Dzisiejszy przedsiębiorca ma kilka możliwości na ograniczenie kosztów prowadzonej przez siebie działalności.

Zwykle rozwiązaniem takim jest samodzielne prowadzenie księgowości. Nie każdego bowiem stać na korzystanie z usług zawodowych księgowych, gdyż wiąże się to z wysokimi kosztami, które uzależnione są najczęściej od liczby dokumentów przekazywanych do biura rachunkowego w danym okresie rozliczeniowym.

Wielu przedsiębiorców decyduje się na ten krok rozumiejąc, że ze względu na niewielki rozmiar prowadzonej działalności i jednocześnie dużą powtarzalność rejestrowanych operacji gospodarczych (np. sprzedaż jednego rodzaju usługi) warto rozważyć taki sposób działania.

Przedsiębiorcy, którzy wybrali samodzielne prowadzenie księgowości często myślą też o pobraniu lub wykonaniu we własnym zakresie szablonu rachunku w popularnym programie do przetwarzania danych liczbowych MS Excel. Czy warto zajmować się tym osobiście?

Szablon rachunku w Excelu

Jeśli przedsiębiorca decyduje się na przygotowanie szablonu rachunku w Excelu najczęściej będzie starał się znaleźć w Internecie gotowy do pobrania wzór lub szablon, na podstawie którego możliwe będzie jego osobiste wykonanie.

Rozwiązanie wydaje się proste – przygotowanie kilku elementów w Excelu nie powinno sprawić kłopotu nawet użytkownikom, którzy znają obsługę programu w stopniu podstawowym, natomiast Internet obfituje w zasoby, które pozwolą jeśli nie na natychmiastowe pobranie szablonu, to na pewno na podgląd właściwego wzoru. I w tym miejscu pojawiają się wątpliwości. Czy bezpieczne jest pobieranie z Internetu plików nieznanego pochodzenia?

Skąd mieć pewność, że uzyskany w ten sposób plik jest aktualny, przygotowany rzetelnie i zgodnie z obowiązującym prawem? Jeśli zatem nie znamy serwisu i mimo tego zamierzamy pobrać szablon rachunku, lepiej na własną rękę sprawdzić, czy spełnia on wymogi obowiązujących przepisów.

Szablon rachunku i przepisy prawa

Formularz rachunku powinien spełniać wymogi określone m.in. w rozporządzenia ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373). We wzorze rachunku powinny się zatem znaleźć, między innymi, informacje o imieniu i nazwisku (nazwie albo firmie), adresach sprzedawcy/kupującego lub wykonawcy/odbiorcy usługi, określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług wraz z ich cenami jednostkowymi, a także informacje o ogólnej sumie należności (liczbowo i słownie).

Kolejnym prawnym punktem odniesienia są ogólne zasady wystawiania rachunków, które zapisano w Ordynacji Podatkowej w Rozdziale 12. To stamtąd możemy dowiedzieć się m.in. Zgodnie z § 3 Ordynacji, podatnik od którego zażądano wystawienia rachunku przed wydaniem towaru lub wykonaniu usługi obowiązany jest wystawić dokument nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi/wydania towaru.

Natomiast w sytuacji gdy odbiorca rachunku zażądał wystawienia dokumentu po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru i żądanie to zostało zgłoszone nie później niż w okresie 3 miesięcy od chwili wykonania usługi/dostarczenia towaru, podatnik obowiązany jest wystawić rachunek w terminie 7 dni od daty zgłoszenia żądania.

Modyfikowanie szablonu rachunku Excel

Trzeba też pamiętać, że szablon Excela nie oznacza zawsze prostego wystawiania rachunków. Szablon trzeba będzie modyfikować dostosowując go do konkretnego klienta, danej sprzedaży lub usługi. Ponieważ czynności tych przedsiębiorca dokonuje najczęściej manualnie, za każdym razem pojawia się ryzyko wadliwego wpisania lub przeklejenia informacji. W praktyce będzie to praca z kilkoma otwartymi oknami aplikacji, którą trudno uznać za wygodną. Mogą też pojawić się nieoczekiwane trudności z formatowaniem, co przysporzy dodatkowego kłopotu osobom częściowo tylko obeznanym z programem Excel.

Alternatywa dla rachunku w Excelu

W takiej sytuacji warto skorzystać z wygodniejszego i bardziej intuicyjnego rozwiązania. Tym bardziej, że wcale nie musi to oznaczać kosztów. Z pomocą przedsiębiorcom przychodzą programy takie jak poRachunek. Porachunek to przyjazny w obsłudze program do wystawiania rachunków online dla podatników prowadzących działalność gospodarczą, ale nie posiadających statusu podatnika VAT czynnego.

Użytkowanie narzędzia nie wymaga instalowania oprogramowania na komputerze użytkownika – poRachunek jest dostępny online, co oznacza, że do korzystania z niego potrzebny jest wyłącznie komputer z dostępem do Internetu. Porachunek to skuteczny, nowoczesny sposób na wystawianie rachunków, umożliwiający przyspieszenie otrzymywania płatności za wykonane usługi/sprzedane produkty. Teraz przedsiębiorcy mogą zupełnie za darmo zapoznać się z działaniem aplikacji. Wystarczy się zarejestrować – zakładanie konta w poRachunku potrwa tylko kilka sekund.