzedany towar, przedsiębiorca nie będący podatnikiem VAT czynnym powinien wystawić rachunek. Rachunek taki najlepiej jest wystawiać z aplikacją poRachunek. PoRachunek nie tylko usprawnia wystawianie rachunków ale również pozwala na zarządzanie już wystawionymi dokumentami. Jeśli wystawiasz do trzech rachunków miesięcznie możesz skorzystać z darmowego abonamentu Podstawowego. Jeśli natomiast Twoje potrzeby są większe, wystarczy wykupić abonament w przystępnej cenie.

Zalety programu poRachunek:

• dostępność – poRachunek jest aplikacją online więc użytkownik ma do niego dostęp o każdej porze dnia w każdego komputera z z dostępem do Internetu. Jeśli więc chcesz wystawić rachunek poza biurem, nie musisz mieć przy sobie swojego własnego komputera z programem księgowym, którego używasz.
• Baza klientów – poRachunek udostępnia bazę klientów i kontrahentów firmy. Dzięki temu, wpisując raz dane kontrahenta zostają one zapamiętane i system wykorzystuje je przy wystawianiu kolejnych dokumentów.
• Baza towarów – tak jak w przypadku bazy klientów, użytkownik może stworzyć bazę produktów, dzięki czemu usprawni wystawianie rachunków, wybierając odpowiednie pozycje z rozwijanej listy.
• Przegląd rachunków – możliwość podglądu wszystkich wystawionych rachunków znacznie usprawnia zarządzanie dokumentami. Użytkownik może monitorować, które dokumenty zostały do opłacenia, które pozostają z przekroczonym terminem płatności a które już są opłacone.

Korzystając z programu poRachunek, przedsiębiorca niezwykle usprawnia pracę. Nie musi już przejmować się wystawianiem rachunków i może skoncentrować się na prowadzeniu firmy.