Rachunek zwykły jest dokumentem służącym do ewidencjonowania sprzedaży towarów i usług przez podmioty gospodarcze, które zwolnione są z podatku VAT.

Wielu przedsiębiorców, którzy niedawno założyli firmę i postanowili skorzystać ze zwolnienia od podatku od towaru i usług (VAT) nie do końca jest świadomych tego, co to dla nich oznacza.

Przyzwyczajeni jesteśmy do tego, że firma wystawia jako dowód sprzedaży fakturę VAT. Jednak nie każda osoba, która prowadzi działalność gospodarczą może wystawiać fakturę VAT. Przeznaczona jest ona tylko i wyłącznie dla podatników VAT. Dla przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z podatku VAT – prawnie przewidziano inne rozwiązania. O tym szczegółowo – w dalszej części artykułu.

Brutto czy netto?

Kolejnym elementem, do którego jesteśmy przyzwyczajeni przy zakupie towarów (lub usług) to kwoty netto oraz brutto tychże. Zdarza się, że przedsiębiorca, który nie jest podatnikiem VAT szuka dokumentów potwierdzających sprzedaż, w których będzie możliwość wpisania kwot brutto i netto. Takie zachowanie wynika z braku zrozumienia przepisów. Przedsiębiorca, który jest zwolniony z podatku VAT nie operuje cenami brutto i netto. Jest to oznaczenie towarów (lub usług) przed opodatkowaniem podatkiem VAT (netto) i po opodatkowaniu (brutto). Skoro przedsiębiorca nie jest podatnikiem VAT to nie nalicza w stosunku do swoich towarów i usług podatku VAT. Tym samym nie ma tutaj mowy o istnieniu cen netto i brutto.

„Nie jestem podatnikiem VAT – jak dokumentować sprzedaż?”

Jak już było wyżej wyjaśniane – istnieją odrębne dokumenty potwierdzające dokonaną sprzedaż przez przedsiębiorców nie będących podatnikami VAT. Takim dokumentem jest rachunek zwykły, który stanowi podstawę ewidencjonowania sprzedaży towarów i usług dla przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT.

Wzór rachunku wystawionego w poRachunek.pl

Z wystawiania rachunku zwolnieni są tylko rolnicy sprzedający produkty roślinne i zwierzęce, które pochodzą z własnej uprawy (lub hodowli) i są one nieprzerobione sposobem przemysłowym, (wyjątkowo dopuszczalne: jeśli sprzedaż ta jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli). Kto wystawia rachunek?

Jak już było wyżej wspomniane: rachunek wystawiają przedsiębiorcy nie będący podatnikami podatku od towarów i usług (podatku VAT). Jednak nie jest to jedyna grupa, która może (a nawet musi) wystawiać rachunek zwykły. Także osoby, które nie mają zarejestrowanej działalności gospodarczej, dokumentują poprzez rachunek dochody uzyskane z innych źródeł niż umowa o pracę (wyjątek: wspomniani powyżej rolnicy). Są to jednak tzw. rachunki do umowy o dzieło bądź zlecenie, które tylko z taką umową mogą funkcjonować. Podmioty wystawiające rachunek zwykły to:

• Przedsiębiorcy nie będący podatnikami VAT.
• Osoby uzyskujące dochód poprzez umowę o pracę oraz umowę o dzieło – podstawą do wystawienia rachunku jest umowa cywilno-prawna.
• Twórcy, którzy nie są podatnikami VAT.
• Osoby uzyskujące dochód z najmu, nie będące podatnikami VAT.

Każda osoba, która należy do jednej z tych czterech grup – ma obowiązek wystawienia rachunku zwykłego za sprzedane przez siebie towary bądź usługi.

Zasady wystawiania rachunku zwykłego

Biorąc pod uwagę, że od 17 grudnia 2005r. wadliwe wystawienie karane jest grzywną, należy zwracać baczną uwagę na to, by rachunek był wystawiony poprawnie. Wadliwe wystawienie rachunku to takie, które nie jest zgodne z przepisami. Z tego właśnie powodu należy pamiętać, że rachunek musi zawierać określone rozporządzeniem elementy, by nie narazić się na dotkliwe sankcje skarbowe.

Pamiętać trzeba, że osoba wystawiająca rachunek ma obowiązek przechowywania jego kopii do czasu, aż upłynie okres przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wystawiane rachunki powinny być kolejno numerowane i przechowywane w kolejności zgodnej z ich wystawieniem. Rachunek zwykły musi zawierać:

• kolejny numer (zgodny z dotychczasową numeracją);
• datę wystawienia;
• nazwiska (nazwę/oznaczenie firmy) oraz adresy zarówno wystawcy, jak i nabywcy;
• opis sprzedanego towaru bądź usługi
• dokładne określenie ilości sprzedanego towaru bądź usługi wraz z podaniem ceny jednostkowej;
• sumę ogólną należności – musi ona być przedstawiona zarówno w formie liczbowej, jak i pisemnej.

Rozporządzenie Ministra Finansów z 9 lutego 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 40, poz. 204) zwolniło podatnika z obowiązku podpisywania wystawionego przez siebie rachunku. Nie musi być on także opatrzony pieczęciom wystawcy. To samo rozporządzenie zlikwidowało obowiązek zamieszczania na rachunku prostym informacji rozróżniającej „KOPIA” oraz „ORYGINAŁ”.

W jakim terminie wystawić rachunek zwykły?

Zgodnie z prawem: w sytuacji, gdy do przedsiębiorcy wpłynęła prośba o wystawienie rachunku zwykłego jeszcze przed sprzedaniem towaru bądź wykonaniem usługi – ma on obowiązek wystawić rachunek w ciągu 7 dni od daty wydania towaru lub wykonania usługi. W momencie, gdy taka prośba pojawiła się już po sprzedaniu towaru (lub wykonaniu usługi) – rachunek należy wystawić w ciągu 7 dni od pojawienia się takiej prośby. Przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawić rachunku, kiedy prośba o jego wystawienie napłynęła po upływie 3 miesięcy od daty wydania towaru czy tez wykonania usługi.

Jak wystawić rachunek?

Nadal można zakupić formularz rachunku w sklepie i wypełniać go w sposób odręczny. Jest jednak to mało wygodna forma i coraz więcej osób rezygnuje z papierowych druków rachunku zwykłego. Pewnie niemały wpływ ma na to także estetyka. Rachunek jest pewnego rodzaju wizytówką świadczącą o profesjonalizmie wystawiającej go osoby. Odręcznie wypisane druki są coraz częściej traktowane jako brak profesjonalizmu i poważnego podejścia do biznesu. Z tego powodu – najlepiej jest korzystać z rachunków elektronicznych.

Automatycznie dostosowują one szerokość tabel i wielkość czcionki tak, by rachunek wyglądał estetycznie i schludnie. Proponowane w różnego rodzaju programach komputerowych szablony rachunków są przyjemne dla oka i mogą śmiało pełnić rolę dobrej wizytówki. Równie ważne dla użytkowników elektrycznych rachunków jest fakt, że automatycznie przeliczają one wpisane do formularza wartości. Nie trzeba już zatem wyliczać wszystkiego na kalkulatorze, a później przepisywać na blankiet. Jest to nie tylko wygoda, ale kolejne zabezpieczenie przed ewentualnymi błędami na rachunku.

Niestety dobre programy komputerowe są dość drogie i wymagają częstych (i odpłatnych aktualizacji). Ani przedsiębiorcom prowadzącym swoją działalność na małą skalę, ani osobom, które ze względu na umowę o dzieło (lub zlecenie, czy też najem) mają obowiązek wystawić rachunek – nie opłaca się zakup takiego oprogramowania. Przeważnie nie można też niestety liczyć na rzetelność sporządzonych druków, które dostępne są do ściągnięcia z internetu. Nigdy nie jest do końca wiadomo, kiedy taki druk powstał i czy jest zgodny z obecnymi ustawowymi wymogami.

Łatwe wystawianie rachunku zwykłego

Na szczęście powstał porachunek.pl - udostępnia on za darmo aktualny wzór rachunku zwykłego. Zarejestrować można się za darmo i w ten sposób sprawdzić, czy porachunek.pl faktycznie zaspokoi wymagania wystawcy rachunku.

Procedura wystawiania rachunku zwykłego:

• 1. założenie bezpłatnego konta na porachunek;
• 2. uzupełnienie danych wystawcy rachunku – będą one później automatycznie wczytywane przy uzupełnianiu każdego, kolejnego rachunku;
• 3. wybór sposobu numerowania rachunków;
• 4. wejście w zakładkę „rachunki”;
• 5. wciśnięcie przycisku „wystaw rachunek”;
• 6. uzupełnienie krok po kroku wymaganych informacji;
• 7. kliknięcie przycisku „zapisz”

Wystarczy zrobić te 7 prostych kroków, aby wystawić rachunek z porachunek.pl.

Porachunek.pl umożliwia też zapisanie kontrahenta, któremu wystawia się właśnie rachunek do bazy klientów. Taką samą bazę można stworzyć dla towarów i usług.

Widoczny profesjonalizm

Porachunek.pl dba o zgodne z prawem wystawianie rachunków. Profesjonalizmowi dotrzymuje kroku także estetyka wystawianych w porachunek.pl rachunków zwykłych. Aby wysłany kontrahentowi rachunek faktycznie był w pełni schludny – porachunek.pl umożliwia także drukowanie kopert, na których będą zawarte dane nadawcy, a także adresata.

Oczywiście jest to rozwiązanie dla tych, którzy nadal chcą wysyłać rachunki zwykłe w tradycyjny sposób, czyli poprzez Pocztę Polską. Coraz więcej osób korzysta już z (dozwolonej prawem) możliwości wysyłania rachunku zwykłego drogą elektroniczną. W porachunek.pl wystarczy wpisać adres e-mail odbiorcy rachunku, aby został on automatycznie wysłany na jego skrzynkę elektroniczną. W porachunek.pl dostępna jest także funkcja zapisania wystawionego rachunku w wersji pdf. Oczywiście wszystkie wystawione rachunki będą także dostępne w bazie na porachunek.pl.

Kontrola płatności

Porachunek.pl dba o interesy swoich użytkowników. Dlatego w tak przejrzysty sposób pokazuje, czy wystawiony wcześniej rachunek zwykły został już przez odbiorcę uregulowany, czy też jednak płatność ta jest przedawniona.

Pozwól, aby poRachunek.pl zadbał także o Twoje interesy – załóż bezpłatne konto i zobacz, jak przyjemnie jest z niego korzystać.